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ペーパーレス化とは？目的や進め方、注意点をわかりやすく解説
目次
紙媒体に依存せず、PCやタブレットを使って文書を配布するなど、「ペーパーレス化」が進んでいます。
しかし、ペーパーレス化の効果を最大限得るためには、企業全体で目的を明確にすることが重要です。
また、目的を持ってペーパーレス化の進め方を考えていかなければ、適切なペーパーレス化を実現できませんので、注意するポイントや適切な進め方を考えていきましょう。
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、英語で「Paperless」と書くように、紙の使用を極力避けることです。
これまで、紙媒体で保管していた文書を電子化し、PCやタブレット、スマートフォンから閲覧できるようになります。
また、ハンコや手書きのサインに代わる電子署名も、ビジネスで利用されるようになってきています。
e-文書法や電子帳簿保存法などの法改正も進んでおり、日本政府もペーパーレス化を支援しているので、ペーパーレス化に取り組む必要性は高まっています。
ペーパーレスの目的
ペーパーレス化を実現することで、紙を使っておこなっていた業務をデジタル化することができます。
それでは、各企業ではどのような目的でペーパーレス化を進めているのでしょうか。
コストの削減や業務効率の改善、働き方改革の推進といったさまざまな観点からペーパーレス化の目的を確認してみましょう。
コストの削減
ペーパーレス化は、企業のコスト削減の目的があります。
たとえば、これまで紙媒体で契約書を作成していた場合、紙代、印刷代、取引先への郵送代、印紙代が発生していました。
一方で、ペーパーレス化を進めることで、紙代はもちろんのこと、紙の契約書で発生していたコストを必要としません。
また、紙文書を保管するスペースも減らせることから、コンパクトなオフィスに移転し、賃料の削減が可能です。
業務の効率化
ペーパーレス化では、日常的な業務の効率化の目的もあります。
紙媒体として保存していた場合、必要としている資料を探すために、時間がかかっていました。
ペーパーレス化を実現すると、クラウド上に保存することになるため、検索してすぐに見つけ出すことが可能です。
タブレットやスマートフォンでも資料を閲覧できるようになり、時間を無駄にすることなく仕事をおこなえます。
テレワークの推進
新型コロナウイルス感染症の拡大や、働き方改革を目的として、多くの企業ではテレワークが導入されています。
しかし、在宅勤務では、仕事に関する文書を持ち出ししなければならないため、オフィスに出向く必要が出る、セキュリティ的な問題が発生する恐れがあります。
ペーパーレス化を進めている企業では、自宅からでも会社のサーバーに接続し、資料を閲覧することができます。
重要な文書が紛失や盗難されることもないため、セキュリティの向上にもつながります。
BCP対策
大地震や水害などの自然災害が発生しやすい日本では、緊急時に企業経営を継続するためのBCP対策が必要です。
紙媒体で文書を保管していると、災害が発生した際に、資料がなくなってしまう恐れがあります。
ペーパーレス化では、紙媒体で保存していた資料を電子的に保管しておけるため、災害が起きた際に紛失リスクを回避できます。
災害時の被害を最小限に抑え、企業活動の存続するためにも、ペーパーレス化は欠かせない施策といえます。
ペーパーレス化で注意すること
ペーパーレス化は、企業にとって多くのメリットがある一方で、導入時に注意するべきポイントもあります。
ペーパーレス化の環境整備や、従業員の配慮など、企業側で仕組みづくりが必要です。
従業員のITリテラシーを高める
ペーパーレス化では、従業員のITリテラシーを高める必要が出てきます。
というのも、ペーパーレス化を導入する際には、デジタルデバイスやITツールの使い方を身につけるのに加え、セキュリティの危険性を学ぶ必要があるためです。
従業員に、十分なITリテラシーが身についていないと、ペーパーレス化を実施しても、効果を得られない可能性があります。
