プレゼンテーションのコツとは?成功する話し方や事前準備、資料作成方法

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プレゼンテーションのコツとは?成功する話し方や事前準備、資料作成方法

目次

プレゼンテーションに慣れないうちは、どうしても緊張しやすくなるでしょう。

ただ、仕事に使われる機会も多いため、本番で焦らないための事前準備・構成・資料作成・話し方の基礎知識を頭に入れておくことが大切です。

聞き手の行動・決断をうながす内容を伝えられると、仕事の評価や営業成績の向上につなげられます。

プレゼンテーションのコツとは何か、成功させる話し方や事前準備のポイントを解説します。

プレゼンテーションとは?

プレゼンテーションとは、企画・テーマについて、相手にわかりやすく説明する方法のひとつです。

プレゼンテーション(presentation)の言葉は、表現・発表・紹介などの意味があり、アメリカの広告業界から広まりました。

聞き手の行動・決断につなげる目的があるため、ビジネスの現場では、販促の意図だけでなく、相手の問題・課題の解決方法を提示する意味でも取り組まれています。

【事前準備】プレゼンテーションを成功させるコツ

本番を成功させるためにも、取り組んでおきたい事前準備の方法とコツを見ていきましょう。

相手について調査する

参加者が決まっているときは、事前に相手の情報収集を済ませておきましょう。

企業に向けてプレゼンテーションを進める場合、相手の業界情報・業績・専門用語など、基礎知識を頭に入れておきます。

相手の調査を進めておくことは、プレゼンテーションを円滑に進めるための情報源として役立ちます。

質問内容を想定し答えを用意する

プレゼンテーションの内容を考えるときは、事前に聞き手が疑問に思うポイントを先回りしておきましょう。

ある程度質問の答えを用意しておくことで、本番に緊張してしまう要素を減らす工夫につながります。

予行演習をしておく

いきなり本番を迎えると、準備不足につながる可能性があります。

予行演習では、どのくらい話す時間がかかるのか、スライドを切り替えるタイミングや操作方法はどうするのかなど、本番をイメージしながら進められます。

本番の緊張を減らすためにも、予行演習は欠かさないようにしてください。

フィードバックをもらう

プレゼンテーションに慣れていない場合は、第三者の前で予行演習に取り組んで、率直に評価をもらう方法がおすすめです。

改善したほうがよいポイントはあるか、反対によかったと感じられるポイントがあるかなど、プレゼンテーションの質を高める参考にできます。

【構成の組み立て】プレゼンテーションを成功させるコツ

プレゼンテーションを成功させるためにも、構成の組み立て方の流れとポイントを見ていきましょう。

自己紹介をする

プレゼンテーションで観客の心を掴むためには、印象に残るような自己紹介をすることが重要です。

名前・経歴・出身地など、プロフィールをわかりやすく伝えることで、相手にどんな人物なのかを理解してもらえます。

結論ファーストで簡潔に伝える

聞き手にわかりやすく内容を伝えるには、まず結論から伝えることを意識します。

具体的には、PREP法の伝え方を採用するとよいでしょう。

  • P:Point(結論)
  • R:Reason(理由)
  • E:Example(実例・具体例)
  • P:Point(結論)

