業務フローの作成方法を解説!メリットやポイントを解説

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目次

業務フローという言葉を聞いたことがあるけれど、実際に活用したことがない方や、どのような効果があるのか知らない方も多いのではないでしょうか。

仕事でトラブルが発生したときに、業務フローを用意しておくと、スムーズに解決できるようになります。

業務フローを作成するポイントや方法を参考にしながら、自社での課題解決につなげましょう。

業務フローとは

業務フローとは、現場でおこなっている業務のプロセスを可視化するためのフローチャートのことです。

テキストベースでの理解よりも、業務を達成するために必要な流れや、やるべきことを把握しやすくなります。

とくに、規模の大きいシステムの開発や、プロジェクトなどで利用されることが多く、複雑な工程を業務フローを作成することでシンプルにする目的があります。

誰が見ても直感的に理解しやすくするためにも、業務フローの活用が求められます。

業務フローのメリット

業務フローを作成するメリットは、業務全体を見やすくするだけではありません。

従業員が仕事を進める上で、業務フローを活用するメリットを紹介します。

従業員同士の情報共有が便利になる

業務プロセスが可視化されることで、社内での情報共有が便利になります。

テキストだけでの情報では、プロセス全体がイメージしにくく、従業員が理解するのに手間がかかっていました。

一方、業務フローは、業務の流れがまとめられているため、初めて業務に携わる従業員でも理解しやすいのがメリットです。

チーム全体での情報共有だけでなく、業務の引き継ぎや新入社員を受け入れる際にも、業務フローを活用してみましょう。

>情報共有に関する記事はこちら

問題点に気づきやすい

業務フローの作成は、業務全体における問題点に気づきやすいのもメリットです。

仕事を進めているなかで、原因がわからないことから、問題をそのまま放置している方も多いのではないでしょう。

業務フローによって、プロセス全体を可視化することで、業務で発生している無駄や問題点を改善できるようになります。

たとえば、上長の承認を得るまでに発生しやすいミス、従業員の勘違い、時間の無駄を見直しといった改善が可能です。

生産性の向上につながる

業務フローを可視化し、プロセス全体を見直せるようになると、自社の生産性向上にもつながります。

これまで不必要であったプロセスを取り除き、効率的に仕事を進められるようになるためです。

また、日常的に、業務フローを作成することで、最短で目標を達成できます。

全体的なプロセスにおいて、どのタイミングで力を入れるべきかが分かるようになり、業務に対するパフォーマンスを最大限に活かせます。

業務フローを作成する方法

自社で業務フローを導入する際には、どのような形で作成をすればいいのでしょうか。

業務フロー作成のポイントに注意しながら、実際に業務フローを作成する手順や進め方を参考にしてみてください。

作成する目的を定める

業務フローを作成する上で、そもそもの作成目的を考えることが必要です。

新入社員向けであるのか、担当者の引継ぎのためか、チーム内の属人化を防ぐために業務フローを作成するのか、明確に目的を立てるようにします。

また、作成する目的に応じて、どういった業務フローに仕上げるのかについても考慮しましょう。

たとえば、業務効率を目的するのであれば、これまで無駄となっていたタスクや、短縮できる動作などを挙げていくことで、目的に適した業務フローを作れるようになります。

業務フローの関係者とタスクを洗い出す

目的を明確にしたあとは、業務フローに関係する人物と、タスクを洗い出していきます。

すでに関係者が判明している場合は、そのまま業務フロー内に書き込んでいきますが、不明であれば聞き取りを実施します。

また、ポイントで解説した、業務フローの開始から終了までに必要となるタスクを洗い出しましょう。

すべてのタスクを書き込むと、業務フロー自体が分かりにくくなってしまうことから、必要なものとそうでないものを分類することが重要です。

関係者への共有方法を検討する

最後に、業務フローをどのようにして、関係者と共有するのかを決めます。

紙を利用して業務フローを書き出す場合も、電子化して関係者に配布やコピーして共有しましょう。

PCを使って業務フローを作成する方は、チャットツールで情報共有するのも便利です。

そのときの状況や業務フローの目的に対応しながら、最適な方法で関係者との共有をおこないましょう。

業務フロー作成のポイント

プロセスの効率化に欠かせない業務フローですが、作成する際にはいくつかのポイントに注意する必要があります。

業務フローを最大限に活用するためにも、ポイントを意識しながら作成をしてみましょう。

開始と終了を明確にする

業務フローを作成する際には、業務の開始と終了を明確にすることが大切です。

どのタイミングをもって業務が始まるのか、そして終了するタイミングを記載し、業務フロー全体の始まりと終わりを設定します。

たとえば、見積書を発行するための業務フローの場合、取引先から見積の問い合わせをもらった時点が開始点、見積書を取引先に提出した時点が終了ということです。

始まりと終わりを明確にし、時系列にタスクを並べていくことで、業務フローが見やすくなります。

記号の数を最小限に抑える

業務フローには、なるべく記号の数を多めに配置しないように注意します。

矢印や特殊記号を過剰に加えると、業務フロー全体が複雑化し、見にくくなってしまうためです。

また、業務フローで矢印を伸ばす際には、矢印の線が、ほかの線と交わらないように気を付けます。

第三者が理解しやすいように業務フローを作成するためにも、シンプルな図にまとめるように心がけましょう。

業務フローをマニュアルと連携させる

業務フローを作成するだけでなく、マニュアルとの連携も重要なポイントです。

業務フローは、あくまでも業務の手順や、プロセスをおおまかに可視化したものです。

つまり、初めて業務を担当する従業員が、業務フローを見ただけでは、完全に業務を把握することはできません。

一方、各プロセスとマニュアルを連携しておくことで、業務フローを追いながら、各タスクを確認できるようになります。

また、業務全体を可視化しながら、それぞれのタスクをマニュアルと照らし合わせられるため、効率的に業務に取り組めるのがメリットです。

業務フローをChatworkで共有しよう

業務フローの導入は、業務の効率化や生産性の向上、そしてトラブル回避など、あらゆる面で役立ちます。

業務フローを活用して、仕事に取り組めるようにするためにも、関係する従業員への周知を忘れずにおこないましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」では、関係者のグループを作り、業務フローを共有できます。

とくに、テレワークでは、それぞれが離れた場所での勤務となるため、Chatworkで業務フローを共有しながら、補足説明をおこなうとより効果的でしょう。

これから、業務フローを取り入れてみたいという方は、情報共有やコミュニケーション面の強化も考えて、Chatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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