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無駄な会議の特徴とは？なくす方法や効率化のポイントを解説
目次
業務で避けては通れない「会議」ですが、会議が終わってから、「無駄な会議だったな」と思ったことはありませんか？
「無駄な会議」と思える会議は何か、無駄な会議の特徴や無駄な会議をなくすための対策を紹介します。
無駄な会議の特徴
はじめに、「この会議は無駄だった」と思える会議とはどのような会議でしょうか。無駄な会議をなくそうとする前に、「無駄な会議」の特徴を詳しくみていきましょう。
開催する必要がない（目的がない）
まずは、開催する目的が明確ではない会議です。目的のない会議は、開催する必要のない、すなわち無駄な会議であると考えることができますが、そのことに気づかない社員は案外多いものです。
会議とは本来、意思決定をしたり、あるテーマについて議論や意見出しをする場であるといえます。しかし、どのような意思決定をおこなうかという目的や、どんなテーマについて意見を出すかという目的が明確化していなければ、会議を開催する必要はありません。
議題が共有されていない
会議を開催できる時間は限られています。そのため、その場ではじめて議題が共有されると、十分に考える時間がないという事態も発生します。
結果として、そもそも意見やアイデアが生まれず、無駄な会議となってしまうでしょう。
進行者がいない
会議の参加者が多くなると、特定の人ばかりが発言したり、逆に発言者が多くなりすぎて議論にならない場合があります。これは、会議を円滑に進める進行者やファシリテーターがいないことが原因で発生します。
特にオンライン会議では、基本的に一人ずつ順番にしか発言ができないため、ある人が話し続けたり、発言のタイミングをはかりかねて沈黙がうまれることも起きやすいです。議論ができない一方的な会議は無駄な会議です。
終了の時間を決めない
終了時間が決まっていない会議では、だらだらと時間を浪費してしまいがちです。終わりを意識しないと目的から逸れた話題や雑談をすることにも抵抗がなくなってしまいます。
会議中は他の生産的な作業ができないため、必要以上に長い会議の実施には注意が必要です。
印刷物など準備が多すぎる
会議を開くために、参加者用の資料を準備する場面があるでしょう。ところが、資料をすべて紙で配布しようとすると、印刷やアセンブリに多くの時間を要してしまいます。
資料が必要な会議では、会議の内容と照らしてそもそも紙を用いた方法が適切であるかを考えましょう。
関係者以外が出席している
関係者以外が多数出席している場合、発言できずにただ聞いているだけの人がいることに気づくことがあるかもしれません。
ただ聞いているだけの人は業務時間を失うことになりますが、会議をすることで「仕事」をした気になってしまうことには注意が必要です。
たとえば、2時間の会議に5人の人が参加すること、企業としては10時間分の損失が発生することになります。
決めたことを実行しない
会議中に時間をかけて決まったことは、実行する必要があります。そうでなければ、時間を使って意思決定をしたことが無駄になってしまします。
そもそも意思決定者または責任者がいない会議では、意思決定が口約束になってしまうことが多いことにも注意が必要です。
会議をすること自体が目的となっている
会議を開くこと自体が目的となっている場合は、上記のような「無駄な会議」が発生していること自体に気づくことができなかったり、無駄な会議が発生してもよいと考えてしまうおそれがあります。
会議はそもそも複数人の時間を奪うものであり、無駄な会議は開くべきではありません。それでも無駄な会議が横行する場合は、会議をすること自体を目的であり、会議をすればよい、という考えがあることが原因かもしれません。
無駄な会議が開かれる理由
無駄な会議が開かれてしまう理由をみていきましょう。
会議が定例化している
無駄な会議が開かれる理由のひとつに、会議が定例化し、集まるだけの時間になってしまっていることがあげられます。
会議を設定した当初は明確に目的があったものの、会議が定例化し報告するだけになったり、発言する人が限られたりして、無駄な時間と感じてしまう参加者が出てきてしまいます。
組織の風通しが悪い
企業風土や組織の風通しが悪いと、無駄な会議と感じていても発言できない人がいる可能性があります。
発言しにくい雰囲気が続いてしまうと、従業員のモチベーションが低下したり、主体性がなくなったりしてしまうでしょう。
無駄な会議をなくす方法
それでは、どうすれば無駄な会議を減らすことができるでしょうか。
目的と議題を共有する
まずは、会議の目的を明確化しましょう。そのうえで、なぜこの会議を開くのか、そもそも何についての会議であるのかという目的と議題を事前に共有しておくとよいです。
そうすることで、参加者が共通のゴールに向かい議論ができるだけではなく、事前に自分の考えを整理する余裕ができます。
もちろん、会議の開催そのものを目的としないことは最も重要です。
適切な進行をする
会議を開催する際は進行役を立て、進行役が会議を適切にすすめましょう。
進行役は、議論が発言力がある人の意見だけに流されないよう、できるかぎり中立的な立場である必要があります。また、議論が目的と逸れたものになった場合は、適宜修正しましょう。
終了時刻を決める
会議を始める前に、あらかじめ終了時間を明確に決めておきましょう。
終了時間を共有することで、参加者は会議の進行状況を終了時間までと照らしてどうかという視点で共有できます。すると、時間内に結論を出せるように参加者全員で心がけることが可能になります。
もちろん、結論が出なくても時間が来たら必ず会議を終了させる判断も必要です。
会議準備を効率化する
会議中に有効な意見を引き出すためには、目的や議題に加え、必要な情報がなるべく早く参加者に共有されていることが理想的です。
資料はデータ化しておくことで、印刷にかかる時間を節約するだけではなく、なるべく早く共有することが可能になります。また、資料の配布後に修正が必要な場合でも、データ形式であれば簡単に修正できるでしょう。
このように、紙の資料配布をなくした会議のことは「ペーパーレス会議」ともよばれています。ペーパーレス会議については以下記事もご覧ください。
適当な出席者を選ぶ
会議の参加者は発言権や決定権があるメンバーのみに絞りましょう。こうすることで、必要のない議論が避けられ、早く意思決定にたどりつくことができます。
さらに、これまで関係ないのに会議に参加していた人は本来の業務に取り組むことができます。
会議での意思決定は実行する
意思決定をする会議で決められたことは実行されなければ意味がありません。
意思決定の場には責任者を同席させ、会議で決められたことに責任をもつよう参加者とも合意をとりましょう。
日頃から情報共有を十分にする
日頃の業務の中には、細かな意思決定を求められる場面も多くあります。細かな意思決定や報告は、わざわざ会議の場で決めずとも、日頃のコミュニケーションを通じて実施することもできるはずです。
しかしそのためには、活発なコミュニケーションができるしくみをととのえておく必要があります。
無駄な会議をなくすためにChatworkを活用しよう
会議は仕事をスムーズに進めるためには避けては通れません。しかし、注意をしなければ、無駄な会議が横行してしまいます。
無駄な会議をなくすためには、目的の明確化や事前の情報共有、適切な進行を徹底しましょう。また、日頃のコミュニケーションを活性化することで、会議そのものを減らすことも可能になります。
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