論理的にプレゼンテーションの内容を伝えられて、聞き手の心を掴みやすくなります。

>PREP法に関する記事はこちら

体験談・事例を入れる

話し手の体験談を入れると、プレゼンテーションの内容に深みが増します。

成功体験だけではなく、ときには失敗体験を含めることで、聞き手に共感や親近感をもってもらいやすくなるでしょう。

事例を述べるときは、具体的な数字やグラフなどを活用すると、説得力のある内容につながります。

話の途中で問いかけ・質疑応答の時間をつくる

一方的に話し続けるだけでは、聞き手が話に飽きてしまう可能性が考えられます。

適度に質問を投げかけたり、プレゼンテーションの最後に質疑応答の時間を設けたりするなど、場の共有意識をつくるように働きかけてみてください。

【資料作成】プレゼンテーションを成功させるコツ

プレゼンテーションの事前準備には、資料作成が欠かせません。

スライドづくりに取り組む流れとポイントを見ていきましょう。

タイトル・名前を書いたスライドを作る

プレゼンテーションで話す内容の概要は、タイトルにまとめておきましょう。

初対面の人や大勢の人に向けて話すときは、話し手の名前を入れておくと自己紹介につながります。

目次のスライドを作る

目次をつけて構成をまとめておくと、内容の要点を理解してもらいやすくなります。

聞き手がプレゼンテーションの内容を振り返りたいときにも役立つでしょう。

本題のスライドを作る

基本的に「一枚のスライド=ひとつの情報」を説明する形にまとめましょう。

本題のスライドは、フォントの大きさや文章量を同程度に調整すると、スッキリとした本題のスライドが完成します。

聞き手に圧迫感を与えないためにも、文字の色を変えて強調したり、不必要なものを削ったりしながら、有益な情報が届けられるように工夫しましょう。

画像・図表などを入れて見やすいスライドを作る

スライドは、適度に画像・図表などを入れると、文字量を減らす工夫につながります。

とくに、プレゼンテーションのエビデンスにつながる図表があると、話の説得力を増やす効果が期待できるでしょう。

文字ばかりだと聞き手が飽きてしまうため、イメージを掴みやすいように画像・図表などを挿入してください。

「まとめ」など終わりのスライドを用意する

プレゼンテーションの終わりを告げる意味でも、終了のスライドを準備しておくと親切です。

終わりのスライドが不要だと感じる場面では、最初のスライドに戻るか、話の要点をまとめたスライドを準備しておくとよいでしょう。

【話し方】プレゼンテーションを成功させるコツ

聞き手にわかりやすく話を伝えるためにも、プレゼンテーションを成功させるコツを見ていきましょう。

笑顔を意識する

相手に安心感を与えるには、笑顔でプレゼンテーションを進めることが効果的です。

聞き手にメリットがあるだけでなく、自分自身の緊張を和らげる効果も期待できます。

コミュニケーションは言葉だけではないため、表情も使って表現するという視点も大切にしてみてください。

大きな声でゆっくりと話す

複数人以上に向けて話すときは、自然に聞き取れる声の大きさやトーンを意識しましょう。

相手が聞き取れるスピード感を大切にしてください。

姿勢を正しながら、言葉の最後までハッキリと言い切る形で話すように注意しましょう。

聞き手が理解しやすい言葉で話す

聞き手の知識量にもよりますが、誰にでも理解ができる言葉で話すことが大切です。

専門用語を並べて話すよりも、内容が頭に入りやすくなる効果が期待できます。

「です」「ます」と言い切る形で話す

聞き手を混乱させないためにも「~と思います」といった言葉は、なるべく避けておくのが無難です。

プレゼンテーションでは「です」「ます」などの言い切る形を採用しましょう。

ほかにも「あの」「でも」「なので」「えっと」など、場をつなぐ言葉を頻繁に使わないようにすると、聞き手も内容を理解しやすくなります。

身振りや手振りを使いながら話す

話のイメージを膨らませてもらうには、ボディーランゲージ(身振り・手振りなど)を意識することが大切です。

たとえば、驚きの体験を話すときに手振りを添えると、相手に感情を届けやすくなります。

話し手の熱意を伝えるコミュニケーション方法につながるでしょう。

プレゼンテーション成功のコツは話し方と事前準備が重要

聞き手にわかりやすく話を伝えられると、相手の行動・決断をうながす機会を与えられます。

相手の問題・課題を解決できる方法にもつながるため、事前準備と話し方のコツをおさえて、相手が理解できるように内容を届けましょう。

プレゼンテーションに使うスライドを共有したり、事前のやりとりを進めたりするときは、ビジネスチャット「Chatwork」の活用がおすすめです。

「Chatwork」はチャット形式で気軽にやりとりができるため、プレゼンテーションの事前準備で、フィードバックなどを求める際に活用しやすいでしょう。

プレゼンテーションを成功に導くためにも、ぜひ「Chatwork」をご活用ください。

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