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仕事の引き継ぎとは？スムーズに仕事や業務の引き継ぎをするコツ
目次
異動や転職などで、業務の引き継ぎをおこなうことは社会人であれば誰もが経験することでしょう。
仕事の引き継ぎ内容が不十分だった場合、その後の業務が上手く進まず、生産性の低下や取引先からの信頼を失ってしまう可能性があります。
業務の引き継ぎの重要性を理解し、引き継ぎの手順や引き継ぎのコツについて確認していきましょう。
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引き継ぎとは？
仕事や業務の引き継ぎとは、異動や転職などの理由で、ほかの人が自分の仕事や業務を担当することになった際に、仕事や業務の内容を後任者に伝えるということです。
引き継ぎが生じる場面はさまざまですが、部署内での担当業務の変更といったものから、転職によってその会社からいなくなるために引き継ぎをおこなうといったケースが考えられます。
引き継ぎがきちんとおこなわれなかった場合、後任者が仕事のやり方や業務内容を理解できず、業務に支障が出る可能性があります。
異動後や転職後に円滑に仕事が回っていくためにも、確実な引き継ぎが必要となります。
引き継ぎが仕事で重要になる理由
引き継ぎが仕事で重要になるのには、大きく分けて3つの理由があります。
それぞれ具体的に引継ぎの重要性について見ていきましょう。
生産性維持のため
引き継ぎが仕事で重要になる理由として、担当者が変わった後も仕事の生産性を落とさないためという部分があります。
業務の流れや仕事のやり方を後任者が理解できていないと、生産性は自ずと下がってしまいます。
また、引き継ぎが不十分だと、後任者だけでなく、その仕事に関わる人にとっても余計な指示が増えたりスピードが落ちることで、生産性が下がってしまいます。
後任者や関係者がスムーズに仕事を進めるためにも、引き継ぎは重要です。
企業の信頼のため
仕事や業務の引き継ぎは、企業の信頼にとっても非常に重要です。
なぜなら、担当者が変わるごとに仕事の質やスピードが変わっていては、取引先や顧客は不信感を覚えてしまいます。
仮に、前任者と後任者の引き継ぎ自体に問題があったとしても、担当によって仕事の質が左右されていては、企業の指導に問題があるとして、企業全体の信用にかかわります。
企業の信用のためにも、引き継ぎを確実におこない、仕事の質を維持することは重要なのです。
前任者にとっても重要
仕事や業務の引き継ぎは、実は前任者にとっても重要なのです。
なぜなら、引き継ぎが不十分なために後任者が仕事や業務について理解できず、そのたびに前任者に問い合わせていては、前任者は異動先や転職先での仕事に集中できませんし、前任者の責任も問われかねません。
また、引き継ぎ資料を作る過程で、自身の仕事を振り返ることができ、反省点や改善点も見つかるでしょう。
異動先や転職先で自分のスキルを十分に発揮するためにも、確実に引き継ぎをおこなうことは前任者にとっても大切になるのです。
仕事や業務の引き継ぎの基本的な手順
確実に引き継ぎをおこなうためには、いきなり引き継ぎをおこなうのではなく、業務の量や流れを把握し、余裕のある引き継ぎスケジュールを組む、引き継ぎ資料を作るなどの事前準備が大切です。
実際に仕事や業務の引き継ぎをおこなう際の基本的な手順を確認してみましょう。
業務の洗い出し
まず、引き継ぎをおこなうことが決まったら、業務の洗い出しをおこないましょう。
自分がおこなっている業務を書き出すことから始めるといいでしょう。
業務を書き出したら、種類ごとに分類したり、その業務にかかる時間を書くと、自分がどのような業務にどれくらいの時間を割いているのかが把握できます。
業務の洗い出しの中で、無駄な業務を発見したら、上司に確認して引き継ぎを機にその業務を廃止することも考えることもいいでしょう。
引き継ぎのスケジュールを決める
可視化した業務の一覧をもとに引き継ぎにかかる時間を逆算し、引き継ぎのスケジュールを決めましょう。
前任者にとっては簡単な業務だとしても、不慣れな後任者にとっては理解に時間がかかる場合もあります。
後任者の経験に合わせて、引き継ぎのスケジュールを考えましょう。
もし引き継ぎをおこなう時間が十分に取れない場合は、簡単な業務についてはメールやチャットで引き継ぎをおこなう、ビデオ会議を使って引き継ぎをおこなうなどという方法も取り入れる必要があるでしょう。
引き継ぎ資料の作成
引き継ぎのスケジュールが決まったら、次は引き継ぎ資料を作成します。
引き継ぎ資料に記載する主な内容としては、
- 業務の目的や社内での位置づけ
- 業務の流れ
- 業務のやり方や注意点
- 過去のトラブルや解決方法
- データの保管場所や保管方法
- 社内外の関係者の連絡先
- トラブルが起こった際の問い合わせ先
などが考えられます。
このような基本的な事項に加えて、自分が初めてその業務を担当したときのことを思い返し、そのときに知っておきたかった情報を記載すると、後任者にとって親切な引き継ぎ資料となるでしょう。
自分にとっては、「やれば分かる」と思っているような内容でも、後任者にとっては理解が難しい場合もあります。
後任者の立場に立って引き継ぎ資料を作成することが大切です。
引き継ぎをおこなう
引き継ぎ資料が作成できたら、スケジュールにしたがって引き継ぎをおこないます。