社内で研修を実施する、外部からIT人材を招くなど、従業員のITリテラシーを高めるようにしましょう。
システム障害が起こると閲覧できなくなる
システムやサーバーにトラブルが発生すると、電子文書が閲覧できなくなることがあります。
デバイス本体に保存している文書であれば影響は少ないのですが、クラウド上に保存している場合、急に閲覧できなくなるリスクを考慮しなければなりません。
システム障害が起きた場合に備えて、一部の文書を紙媒体と合わせて保管したり、複数のシステムに保存したりするといったリスク管理が必要です。
すべてをペーパーレスにできるわけではない
ペーパーレス化は、電子的に文書を保存することを意味しますが、すべての文書をペーパーレスにできるわけではありません。
一部の不動産に関連する契約書では、電子文書が認められていないため、紙文書での交付が必要です。
ただし、それ以外の契約書や見積書などに関しては、ペーパーレス化によって電子文書でのやりとりをおこなえます。
ペーパーレス化を導入する際には、紙媒体で作成しなければならない文書を確認し、電子文書との使い分けが必要です。
ペーパーレス化の進め方
ペーパーレス化を自社で進めるには、どのような手順を踏めばいいのでしょうか。
デバイスの導入から、ペーパーレス化の教育など、ペーパーレス化の進め方を紹介します。
ペーパーレス化で課題を解決できるか調べる
まずは、ペーパーレス化で、自社の課題を解決できるかどうかを確かめます。
たとえば、紙媒体を使用していることで、業務効率に課題を抱えているのであれば、ペーパーレス化は効果的な手段です。
ペーパーレス化は、企業にさまざまなメリットをもたらしますが、導入コストも必要となるため、十分な対費用効果を得られない場合があります。
ペーパーレス化を目的とするのではなく、ペーパーレス化で自社の課題を解決することが本質的な目的です。
ペーパーレス化に適したデバイスとツールの準備
次に、ペーパーレス化に適したデバイスやツールを準備します。
デバイスに関しては、外出先でも電子文書を見やすいように、高解像度で操作性の高いタブレットを導入が必要です。
ほかにも、契約書を電子化するのであれば電子署名ツール、メンバーで電子文書を共有するためにチャットツールを用意するなど、用途に応じてツールを選びます。
業務効率に影響するステップであるため、従業員から意見を聞きながら、使いやすいデバイスとツールを導入しましょう。
ペーパーレス化に伴う従業員への説明
ペーパーレス化にともない、従業員への教育や説明も必要です。
これまでの紙文書から電子文書に切り替わることで、文書の取り扱い方法や、保管方法、情報共有の方法などに大きな変化が生まれることが考えられます。
また、ペーパーレス化では、セキュリティに注意しなければなりません。
紙文書と異なり、外出先にも持ち出しやすくなるメリットがある一方で、情報漏洩のリスクが増します。
従業員向けにセキュリティ対策の重要性の教育や、電子文書を持ち出す際の規定を設けるなど、万全な対策を整えましょう。
段階的にペーパーレス化を進める
ペーパーレス化の進め方で注意したいのが、一度にすべての文書をペーパーレスにしないことです。
一度にまとめてペーパーレスにすると、自社従業員だけでなく、取引先企業にも混乱を生じさせてしまう可能性があります。
まずは、社内向けの通知書類からペーパーレス化を進め、期間を開けながら段階的に電子文書に切り替えるようにしましょう。
ペーパーレス化を進めて業務の効率化を図ろう
ペーパーレス化は、企業の業務効率化やコスト削減などの目的を実現できる施策です。
また、従業員が電子文書を扱いやすいようにするためにも、デバイスの準備やチャットツールの導入を検討しましょう。
電子文書の情報共有に便利な「Chatwork」は、高いセキュリティシステムを備えており、外部への情報漏洩を防げます。
ペーパーレス化の手段として、Chatworkの利用もご検討ください。
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