受付業務を効率化するには?システム導入の具体的なメリット

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業務効率化
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受付業務を効率化するには?システム導入の具体的なメリット

目次

会社の来客者に対する受付業務は、やり方次第では労働生産性を低下させる可能性がある業務です。

大企業であれば受付専門の担当者がいますが、多くの会社では比較的流動的な業務で、担当者が明確に決められておらず、受付からかかってくる来客者からの電話を受け取った人が対応をするため、来客対応に都度業務の手を止める必要があります。

受付業務によるタイムロスや負担を軽減することに有効な方法のひとつとして無人受付システムがあります。

受付からかかってくる電話をなくし、スムーズで効率的な来客時の受付業務をおこなうことができる無人受付システムについてと、導入のメリットをご紹介します。

受付業務は従業員の負担になることが多い

小規模な会社だと受付業務を総務部や人事部などバックオフィス系の担当者が担うこともあるようですが、会社によっては、該当部署の新人が担当するなど、様々です。

受付は、「ただ来客対応をすればいいだけ」という単純な業務のイメージがあるかもしれません。

しかし、受付の仕事は受付担当ではない人が片手間にできるほど楽な仕事ではないのが実情です。

実際に、受付業務に携わったことのない人からすると、どれほどの負担になっているのか理解するのは難しいかもしれません。

ここからは、受付の業務にどのような負担があるのか見ていきましょう。

いつ来訪者が来るか分からないという負担

来客がある場合、スケジュールは担当者に確認できますが、約束した時間ぴったりにお客様が来るとは限りません。

余裕を持って約束の時間より前に来るかもしれませんし、何らかの事情で遅れることもあります。

いつ来客があるか分からない状況で業務を続けるのは精神的な負担になりますし、来客があったら業務を途中で止めて応対する必要があるので、業務の円滑な進行を妨げます。

来客数によっては本来の業務ができないという負担

来客が少ない会社であれば、総務や人事などの本来行うべき業務と掛け持ちでも問題ないかもしれませんが、来客数が多い場合は応対に時間を取られてしまいます。

どんな仕事でも、1度手を止めてしまうと再開してからスムーズに仕事を進められるようになるまでに時間がかかるものです。

そのため、1日に何回も来客の対応をするために仕事を中断するとなると、本来の業務に支障をきたす可能性が高いです。

場合によっては、受付業務の対応に時間が割かれることが原因で、本来やるべき業務に着手できず、残業が必要になってしまうこともあるかもしれません。

働き方改革が叫ばれている今、本来やるべき業務を業務時間内に行うことができず残業が発生してしまうというような事態は避けるべきでしょう。

>受付システムの基本機能とは?に関する記事はこちら

チャット連動の受付システムで受付業務の効率化

受付業務による負担を解消し、効率的に業務を行うために、無人受付システムを導入する企業が増えています。

その中でもチャット連動型の受付システムをここではご紹介します。

受付に内線電話を設置している場合、来客時、誰かが取り次ぐ必要がありますが、チャット連動型の受付システムの場合は、直接アポイントメントをとっている担当者をチャットで呼び出すことができるのが一番の特徴です。

まず、来客者は受付に設置してある受付システムを使って、アポイントメントをとっている相手を選択し、自身の情報もあわせて入力します。

そうすると、その受付システムと連携しているビジネスチャットツールに、来客者の情報が送信されます。

アポイント先の個人に直接チャットで連絡が届くため、来客時の対応に本人以外が時間を割かれることはありません。

また、本人が席を外していたとしても、チャットにさえ気付けばすぐに来客者のもとに向かうことができるようになるため、結果的に来客者を待たせる時間の短縮にもつながります。

システムによっては、秘書やアシスタントへも同時に通知可能で、来訪者の記録管理などのさまざまな機能が付帯されているので、受付業務の負担をなくせるだけでなく、来客の情報の記録や共有も容易です。

受付業務効率化にチャット連動システムを導入するメリット

受付業務を効率化したくても、ランニングコストをかけてまで新たなシステムを導入するべきなのか悩んでしまうかもしれません。

しかし、チャット連動の受付システムには、さまざまなコスト削減や来訪者の満足度を高めることなどのメリットがあります。

来客取り次ぎにおけるコミュニケーションコスト削減

コミュニケーションコストというと、一般的にはプロジェクトや経営方針など、会社内における業務の意思疎通にかける時間のことをイメージしますが、実は来客取り次ぎにもコミュニケーションコストがかかっています。

来客があれば対応する人が必要となり、内線で担当者に取り次ぎ、担当者が来るまでの間に応対をしていると、時間もコストもかかってしまいます。

コミュニケーションコストは業務を円滑におこない、利益を生み出すためには必要なものですが、組織管理においてコストを下げる仕組み作りはとても重要です。

チャット連動の受付システムで受付の業務を無人化すれば、来客取り次ぎのコミュニケーションコストを削減できるメリットがあり、作業効率の低下を防ぐことにもつながります。

来客対応時間の短縮

来客対応の受付フローは、一般的に5つの工程があります。

  1. 受付の電話に出る
  2. 来訪者の担当と用件を聞く
  3. 担当者に電話をして来訪者が来たことを伝える
  4. 会議室に案内する
  5. お茶を出して担当者を呼びに行く

ひとつの工程にそこまで時間がかかることはありませんが、それでも取り次ぎがスムーズにいかなければ対応に時間が取られてしまうこともあります。

チャット連動受付システムでは、これらの工程がぐっと短縮されます。

  1. 来訪者が受付コードを入力する、もしくは担当者の名前を検索する
  2. 来訪の通知が来たら担当者が受付に迎えに行き、対応する

たったこれだけのシンプルな工程になるので、来客に応対する時間を大幅に短縮できるメリットがあります。

もちろん、「対応に追われて業務が進められない」ということもなくなります。

固定電話設置コスト削減

有人でも無人でも、受付カウンターには内線電話を設置しているという場合、固定電話を設置するコストがかかります。

内線電話であれば、一見効率よく思えますが、担当者が席を外していたりすると結果的にほかの人間が対応しなくてはいけません。

手間がかかるうえに、固定電話を設置することでランニングコストもかかるのですから、あまり効率がよい方法とはいえないでしょう。

>固定電話を効率化する方法に関する記事はこちら

受付業務効率化で業務効率を高めよう

受付は会社の顔ともいえる部分なのでとても重要ですが、来客を担当に取り次ぐために都度業務を中断させるのは非効率です。

チャット連動受付システムであれば呼び出すまでの操作も簡単なので、サービス向上にもつながります。

ビジネスチャットChatworkは、RECEPTIONISTというクラウド型の受付システムと連携できます。

RECEPTIONISTを利用することで受付による業務負担をなくし、受付対応に関わっている部署の業務効率をアップさせる環境を整えることが可能です。

Chatworkとの連携方法の詳細は以下のページをご参考ください。

>ChatworkとRECEPTIONISTとの連携方法

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