引き継ぎ資料をもとに、実際にやり方を見せながら引き継ぎをおこなうことで、後任者も具体的にイメージがわきやすくなります。
引き継ぎ中は、一方的に話すのではなく、後任者が理解できているか確認しながら引き継ぎをするように心がけましょう。
引き継ぎ後のフォロー期間を設ける
引き継ぎをおこなった後、可能であれば引き継ぎ後のフォローをおこないましょう。
特に、先輩から後輩に引き継ぎをおこなった場合、後任者である後輩は遠慮して追加で質問することができないケースもあります。
前任者が「困っていることがないか」と聞くなどの引き継ぎ後のフォローをおこなうことで、未然にトラブルや問題を防ぐことができるかもしれません。
また、実際に業務をおこなう前と後では課題や質問の内容も変わる部分があるので、引き継ぎ後に取り組んだうえでフォローできる体制を整えておくと効果的です。
仕事や業務の引き継ぎを確実にするコツ
確実に仕事や業務を引き継ぎするためには、まず「後任者の立場に立って考える」という姿勢が必要です。
ほかにも、関係者に引き継ぎを伝えておいたり、日ごろからデータを整理しておくなどの工夫も必要です。
確実に仕事や業務を引き継ぐコツについて見ていきましょう。
後任者に合わせた引き継ぎをする
引き継ぎの際に、後任者に合わせた引き継ぎをすることは非常に大切です。
例えば、後任者が会社に入ったばかりの新人なのか、10年目の社員なのかによって、引き継ぎの内容は大きく異なります。
後任者の経験や得意不得意に合わせて、引き継ぎ資料やスケジュールを組んで引き継ぎをおこないましょう。
業務の全体像や目的を伝える
引き継ぎをおこなう際は、初めに業務の全体像や目的といったゴールを伝えてから話すことが大切です。
業務のやり方を順を追って説明することも必要ですが、結論が分からないまま説明を受けても、説明が長くて頭に入ってこないというケースもあります。
「この仕事は、最終的にこのような状態になるのがゴールです」といったゴールを伝えてから、やり方を説明することで後任者に分かりやすい説明になるでしょう。
業務ごとのつながりを教える
引き継ぎにおいては、業務ごとのつながりを教えることも大切です。
多くの仕事は、単発ではなく関連して進んでいます。
ひとつひとつの仕事のやり方を教えつつ、それぞれの業務のつながりを教えることも忘れないようにしましょう。
過去のトラブルや体験談も伝える
トラブルの再発を防ぐためにも、過去のトラブルや体験談は必ず伝えておきましょう。
過去のトラブルを引き継いでおらず、同じようなトラブルが発生してしまった場合、企業の信用問題にかかわります。
過去のトラブルやその対応、反省点なども一緒に伝えておくと、再発防止に役立ちます。
一方的に話さない
引き継ぐことが多いと、つい一方的な説明だけで終わってしまいます。
しかし、一方的な説明では、後任者は、その場では分かったつもりでも、いざやってみると分からなくなるという事態に陥る可能性が高いです。
説明の合間に理解できたか確認したり、実際に後任者にやってもらって理解度を確認するなど、一方的に話さずにコミュニケーションを取りながら引き継ぎをおこなうことが大切です。
関係者にも引き継ぎを伝えておく
引き継ぎは、後任者だけでなく関係者にも担当者が変わることをきちんと伝えておきましょう。
特に、前任者が転職や出向などでフォローができない場合、関係者にフォローをお願いすることで、引き継ぎ後もスムーズに仕事を進められるでしょう。
データなどの整理をしておく
引き継ぎの際は、特にデータやファイルの整理をおこない、誰が見てもどこに何があるか分かるようにしておきましょう。
前任者にしか分からない方法でデータ管理がされていると、後任者にデータの場所を探すという無駄な業務を増やしてしまいます。
データの保管方法や名前の付け方などのルールを決め、データのアクセスに無駄な時間や手間がかからないようにしておきましょう。
コミュニケーションをしっかりとる
最後に、引き継ぎをおこなう際にはしっかりとコミュニケーションを取ることが大切です。
前任者は、後任者が理解できるように後任者の立場に立って説明をおこない、後任者は前任者の説明に対して適宜質問などをして理解に努める必要があります。
そのためには、コミュニケーションをしっかり取り、相手を理解しようとする姿勢が大切です。
仕事や業務の引き継ぎにChatworkを活用しよう
仕事や業務の引き継ぎは、生産性の維持や企業の信頼にとって重要です。
引き継ぎを確実におこなうコツは、後任者の立場に立って、引き継ぎ内容やスケジュール、引き継ぎ資料を作成することです。
後任者の立場に立って考えるためには、後任者とのコミュニケーションが欠かせません。
後任者とコミュニケーションを取りつつ、一方的な説明にならないように注意しながら引き継ぎをおこないましょう。
コミュニケーションを取りながら確実に引き継ぎをおこなうためのツールとして、ビジネスチャットのChatworkが役立ちます。
Chatworkでは、チャットをもちいたフランクなコミュニケーションを取れるほか、ファイル管理機能やビデオ通話機能が備わっており、忙しい中でもコミュニケーションを取りながら引き継ぎをおこなうのに効果的です。
また、チャットでのやりとりは記録として見返せるので、引き継ぎ内容を伝える際やメモ、簡易的なマニュアルとして機能させることもできます。
仕事や業務の引き継ぎにChatworkを活用してみてはいかがでしょうか。
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