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ビジネスチャットの導入効果とは？メリット・デメリットや導入成功事例まで解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
テレワークをはじめとする働き方の多様化にともない、ビジネスチャットは新たなコミュニケーション手段として一般化しつつあります。
一方で、まだメールや対面型会議などの従来どおりのコミュニケーションが主流で、ビジネスチャットを取り入れるかどうか迷っている企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、ビジネスチャットの特徴や基本的な機能、導入するメリット・デメリット、導入と運用を成功させるポイントなどを解説します。
ビジネスチャットの特徴は？必要とされる背景を解説
まずは、ビジネスチャットの定義や主な特徴、必要とされている背景を解説します。
ビジネスチャットの定義と基本的な機能
ビジネスチャットとは、業務での情報共有やコミュニケーションの効率化を目的としたコミュニケーションツールです。
テキストベースでやり取りするチャットのほか、タスク管理機能・ファイル共有機能・通話機能など、業務に役立つさまざまな機能が備わっているのが特徴です。
このような機能をうまく活用することで、会議の数やメールの量を減らし、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
プライベートチャットやメール、電話との違い
ビジネスチャットは、LINEのようなプライベート利用がメインのチャットや、メール・電話とはさまざまな点が異なります。
前述のように、ビジネスチャットには業務上の利用を想定した機能が多数搭載されています。
また、メールに比べてリアルタイム性に優れており、気軽にメッセージを送り合えるのも特徴です。
電話のように、「相手の都合が合わないと話せない」「話した内容の記録が残らない」といったこともありません。
ビジネスチャットが必要とされる理由とは
業務のスピードや複雑性が増し、働き方の多様化が進んだ現代において、リアルタイムで多人数と効率的にやり取りできるビジネスチャットが求められるようになりました。
テレワークや時差勤務の普及が追い風となり、国内でも多くの企業がビジネスチャットを導入しています。
なかでも国産のツールである「Chatwork」は、その使いやすさと機能性が高く評価されています。
ビジネスチャット導入で得られる主要な5つの効果 (メリット)
ビジネスチャットを導入することで得られる主な効果やメリットを紹介します。
1. 業務効率化や生産性向上
ビジネスチャットは、情報伝達のスピードを格段に向上させます。
メールよりもスピーディーな非同期コミュニケーションを実現できるため、不要な会議や確認作業、返信の待ち時間などの圧縮が可能になります。
その結果、業務にかかっていたさまざまな時間が短縮され、業務効率や生産性の向上が期待できます。
2. コミュニケーションの活性化
ビジネスチャットは、立場や部署を越えた気軽なやり取りを促します。
顔を合わせにくい場面でも、すぐに話しかけられる手軽さにくわえ、スタンプなどによる文章以外のコミュニケーション手段が用意されているのも特徴です。
チャット特有の文化や雰囲気がコミュニケーションのハードルを下げるため、組織内のやり取りや意思疎通が円滑になり、コミュニケーションが活発化します。
＞ビジネスチャットでのコミュニケーションのコツに関する記事はこちら
3. 情報管理・共有のしやすさ
ビジネスチャットでは、やり取りの履歴がすべて記録されます。
ファイルや議事録などもチャット単位でまとめて保管できるため、情報の一元管理が可能です。
必要な情報をすぐ検索できるので、過去の確認や引き継ぎもスムーズです。
誰が何を言ったか、資料やデータがどこにあるのかが明確になるため、情報の属人化を防止できます。
4. セキュリティの強化
ビジネスチャットは、企業向けの高いセキュリティ基準を備えています。
具体的には、通信の暗号化・アクセス制限・監査ログなどの対策が標準機能として実装されているのが一般的です。
そのため、情報の誤送信や漏洩のリスクを大幅に低減することができます。
5. 多様な働き方への適応
テレワークやフレックス勤務が広がる中、時間や場所に縛られない連絡手段が求められています。
ビジネスチャットは、インターネット環境さえあればどこからでも即時にアクセスできるため、働く場所を選びにくいことがメリットです。
結果として、通勤などの移動負担の軽減やプライベートとの両立がしやすくなり、離職防止にも効果的です。
ビジネスチャット導入で想定される課題 (デメリット)と対策
続いて、ビジネスチャット導入で想定される主な課題を紹介します。
情報を探す手間がかかる
ビジネスチャットでは、情報量が多くなるほど見落としや読み返しの手間が増えがちで、
情報を探す手間が発生するケースもあります。
この課題は「運用ルールの明文化」や「目的別のグループチャット設計」で改善可能です。
たとえば、「タスクの管理にはタスク機能を使う」「グループチャットの趣旨から外れる会話は個別で行う」などが考えられます。
定着が難しいケースがある
新しいツールを導入しても、必要性や使い方を理解してもらえないとなかなか定着しません。
ツールの導入だけでなく、新しいことに対して「覚えるのが面倒」「今までどおりでよい」と反発を覚える従業員も一定数います。
