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ペーパーレス化の方法とは？導入方法・メリットを注意点を交えて解説
目次
ペーパーレス化を自社で進める予定でいるものの、ペーパーレス化の方法がいまいちわからないという担当者の方もいるのではないでしょうか。
これまで紙媒体を使用していた文書のペーパーレス化は、すぐにできるものではなく、時間をかけて適切な方法で進める必要があります。
ペーパーレス化による最大限の効果を得るためにも、正しいペーパーレス化の方法を採用し、注意点やポイントを意識して導入を進めましょう。
ペーパーレス化の方法：ペーパーレス化でできること
ペーパーレス化の実現によって、さまざまなことが実現できるようになります。
これまで手間を取っていたことや、時間がかかってしまっていたことなどを短縮するためにも、ペーパーレス化は効果的な手段です。
ペーパーレス化で実現できることを知ることで、どのようなペーパーレス化の方法で進めていけばいいか見えてくることでしょう。
文書作成の効率化
ペーパーレス化では、文書作成の効率化を実現できます。
紙を使って文書を作成していた場合、誤字脱字や記入漏れなどのミスが起こりやすく、作り直しに時間を必要としていました。
一方、ペーパーレスは、自動的に入力をおこなえるほか、入力ミスがあっても一部を修正するだけで、紙媒体のように時間がかかりません。
文書作成の負担を軽減し、作業全体の効率化につなげられます。
セキュリティ対策の向上
ペーパーレス化は、セキュリティ対策の向上にも期待できます。
従来の紙媒体では、キャビネットやファイルに挟むなどしていたため、セキュリティ的に不安な面がありました。
ペーパーレス化を実現することで、ユーザーのアクセス制限や、閲覧制限などをおこない、外部への情報漏洩を防げるようになります。
また、紙文書は災害時に消失するリスクもありますが、ペーパーレス化された電子文書は、文書自体の復元も可能です。
多様な働き方のサポート
働き方の改革などを受け、テレワークを始めとする多様な働き方が導入されるようになりました。
ペーパーレス化は、これまでオフィスでしかできなかった文書作成や、捺印、回付、取引先への郵送といった一連の作業をPC上でおこなえます。
時間や場所に制限されることなく業務を進められるため、多様な働き方にも対応できます。
ペーパーレス化の方法：導入の流れ
実際に社内でペーパーレス化を進める場合、どのようなステップを踏めばいいのでしょうか。
ペーパーレス化を実現するために、丁寧に進めるようにしましょう。
自社の課題を明確にする
ペーパーレス化を進める際には、最初に自社の課題を明確することが重要です。
業務そのものを大きく変えるため、現状抱えている具体的な課題を取り上げ、解決策としてペーパーレス化が適しているのか検証します。
たとえば、情報共有のスピードが遅い、業務の効率性が向上しないといった課題であれば、ペーパーレス化は効果的な手段です。
自社の課題に対して、ペーパーレス化で対処できるのかどうか、経営陣含めて考えるようにしましょう。
ペーパーレス化の対象を決める
自社の課題を明確にし、ペーパーレス化を決定したあとは、対象を決める作業に移ります。
もちろん、すべての紙文書を一度にペーパーレスにすることも可能ですが、取り組みやすい部分からペーパーレス化を進めると、従業員への影響を抑えられます。
会議資料や社内報、計画書といった業務に比較的影響が出にくい紙文書からペーパーレス化を進めてみましょう。
ペーパーレス化に適したツールの導入
ペーパーレス化した文書を閲覧するためには、ペーパーレス化に適したツールの導入も必要です。
外出先でも閲覧しやすいように、ノートPCやタブレットに加え、専用のリーダーがあると便利です。
ペーパーレス化した電子文書を編集する必要がある場合には、別途編集ツールの導入も検討してみてください。
ペーパーレス化の効果測定
ペーパーレス化をして終わりにするのではなく、効果測定の実施もおこなうようにしましょう。
自社で抱えている課題を解決できたのか、ペーパーレス化によってどの程度効率化が進んだのかを検証します。
また、検証をする際には数値に出すようにし、ペーパーレス化の効果をわかりやすいように可視化することが大切です。
ペーパーレス化の方法：注意すべきこと
企業にとって重要な施策となるペーパーレス化ですが、導入方法のなかで注意することがあります。
ペーパーレス化を進める際に、気を付けるべき点を解説します。
従業員の意向を重視する
ペーパーレス化では、自社の課題を取り上げる際に従業員を巻き込むようにしましょう。
現場で働いている従業員の考え方と、経営層の考え方に乖離が生まれることで、ペーパーレス化で十分な効果を期待できないためです。
課題を明確にする際にも、従業員から意見を取るようにし、なぜペーパーレス化が必要なのかをしっかりと考えることが重要です。
ペーパーレス化を目標にしない
ペーパーレス化で気をつけたいことは、最終的な目標をペーパーレス化にしないことです。
あくまでも、ペーパーレス化は課題を解決するための手段であり、目的ではありません。
ペーパーレス化を目標にしてしまうと、課題が隠れてしまったまま解決できない恐れがあります。
まずは課題を明確にし、ペーパーレス化が解決のツールとなるのかを精査した上で、取り組むようにしましょう。
ペーパーレス化にともなう取引先への協力
ペーパーレス化の方法で注意するべき点が、取引先への協力です。
自社の課題解決のためにペーパーレス化を進める一方で、取引先はペーパーレス化を導入しないことも考えられるためです。
とくに、見積書や契約書といった相手企業を巻き込むような文書については、取引先の協力無しではペーパーレス化を活用できない場合もあります。
ペーパーレス化を進める段階で取引先にも相談をおこない、自社の協力を受け入れてもらうようにします。
ペーパーレス化に合わせてChatworkの導入
ペーパーレス化を進めるにあたって、適切な方法を取りながら自社に浸透させることが大切です。
また、従業員が不便なくペーパーレス化に対応できるように、ITツールの見直しも進めましょう。
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Chatworkは、PDFの送受信にも対応しており、ペーパーレスにした文書のやりとりもチャット上で簡単におこなえます。
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