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情報共有の目的とは？実施の必要性や情報共有不足のリスクを解説
目次
有益な情報を共有することは、ひとりだけではなく、会社全体の貴重な資産になります。
しかし、社員全員が情報共有の目的を理解していないと、情報を正しく活用することができません。
また、情報共有の目的を理解できないまま業務を進めることは、情報共有そのものの重要性を見失い、多くのリスクを生み出してしまいます。
情報共有をスムーズにおこなうためにも、まずは情報共有の目的について明確にしていきましょう。
情報共有の目的とは
情報共有とは、個人が収集した情報をほかの人と共同で所有することをいいます。
ビジネスにおいて共有した情報は、ただ蓄積するだけでは意味がありません。
会社内で有効的に活用されて初めて、正しく情報共有がなされたともいえるでしょう。
したがってビジネスにおける情報共有の目的とは、「業務効率化」と「会社全体のスキル向上による利益の拡大化」です。
情報は目には見えないものですが、情報を共有・活用することは、会社にとっては大きな資産です。
各社員が情報共有の目的を持ち、理解することで、情報共有がもたらすメリットを享受することができるのです。
情報共有に目的が必要な理由
情報共有の目的は具現化することが難しいため、全員が共通の認識を持つことができません。
だからこそ、チーム、部署、会社全体でこまめにコミュニケーションをとり、情報共有に共通の目的を持たせる必要があります。
誰が何のために情報共有をするのか、情報共有をすることによって、どのような効果や利益をもたらすのかという目的を明確にすることで、全員が同じ方向へ向かって業務を進めることができます。
また、チーム、部署、会社全体で共通の情報共有に対して目的意識を持つことで、自然とコミュニケーションが活性化され、結束力を高めることにもつながります。
情報共有の目的が明確であることで、スムーズに業務やコミュニケーションが進めやすくなるので、目的を設定することが必要になるのです。
情報共有に目的がないことのリスク
情報共有に目的がなく、適切におこなわれていないことで、どのようなリスクがもたらされるのかについて見ていきましょう。
チームの団結力の低下
情報共有が十分でない職場では、誰がどの業務をどれくらい進めているのかを把握することができません。
チーム内のメンバーがお互いの業務に無関心な状態では、メンバー同士でサポートすることもありません。
また、情報を持つ人と持たない人が発生するため、業務は属人化され、本来であれば円滑に進むはずの業務が滞ってしまいます。
仕事量に偏りが生じることでメンバー内の不満が募り、チーム全体の団結力は下がる一方です。
情報共有が適切におこなわれていると、進捗状況をチーム全体で把握することができま す。
誰かがつまずいていた際は、メンバーがサポートしあうことで、チーム内の信頼関係や団結力を築きあげることが可能になるのです。
対応遅れの発生
情報共有が不足すると、緊急を要する事態が発生した際の対応に遅れが出てしまいます。
会社には緊急連絡先を知らせているので、有事の際に何らかの手段で事実を伝達することはできるでしょう。
しかし、日頃から情報共有がおこなわれていないと、有事が発生するまでの経緯や原因、今後の対応の共有は、問題が発生した後からおこなうことになります。
緊急を要するミスやトラブルへの対応は、いかに迅速に対応がとれるかにかかっています。
しかし、情報共有ができていないチームは対応が遅れるため、その結果失うものは大きくなります。
普段から情報共有を滞りなくおこなうことで、有事に限らず、どんなときでも迅速な対応をとれるようにすることが重要です。
業務効率の低下
情報共有がおこなわれないと、業務の担当者のみ情報を持っているので、担当者の負担が大きくなり、業務効率が低下します。
情報共有では知識やスキルも共有されるため、業務に無駄がある場合は、メンバー同士で意見を出し合い、いかに業務の無駄を省けるかを考察することができます。
しかし、情報共有が不足すると、個々のスキルアップや知識の蓄積ができず、会社全体としての成長率も低下します。
