営業事務効率化の方法とは?営業事務を効率化するメリットと必要な準備

業務効率化
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営業事務の業務には判断力や処理能力など高いスキルが求められる一方、仕事の仕方は個人に任せられていて業務効率化に着手しにくい面があるかもしれません。

しかし、営業事務の仕事を効率化できれば、コスト削減や顧客満足度の向上など、得られるメリットが多くあります。

営業事務を効率化するために必要な準備や営業事務の業務を効率化する具体的な方法について考えてみましょう。

営業事務の仕事の特徴

営業事務とは、営業をバックアップする仕事をおこなう事務職のことを指します。

顧客との電話やメールによる連絡対応、データ管理や書類の作成業務、必要なときには他部署との連携の窓口を担うなど、その業務は多岐にわたります。

営業・顧客・社内とたくさんのコミュニケーションをおこない多くの書類やデータを扱うため、コミュニケーション能力や判断力、対応力や管理能力など、さまざまな面において高いスキルが求められます。

営業業務においては情報の処理や共有のスピードが重要となるため、素早い対応が求められる場面も多くあるでしょう。

その一方で、仕事の進め方は個人がやりやすい方法でおこなわれている場合が多く、業務効率化や業務の標準化に着手しにくいという面があります。

会社の規模によっては営業事務がひとりしかいない場合があり、体調不良や欠勤により業務の進捗に影響が出ると、営業の仕事や会社の売り上げにまで影響を及ぼす恐れもあります。

営業事務の業務の遅れによるリスクを減らし、会社の業績を伸ばしていくためにも、営業事務は効率化の重要性が高い仕事といえるでしょう。

営業事務の仕事を効率化するメリット

営業事務の業務を効率化すると、多忙な仕事である営業事務の長時間労働の是正になり、モチベーションの向上や離職率の低下につながります。

書類作成やデータ管理などの事務作業が減ることにより、顧客対応にあてられる時間が増えるため、顧客満足度の向上につなげることもできるでしょう。

営業の細かなフォローにあてる時間を増やせば、営業活動がより充実したものになり業績アップにもつなげられます。

労働時間削減や利益率向上により、結果的に人件費などのコスト削減にもなります。

営業事務の仕事を効率化するために必要なこと

営業事務の仕事の効率化にいきなり着手する前に、まずは今の状況を整理し、効率化に向けて環境を整える必要があります。

業務の棚卸

はじめに現在おこなっている業務の棚卸をしましょう。簡単な業務内容・頻度・件数・工数をリストに書き出します。

毎日当たり前におこなってきた業務を可視化し客観的に見ることで、重要性の低い業務や頻度を減らせる業務に気づけるでしょう。

棚卸とあわせて、細かいフローもメモしておくと、マニュアルを作成する際や業務改善に生かすことができます。

イレギュラーで発生する業務や、メインの業務に付随しておこなっている小さな業務も忘れず書き出すようにしましょう。

書類や資料のデジタル化

効率化には、人の手でおこなっていたことを自動化したり、作業をする場所の制限をなくすことが重要になります。そのためにデジタル化は避けて通れない道でしょう。

現在アナログで保管している紙の書類をデジタル化するには、スキャナで取り込む方法と、文字に起こしてデータを作り直す方法があります。

どちらの方法の場合でも、会社にあるすべての書類をデジタル化すると膨大な作業が必要となるため、参照する頻度の高いものなどデジタル化すると便利なものを選んでおこなうのがよいでしょう。

スキャナから書類の内容を取り込む際に、文字情報をテキストとして読み込むOCR(Optical Character Reader)機能があるツールを活用すれば、文字起こしをする必要がなく検索やコピーが容易にできます。

