受付システムとは?受付を自動化する受付システム導入のメリット

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受付システムは、オフィスをもつ企業や団体に必要な「受付業務」を自動化するシステムです。受付業務は、不特定多数の来訪者と接触しなければならないリスクにくわえ、具体的な作業がなくとも担当者を長時間拘束する側面があります。

昨今、受付システムが求められている背景と具体的機能、導入のメリットを紹介します。

受付システムが求められる背景

新型コロナウイルス感染症拡大防止の観点から、多くの小売店や飲食店などで、不特定多数の人同士が接触することを避ける努力がされています。

企業の受付業務においても、従業員とお客様の安全を守るためには、ソーシャルディスタンスを確保しなければなりません。

また、万一感染者が出た場合にその感染経路を明らかにし、新たな接触者をなるべくつくらないようにするべきでしょう。

しかし、従来の方法では、感染リスクを大幅に低減させることは難しいことも事実です。そのような背景から、受付業務をまったく新しいものにするシステムの導入が急がれています。

受付システムの主な機能

受付システムとは、受付業務の一部または全部を自動化、もしくは効率化するシステムです。

受付システムには、主に次の機能があることが知られています。

応対の自動化

これまで受付担当者がおこなっていた来訪者への挨拶や、用件のある社内担当者への通知などの業務を自動化する機能です。

来訪者は来社すると、受付に設置されているデバイスに来訪の旨を入力します。するとシステムが、用件のある社内担当者に自動で通知を送ります。

来訪者の記録

受付システムでは、来訪者がシステムに自身の情報を入力する仕様となっている場合がほとんどです。そのため、受付担当者が来訪者の情報を聞き出し記録する必要はありません。

来訪者自身が情報を入力することで、聞き間違いや誤入力の可能性も低くなるでしょう。

来訪者情報のデータベース化

記録された来訪者情報はシステム上でデータベース化されます。データベース化されると、いつ誰が訪問したのかを検索することが容易になるだけではなく、どの来訪者が何回来訪したのかや、社内のどの担当者と面会したのかも明確になります。

来訪スケジュール管理

高度なシステムでは、アポイントメントのスケジュール管理も可能です。アポイントメントの日時を事前にシステムに登録しておくと、誰がいつ来社するかが見える化されます。

スケジュール管理機能を利用すれば、来訪者が増える時間を事前に把握できるため、対応がしやすくなります。また、来訪者が少ない時間に新たなアポイントメントを打診するなど、状況を踏まえた調整が簡単になります。

受付システムを導入するメリット

受付システムを導入することで得られるメリットとして、以下があげられます。

業務効率化

まず、応対業務そのものにかかっていた労力をカットすることができます。またアポイントのない来訪者の来訪にそなえ、待機する必要のあった担当者の時間を有効活用することができます。

コスト削減

受付システムを導入すると、受付係として人を配置する必要がありません。そのため人件費を大幅に節約できます。

担当者のリスク低減

受付対応をシステムが肩代わりすることで、従業員が不特定多数の来訪者と接触することがなくなります。感染症への感染リスクを低減することはもちろん、受付担当者の精神的負担を減らすことも期待できます。

受付システムの例

RECEPTIONISTは2021年現在、年間120万人が利用しているクラウド受付システムです。[※1]

受付システムの基本的な機能が使えることにくわえ、ビジネスチャットと連携し来訪者情報を自動で通知できることが特徴です。

連携できるのは、Chatworkをはじめ複数のビジネスチャットです。ビジネスチャットがすでに導入されている企業では、既存のシステムを生かし活用することができます。

ChatworkとReceptionistの連携については下記ページもご覧ください。

RECEPTIONIST連携|Chatwork

受付システムの導入でリスクとコストを減らそう

受付システムは、これまで人力でおこなっていた受付業務を自動化、もしくは効率化するシステムです。感染症がおさまってからも、人手不足の解消やテレワークの実現に大きく貢献するシステムであるといえるでしょう。

[※1]参考:クラウド受付システムRECEPTIONIST(サービスサイト)
https://receptionist.jp/

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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