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ビジネスチャットと外部ツールの連携メリットは？おすすめツールも徹底解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスチャットは単独で使用してもコミュニケーション活性化や情報共有などに役立ちますが、外部ツールと連携すると、さらに便利になります。
ただし、ビジネスチャットによっては連携できる外部ツールに制限があるので注意してください。
本記事ではビジネスチャットと外部ツールの連携によるメリットを解説します。
これからビジネスチャットを導入しようと考えている人は、ぜひ参考にしてください。
ビジネスチャットと外部ツールが連携できる仕組み
メールや電話よりも気軽にコミュニケーションをとれるビジネスチャットは、さまざまな外部ツールと連携できます。
連携できる外部ツールには、SFAツールや会計ソフト、勤怠管理システムやタスク管理ツールなど多岐に渡ります。
連携の仕組みはシステムによって異なるため、今回はビジネスチャット「Chatwork」を例にご説明します。
「Chatwork」では、「Chatwork API」を活用して外部ツールと連携します。
具体的には「Chatwork」の利用画面からメニューの「サービス連携」を選び、画面が開いたら「APIトークン」を選択してください。
発行された「APIトークン」を各APIエンドポイントへのリクエストに付与すれば、外部ツールとの連携が可能となります。
＞Chatworkと外部ツールの連携について詳しく知りたい方はこちら
ビジネスチャットと外部ツールを連携するメリット
ビジネスチャットと外部ツールを連携させると、効率化やツールの一元化などさまざまなメリットがあります。
ここでは、主なメリットを紹介します。
業務効率が上がる
ビジネスチャットと外部ツールの連携により、業務の効率化が実現します。
プロジェクト管理ツールと連携させると、ツール上でメンバーと状況を共有できるため、わざわざ進捗確認の会議を開く必要がなくなります。
結果、進捗確認の会議に充てていた時間を削減でき、業務効率の向上が期待できます。
また、フォーム作成ツールとの連携もできます。
作成した問い合わせフォームに届いた内容をビジネスチャットに自動投稿する仕組みをつくれば、問い合わせの有無をその都度確認せずに対応できます。
情報の確認・共有の精度が高まる
複数のツールを利用していると、最新の情報を把握するためにそれぞれのツールを確認しなければなりません。
手間がかかるうえ、確認漏れがあると顧客へのフォローが遅れてしまうおそれもあります。
たとえば、顧客管理システムとビジネスチャットを連携すると、顧客情報が追加・更新されたタイミングで通知が届く仕組みを構築できます。
また、会計ソフトと連携すると、期日を超過した未決済の収入・支出のお知らせがビジネスチャットに届きます。
期日が超過したまま放置すると、キャッシュフローを悪化させる原因になったり、取引先からの信頼を損ねたりしかねないため、ツール間の連携によって早期に解消を図ると安心です。
複数ツールの管理を一元化できる
複数のツールを連携し、統一することによって管理を一元化できる点もメリットです。
勤怠管理システムと連携すると、ビジネスチャット上で出退勤や休憩の打刻が可能です。
出勤時や退勤時にわざわざ勤怠管理システムを立ち上げずに済み、日々の業務負担が軽減されます。
ビデオ会議システムと連携すればビジネスチャット上で、ビデオ会議システムに参加することもできます。
デスクトップ上でビデオ会議システムのアイコンを探してログインする必要がありません。
多くのツールを活用している企業ほど、ビジネスチャットと外部ツールの連携による恩恵は大きいでしょう。
メールの見落としを防止できる
ビジネスチャットとWebメールサービスを連携すると、メールを受信した際にビジネスチャットへ通知が届きます。
すべてのメールの受信ではなく、特定の宛先からのメールや、指定したキーワードが含まれるメールのみを通知することも可能です。
常にWebメールサービスを開いて受信を確認せずにすむうえ、重要なメールの見落としを防げる点がメリットです。
セキュリティリスクを低減できる
外部ツールとの連携は、セキュリティリスクの低減にも役立ちます。
ビジネスチャットとセキュリティシステムを連携すると、セキュリティインシデントやシステム障害、システム障害の予兆などが判明した時点で、ビジネスチャットへ通知が届きます。
通知を受けてすぐに対応すれば、甚大なトラブルを引き起こす前に対応できるでしょう。
最新の顧客情報を把握できる
顧客の情報が新規登録・更新された際にも、外部ツールとの連携が役立ちます。
ビジネスチャットと顧客管理システムを連携すると、顧客や案件データに新規追加や更新があった際にチャットへメッセージが届く仕組みを構築できます。
顧客への迅速なフォローにつながり、売上増加も期待できます。
勤怠管理がスムーズになる
ビジネスチャットと勤怠管理システムを連携すれば、わざわざ勤怠管理システムにアクセスせず、チャット上で出退勤や休憩を打刻できるようになります。
クラウド型のビジネスチャットであれば、社外からもアクセスが可能であるため、リモートワーク中の従業員の勤怠管理にも役立ちます。
＞ビジネスチャットと勤怠管理システムの連携に関する記事はこちら
外部ツールとの連携なら「Chatwork（チャットワーク）」
ビジネスチャットは、外部ツールと連携するとさまざまなメリットがあります。
外部ツールと連携できるビジネスチャットを探しているのであれば、「Chatwork」がおすすめです。
連携できる外部ツールが豊富で活用の幅も広いため、ぜひご検討ください。
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