人間関係のトラブルが生じる
情報共有ができていないと、メンバーが何の業務をしているのかが不明瞭です。
それゆえに、業務に追われる状態が続くと、「自分だけが仕事をしている」「あの人は楽をしている」と、メンバーに対して不信感を抱いてしまいます。
また、情報共有ができていれば回避できたトラブルも、起こってしまってからでは、「なぜ教えてくれなかったのか」という問題につながるかもしれません。
仕事で起こる人間関係のトラブルは、離職の理由として多く挙げられます。
居心地がよく、働く意欲にあふれた職場は、円滑な情報共有が常態化されていることが重要です。
情報共有の目的を明確にするポイント
情報共有の目的を明確にするためのポイントについて見ていきましょう。
どのように情報共有の目的をわかりやすく伝えるかが重要です。
コミュニケーションをこまめにとる
情報共有の目的が正しく周知されているか、共有するにつれて目的にズレが生じていないかを確認するためには、チーム内や社内のコミュニケーションをこまめにとることがポイントです。
情報共有の目的をリマインドすることで、再度目的意識を持つことができるので、業務のマンネリ化を防ぎます。
また、情報共有の目的のズレが早めに発見できれば、軌道修正も容易におこなえるため、本来の業務へ戻る際もスムーズです。
コミュニケーションをこまめにとるポイントは、コミュニケーションをとることへのハードルを低くすることです。
オフィスで直接対面できるのであれば、経営陣や上司から積極的にコミュニケーションをとり、対面以外ではビジネスチャットや社内SNSなど、顔を合わせなくてもコミュニケーションがとりやすいツールを活用しましょう。
文書にして残す
口頭で伝えられた目的は、人から人へと伝わるうちに本来の意味とは異なるものに変化してしまい、メンバーが持つ目的にズレが生じてしまいます。
情報共有の目的を誰が見ても正しく認識できるものにするために、文書化して常に可視化できるようにしましょう。
情報共有の目的の抽象度が高すぎるがあまり、伝えられる側が「具体的にはどういうことですか？」という質問が起こるようでは、情報共有の目的は明確ではありません。
そこで、目的は形式知で表現できる内容にしましょう。
形式知で表現できないのであれば、目的の内容を再考してみましょう。
継続させる
どんなに情報共有の目的をしっかりと設定しても、継続されなければ意味がありません。
日々の業務に追われているうちに、情報共有の目的を見失ったり、薄れてしまうこともあるでしょう。
情報共有は自分のための仕事ではなく、チーム内のメンバーや会社全体のためにおこなうものです。
自分の仕事とは感じにくいため、情報共有の目的を明確にしても空文化してしまう可能性も捨てきれません。
情報共有の目的を明確にするためには、メンバー同士が常に目的意識を持てる環境をつくり、全員が周知できていることが大切です。
情報共有の目的に応じたツールを選ぶ
いつでも情報共有の目的にアクセスできるツールを整えることで、情報共有や目的意識は自然と活性化されます。
ある特定の人しか、情報共有の目的を持つことができないようでは、そもそも情報共有をする意味さえなくなってしまいます。
情報共有の目的を全員に伝えることができ、誰もが共通の認識を持つためには、社内で使う情報共有ツール選びは重要になります。
より明確に情報共有の目的を伝えるためには、チャートや動画での説明ができる情報共有ツールを活用するとよいでしょう。
目的のある情報共有にChatwork
ビジネスチャット「Chatwork」は、発信から共有までのスピードが速いため、情報共有に効果的なツールです。
Chatworkを使うことで、チームや会社内に迅速に情報が共有されるので、発信した情報共有の目的が本来の意味から逸脱してしまうことも防ぎやすいでしょう。
図や動画をChatwork上で共有することもできるので、文字だけでは表現しにくい細かいニュアンスも明確に伝わります。
時間や場所、デバイスを問わずアクセスできるChatworkを、目的のある情報共有に活用してみましょう。
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