このようなケースの対策としては、UIが直感的で使いやすく、サポートが充実しているツールを選ぶことや、導入の目的や使い方を周知する説明会の実施などが有効です。
返信へのプレッシャーがある
ビジネスチャットは便利な一方で、「すぐ返信しなければ」とプレッシャーを感じる人もいます。
業務時間とプライベートの境界線が曖昧になると、長時間労働や精神的な疲弊を感じ、エンゲージメントや定着率の低下につながる可能性もあります。
このような課題に対しては「通知のオンオフ設定」や「業務時間のルール設定」が有効です。
ビジネスチャットツール「Chatwork」なら、このような課題すべてに対応が可能です。
ビジネスチャット導入・運用の成功ポイント
続いて、ビジネスチャットの導入や運用を成功させるためのポイントを解説します。
導入目的の明確化と社内への共有
ビジネスチャット導入では、「なぜ導入するのか」を明確にすることが非常に重要です。
目的が不明確だと、社内に浸透せず、形だけの導入で終わってしまう可能性があります。
たとえば「会議を減らしたい」「メールの代替にしたい」など、具体的な課題や改善したい事柄を共有するなど、社内に導入意図をしっかり伝えることで、現場の理解と協力を得やすくなります。
自社に合ったツールの選定
ツールは「使いやすさ」と「自社の業務フローとの相性」で選ぶ必要があります。
どんなに多機能・高性能でも、複雑すぎたり業務に不要な機能ばかりだったりすると、期待していた効果が得られません。
自社が解決したい課題を明確にし、課題を解決できる機能を備えたツールを選定することが重要です。
機能面だけでなく、セキュリティ面や費用面など、多角的にチェックすることが導入成功のポイントです。
利用ルールの策定と徹底
ビジネスチャットを効果的に運用するには、ルールの策定と全社的な周知徹底が欠かせません。
ルールが曖昧だと用途も曖昧になりがちで、情報の見落としやコミュニケーションミスが発生する可能性があります。
まずはシンプルな運用方針からはじめ、現場の声を反映しながら調整していきましょう。
ツールの利便性を最大化するには、組織としての使い方の統一が鍵となります。
ビジネスチャット導入の成功事例3選
ここからは、ビジネスチャット導入の成功事例を3つご紹介します。
Chatworkの導入サポートで全社浸透に成功｜株式会社アネビー
株式会社アネビーは、保育施設や商業施設向けに輸入遊具の販売から設計・施工までを手がける企業です。
社内の情報共有には従来メールを使っていましたが、日報が全従業員宛に送られる運用では重要な連絡が埋もれやすく、業務効率にも課題がありました。
他社のチャットツールも試みたものの定着せず、メール文化からの脱却が大きな壁となっていました。
そこで導入したのが、手厚いサポートが特徴のChatworkです。
導入担当者の支援を受けながら、従業員が使いやすいルール設計や段階的な導入を行い、日報から各種業務連絡までChatworkに統一しました。
挨拶文なしでスピーディーなやり取りが可能となり、過去の履歴検索やリアクションによる称賛文化の醸成も実現し、社内コミュニケーションの質と業務効率が大きく向上しています。
>p>＞事例詳細はこちらITに不慣れな現場でも今や必須のツールに｜深山農園株式会社
深山農園株式会社は、兵庫県相生市でしいたけや漢方原料の栽培を手がける企業です。
以前は口頭での連絡が中心で「言った言わない」のトラブルや情報伝達の抜け漏れが頻発し、ITに不慣れな年配従業員にはチャット導入のハードルも高く感じられていました。
そこで、シンプルなUIと日本語対応で操作しやすいChatworkを導入しました。
トップダウンでの推進と社内ルール整備により現場にもすぐ浸透し、今では全員が日常的に活用する必須ツールとなっています。
グループチャットや自動通知機能を活用し、KPI共有やトラブルの記録・分析にも貢献しており、非同期かつ履歴が残る連絡手段として、業務の効率化と従業員のモチベーション向上を実現しました。
チャットツールの乗り換えで競争力向上が実現｜渋谷レックス株式会社
渋谷レックス株式会社は、福島県で70年以上にわたり菓子食品の卸売業を展開する企業です。
以前は他社のチャットツールを使用していましたが、案件の整理が難しく既読プレッシャーによる返信義務感など、業務効率に課題を抱えていました。
これらの問題を解決すべくChatworkに乗り換え、事業や案件ごとに細分化されたグループチャットを構築しました。
既読機能を持たないことで心理的負担を軽減し、リアクション機能による柔軟な運用が実現できたそうです。
情報共有のスピード向上と意見の出やすいフラットな文化が浸透し、新規案件の進行も円滑になったほか、コスト削減と社内DXの推進にもつながり、競争力向上を実現する基盤となっています。
Chatworkで業務とコミュニケーションを最適化しよう
ビジネスチャットは、業務効率の向上、情報共有の円滑化、風通しのよい職場づくりを実現するツールです。
導入には目的設定や運用ルールの徹底が必要ですが、正しく使えば大きな成果をもたらします。
とくにChatworkは、直感的な操作性と多機能性、豊富な導入支援により初心者にも扱いやすく、定着率も高いのが特徴です。
本記事の内容を踏まえ、自社に合った形での導入をご検討ください。
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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
