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プロジェクトの進め方とは？失敗事例や成功のポイントを解説
目次
定められた期間内で成果を出すことが求められる「プロジェクト」を効果的に進めるためには、各工程のポイントを知り、実践することが大切です。
また、陥りやすい失敗事例のパターンを知っておくことで、対策ができるため、プロジェクトの成功率を高めることができるでしょう。
プロジェクトの具体的な進め方と成功のポイントを、失敗事例を交えて解説します。
プロジェクトの進め方
プロジェクトの正しい進め方を知ることは、円滑にプロジェクト進行させるために必要不可欠です。
プロジェクトの進め方のポイントを解説します。
プロジェクトを立ちあげる
プロジェクトの目的やゴールを設定することや、リソースや予算に妥当性があるか確認するなど、プロジェクトを成功に導くためには、立ちあげのフェーズが極めて重要です。
プロジェクトの目的を明確に定め、どのような状態をプロジェクトのゴールとするのかを決めましょう。
ゴールを設定できていないと、プロジェクトの終着点に至るまでの各工程を策定することができず、期限内の目標達成が難しくなるため、プロジェクトを開始する前に、必ず明確にしてください。
また、リソースや予算の妥当性を把握しておくことも、プロジェクトの成功には欠かせません。
支払う対価と、プロジェクトの達成で生まれるメリットを比較して、費用対効果が適切であるのかを検討したうえで、プロジェクトを立ちあげましょう。
プロジェクトを計画する
プロジェクト立ちあげのフェーズがクリアになったら、次に、具体的にプロジェクトをどう進めていくのかについての計画を立てましょう。
WBSやガントチャートなどのフレームワークは、プロジェクトの中身や段階を、具体的に想定することができるため、積極的に活用しましょう。
細かく計画をたてることができれば、計画の段階で、予算や人材・物などのリソースが足りない箇所が把握でき、調整・調達のズレを減らすことができます。
プロジェクトは、制限された期間内で高いパフォーマンスが求められるため、どこにリソースを割くのかの配分がポイントになってきます。
プロジェクトを実行する
細かなタスクやスケジュールを確認し、詳細な計画をたてることができたら、プロジェクトを実行にうつしましょう。
プロジェクトにおけるリーダーは、通常業務のマネジメントとは異なり、限られた期限やリソースの中で、成果を発揮することが求められるため、プロジェクトマネジメント能力が必須です。
プロジェクトリーダーが主体となって、メンバー内で業務の進捗状況を確認しあい、計画段階で設定した各工程が、問題なく進められているかを随時チェックすることが、成功のポイントです。
プロジェクトを監視・管理する
プロジェクトが開始されたら、監視や管理を定期的におこないます。
メンバーの作業状況を一覧化できるデータベースを作成したり、ツールを導入したりして、プロジェクトの進捗状況を管理できるようにしましょう。
また、リソースや予算配分に関しても、どのくらい残っているか、どの工程にどれくらい使ったかなどのデータを記録しておくと、調整が楽になることに加え、次回以降のプロジェクトで活用することができます。
プロジェクトを完了させる
期限内にプロジェクトを完了させたら、内容の振り返り・評価・分析をおこない、次回のプロジェクトに活用できるようにしましょう。
目的やゴール、計画やリソース状況は適切であったかなどを評価項目にし、それぞれの項目に改善点を見つけましょう。
また、プロジェクトマネジメントは機能していたかや、管理や監視面は適当であったかなどの点についても振り返りをおこなうと、今後のマネジメント教育の参考にすることができます。
プロジェクトを進める際の失敗事例
プロジェクトが陥りやすい失敗事例を把握しておくことで、トラブルや問題を未然に防ぐことができます。
プロジェクトを進める際の失敗事例について見ていきましょう。
進捗報告を怠ってしまう
プロジェクトの進捗報告を怠ってしまうと、リーダーをはじめ、メンバーそれぞれが進捗状況を把握できなくなり、問題の検知が遅くなるなどのトラブルを引き起こす恐れがあります。
たとえば、リーダーが状況を把握できていなかったために、後になって作業の進捗に遅れが生じていることが発覚し、タイトなスケジュールを余儀なくされた結果、成果物の質が低下してしまうというトラブルが起こりかねません。
質の高いプロジェクト成功のためにも、進捗報告を定期的におこなう場を設けましょう。