営業事務の仕事では社外秘や個人情報を扱うこともあるため、データの保管場所やセキュリティの考慮するとよいでしょう。

営業事務の仕事を効率化する方法

業務の棚卸やデジタル化が進んだら、営業事務の効率化の具体的な段階に取り組んでいきましょう。

業務のマニュアル化

棚卸しで作成したリストやフローをもとにマニュアルを作成しましょう。

このときに大切なのは、自分の業務を客観的に評価し第三者の視点を取り入れて、効率化のために必要性の低い作業をなくしたり頻度を低めに設定することです。

フローを見直し、ショートカットキーやツールを使うことにより工程が減らせる部分があれば改善していきましょう。

マニュアル化により、効率化だけでなく、誰でも取り組みやすい状態に業務を標準化することもできます。

営業事務は会社の営業活動に欠かせない仕事のため、担当者が休みでもほかの社員が対応できるようにしておけば、業務が滞るリスクを減らせるでしょう。

使いやすいコミュニケーションツールの導入

営業事務の仕事において、営業や顧客、他部署とのやりとりは、頻度が多くスピードが求められる重要な業務です。

相手の都合によっては受けてもらえない場合がある電話や、挨拶や定型句が必要で文章が長くなりがちなメールでの連絡だけに頼っていると、かかる工数が大きく効率化にはつながりません。

営業事務のコミュニケーションには、スピーディーにやりとりができるチャットツールが適しているでしょう。

会話形式で用件だけのやりとりが気軽にでき、スマートフォンアプリがあるツールがほとんどのため、営業が移動中や商談の合間に確認することもできます。

ビジネスチャットには社内でしか使えないものもありますが、営業事務の場合は顧客とのやりとりが多いため、社外の相手との連絡にも使えるツールを選ぶとよいでしょう。

営業支援システムの導入

営業事務のさまざまな業務を自動化し支援するITツールに、営業支援システムと呼ばれるSFA(Sales Force Automation)があります。

営業事務や営業が担っている顧客情報の管理や商談・案件管理をはじめ、売り上げ予測や予実管理などのマネージャー業務に必要な機能まで、SFAには多彩な機能があります。

見積書や集計レポートの作成、ワークフロー申請、スケジュールやToDoの管理などの機能もあるため、単純だけれど重要な作業にかかる工数を減らすことができます。

スマートフォン・タブレットに対応しているものがほとんどのため、営業や営業事務が外出先や移動中に確認することもでき、営業部全体の効率を上げられるでしょう。

操作が難しいものやレイアウトが見にくいものはかえって業務の負担になる場合があるため、部署の誰もが使いやすいものを選びましょう。

使いやすいデータベースの作成

営業活動には情報活用が重要になります。商談機会の損失を防ぎ、既存顧客の満足度を向上するためには、購入履歴や商談履歴などの情報を生かす必要があるでしょう。

しかし、情報の蓄積自体はできているものの、検索しやすい状態になっていなかったり不要な情報が多く含まれていて量が膨大になっていると、情報活用の妨げになってしまいます。

データの整理と、使いやすいデータベースの作成は、営業や営業事務の仕事の効率を改善において重要なポイントです。

データベースを作成するには、Excelなどの表計算ソフトを使う方法と、CRM(Customer Relationship Management・顧客関係管理)システムを使う方法のふたつがあります。

SFAといっしょになっているCRMシステムもあるため、どちらかの導入を考えている場合はあわせて検討するとよいかもしれません。

表計算ソフトとCRMシステムのどちらを使う場合でも、データを常に最新の状態にすることや入力形式を統一すること、管理する情報の量を増やしすぎないことが大切です。

営業事務の効率化にChatworkが役に立つ

営業事務の仕事は多岐にわたり、コミュニケーション能力や判断力、情報共有のスピードが求められます。

営業事務の仕事を効率化するためには、業務の棚卸やデジタル化をおこなったうえで、業務のマニュアル化や営業支援システムの導入を進める必要があります。

効率化を重視したコミュニケーションツールの導入には、ビジネスチャットの「Chatwork」が最適です。

Chatworkは、シンプルな画面で初めてでも操作がしやすく、会話と同様に短い文章で気軽にやりとりができます。

社外との連絡にも使えるため、営業・顧客・他部署との連携がChatworkひとつで可能になります。

また、Chatworkは営業支援システムとの連携も可能で、より効率的に営業事務の仕事を進めることができます。

営業事務の仕事の効率化には、Chatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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