会議の進行役が必要な理由とは？求められる役割と会議の進め方

社会人としての業務中、なんらかの会議に参加する場面は多くあります。意思決定やアイデア出しに欠かせない手段である「会議」ですが、円滑に進めるためには進行役の存在が欠かせません。

会議を円滑に進めるために、進行役が求められる役割と、会議を進める具体的な方法を説明します。

会議に進行が必要な理由

会議に参加する人数が増えれば増えるほど、議論が複雑になったり、発言者が限られたりしてしまいます。結果として、何について話しているのか分からなくなってしまう経験はだれしもあるでしょう。

そのような事態を避けるために、発言だけではなく、会議をスムーズに進行することに徹する進行役が、会議の舵取りをする必要があります。

会議の進行者の役割

会議の進行役に求められる役割を、よりくわしくみていきましょう。

そもそも会議には、主に意思決定や合意形成をするための会議、意見を出したりアイデアを広げるための会議、単に情報共有や報告をおこなうための会議があります。それらの会議に共通する、進行者の役割は次の二つです。

情報を引き出す

会議では、参加者が平等に意見を出したり、必要な情報を出すことが必要です。進行役は会議中に発言者が偏らないよう、発言できていない人からも平等に情報を引き出すことが求められます。

情報をまとめる

特に意思決定が必要な会議では、参加者それぞれから出た意見や情報をまとめる必要があります。

参加者からある程度情報を引き出せたら、会議の途中でもこれまでに出た情報を整理することも大切です。

会議を進行する方法

会議の進行役に求められる役割をふまえ、会議の進行をするための方法を具体的にみていきましょう。

会議の目的を共有する

会議の目的を共有することは、会議を円滑に進行するためにもっとも重要なものです。

会議や議題の目的をあらかじめ共有しておくことで、参加者は目的に沿って議論をしやすくなります。反対にゴールが定まっていないと、議論が脱線してしまいがちなので注意が必要です。

目的の共有は会議主催者の役目ですが、会議を実際に進める進行役が、会議冒頭に改めて周知すると、参加者の意識が高まります。

会議の議題や事前情報を共有する

会議の目的と同じく、議題や事前情報を確認することも必要です。また、会議の目的と照らして、どのようなスケジュールで会議を進めるかを決めて、共有しておきましょう。

会議の雰囲気を作る

積極的な声かけにとどまらず、進行役が発言のしやすい雰囲気を作ることも心がけましょう。たとえば会議冒頭にアイスブレイクとしての雑談を取り入れることで、参加者の緊張をほぐすことができます。

また発言者の話に相槌を打ちながらよく聞き、否定せずに受け止めるという姿勢をみせるようにしましょう。

会議の参加者に発言をうながす

目的に沿って会議が進行するように、参加者に発言をうながしましょう。「○○さんはどのように思いますか？」など、積極的に声かけをすると有効です。

参加者が平等に発言できるよう振舞うことも重要ですが、同時にそのときどきで誰の発言が求められているかを見極めることも求められます。

議論を軌道修正する

会議が進行し、情報が活発に交わされると、本来の会議の目的から外れていく場合があります。

会議の進行役は、議論が逸脱したら、目的に沿った話し合いに戻しましょう。

タイムマネジメントをする

会議の進行は、参加者が会議終了まで時間を意識してこそ、スムーズにおこなうことができます。

参加者が時間を意識できるよう、スケジュールは事前に周知しておきましょう。また進行途中でも、経過時間を参加者に伝え、時間内に結論が出るよう意識付けをすることが重要です。

会議を進行するためには事前準備も重要

会議の進行役は、会議の円滑な進行に欠かせない存在です。特に、会議の冒頭で会議の目的を参加者に周知することは、参加者の意識付けに大きく影響します。

一方会議の進行はマニュアル通りにいかないことも多くあります。そのため進行役は、前もって事前情報を集め、当日の予想外の展開にそなえて準備しておく必要があるでしょう。

会議を「無駄な会議」におわらせないためにも、会議の進行役はその役目を十分に理解し、会議にのぞむことが必要です。