スケジュールをタイトにしすぎる
スケジュールをタイトにしすぎると、プロジェクトの期限終了までの、目標達成が難しくなる危険性があります。
万が一トラブルが起こった場合に、スケジュールに余裕がないと、問題解決にしっかりと対応することができず、根本的な解決が難しくなるでしょう。
また、一時的に解決できたと思っても、後になって再発する可能性もあります。
スケジュールを設計する際は、このようなトラブルが起こっても、冷静に対処できるようなバッファを設けるようにしましょう。
スケジュールにバッファを設けすぎる
スケジュールや計画にバッファを設けすぎてしまうことも、プロジェクトの失敗を引きおこす恐れがあります。
バッファを設けることで、正確な業務遂行につながるというイメージをもつ方もいるかもしれませんが、余裕を設けすぎると、かえってメンバーの働きを鈍くさせてしまう危険性があります。
スケジュールに余裕があると、締め切りギリギリまで、時間を使ってしまう人や、先延ばしにしてしまう人もいるため、結果として、タイトスケジュールになってしまうこともあり得ます。
このような事態を防ぐために、バッファは適切に設けることを意識しましょう。
コミュニケーション不足
進捗状況の共有はもちろん、気づきや反省などのコミュニケーションが不足してしまうと、プロジェクトメンバーのエンゲージメントやモチベーションの低下につながる恐れがあります。
コミュニケーションは、業務改善や気づきを与えることに加え、メンバー同士のエンゲージメントやモチベーションを高め、プロジェクト全体の士気を高めることにもつながります。
コミュニケーションを通して、士気が高まり、業務へのモチベーションもあがるため、生産性向上を期待することもできるでしょう。
プロジェクトを成功させるポイント
プロジェクトを成功に導くためには、いくつかのポイントをおさえる必要があります。
プロジェクトを成功させるポイントを知り、円滑なプロジェクト進行を目指しましょう。
適切な進捗管理をおこなう
定期的に進捗報告をする機会を設ける、進捗状況をデータに残すなど、進捗管理をおこなうことが、プロジェクト成功のポイントです。
集めた進捗状況をデータ化し、計画時の進捗状況とのずれが把握できるようにすることで、期限を守る意識を高めることができます。
また、偽りのない正確な進捗管理ができるように、心理的安全性の高い職場環境をつくることも大切です。
進捗が遅れていることを感情的に注意するなどのマネジメントは、メンバーが虚偽の報告をすることにもなりかねないため、注意しましょう。
当事者意識を持って行動する
プロジェクトメンバー全員が、当事者意識をもって行動することも、プロジェクトの成功には欠かせない要素です。
「組織をよりよくするためにプロジェクトでなにができるか」「高い成果を出すためにできることはなにか」など、一人ひとりの仕事に対する当事者意識が、プロジェクトの成功につながります。
当事者意識を芽生えさせるために、適切な裁量をもたせる、意見を尊重するなどのマネジメントもおこないましょう。
コミュニケーションの場をつくる
定期的にメンバー内で話しあう場を設け、進捗状況を共有したり、気づきや反省を共有したりなど、コミュニケーションの活性化をはかりましょう。
コミュニケーションの場を設けることで、ほかのメンバーの話を聞いて、自分の業務改善に活かすなどの、主体的な行動を期待することができます。
また、ほかのメンバーと比べて、自分の進捗が遅くなっていることに気がつき、調整しようとするなど、進捗状況の足並みを揃えることにもつながるでしょう。
プロジェクト管理ツールを導入する
プロジェクト管理ツールを導入することで、進捗状況の共有が簡単におこなえます。
メンバーそれぞれが、ツールを使用して進捗報告をおこなうと、進捗状況の可視化ができるため、リーダーのスケジュール把握が容易になるでしょう。
また、進捗状況が可視化できると、一目で進捗状況が把握できるため、円滑な業務遂行の実現にもつながります。
失敗事例を活かしてプロジェクトを成功させよう
プロジェクトを成功させるポイントや、陥りやすい失敗事例を知ることで、円滑なプロジェクト進行が可能になります。
定められた期間内に、プロジェクトを成功させるためには、こまめな情報共有や、進捗管理が必要不可欠です。
特に、進捗報告を怠ってしまうと、期限が設けられているプロジェクトの遂行には、致命的な欠陥となるため注意しましょう。
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