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プロジェクトとは？正しい意味やタスクとの違い・成功するポイントを解説
目次
プロジェクトとは、定められた期間内に、目標を達成することを求められる業務です。
「プロジェクト」という言葉の意味を正しく認識できている方は、実は少ないかもしれません。
プロジェクトの意味や定義、成功させるためのポイントについて解説します。
プロジェクトの正しい意味・定義
プロジェクトとは、特定の目的を達成するためや、新しい事業・業務などを成功させるためにおこなう業務のことで、明確な期限が定められていることが、定義としてあげられます。
また、プロジェクトの成功とは、定められた期間内に目標を達成することを指すため、厳格なスケジュール管理や進捗管理が必須になります。
特定の目的を達成するための業務でも、期限の設定がない場合は、プロジェクトの定義とは合致しないため、プロジェクトとは呼ばれない点に注意が必要です。
プロジェクトと類語の違い
プロジェクトと混同しやすい言葉として、「タスク」「プロダクト」「プロジェクトマネジメント」などがあげられます。
プロジェクトと、それぞれの言葉の違いを確認していきましょう。
タスクとの違い
タスクとプロジェクトとの違いは、業務の規模感の違いにあります。
プロジェクトは、特定の目的を達成するための一連の業務全体を指しますが、タスクはその業務ひとつひとつを指します。
たとえば「新入社員を育成する」というプロジェクトは、「育成プログラムをつくる」「育成担当者を決める」「新入社員に告知する」というタスクで構成されているということです。
プロダクトとの違い
プロダクトは、「製品・成果物」という意味をもつ言葉で、企業が顧客に提供する商品やサービスを指すことが多いです。
あるプロダクトを作りあげることを目的に、プロジェクトが作成されるため、プロジェクトが最終的に作りあげる製品やサービスをプロダクトと呼ぶことが可能です。
たとえば「Chatwork」というプロダクトを作成することを目的に、「Chatwork作成プロジェクト」が立ちあげられるということです。
プロジェクトマネジメントとの違い
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを円滑に進めるために、「ヒト・モノ・カネ」を適切に調整することを指す言葉です。
通常のマネジメントは、期間が定められていない通常業務において「ヒト・モノ・カネ」を管理することを指します。
一方でプロジェクトマネジメントは、期限設定がされているため、通常のマネジメントよりも、高いスケジュール管理能力と、問題解決能力が求められます。
プロジェクトを成功させるためのポイント
プロジェクトを成功させるためには、以下の5つのポイントをおさせることが大切です。
- 目的・ゴールを明確にする
- 計画を立てる
- プロジェクトマネジメントをおこなう
- チームワークを大切にする
- 当事者意識をもつ
プロジェクトを成功させるための5つのポイントについて、それぞれ詳しくみていきましょう。
ポイント（1）：目的・ゴールを明確にする
プロジェクトをはじめる前に、プロジェクトの目的はなにか、なにを達成したら成功とするのかなど、プロジェクトの最終目標を明確にしましょう。
プロジェクトメンバーそれぞれが、高い成果をあげるためには、プロジェクトの目標やビジョンの共通認識を、メンバー全員がもっていることが大切です。
全員が共通認識をもっていると、メンバーのひとりが業務に迷ったときや、つまずいたときにも、ほかのメンバーがフォローができるため、円滑な遂行につながりやすいです。
業務中の話しあいにおいても認識のずれが生まれないため、スムーズに進めることが可能となり、成果物のクオリティもあがるでしょう。
ポイント（2）：計画を立てる
プロジェクトの目的・ゴールを定めたら、次に具体的な各工程をどのようなスケジュールでおこなうかの計画を立てましょう。
計画をたてる際は、「何日の何時ごろまでにこの工程を終える」など、具体的なスケジュールであるほど目標達成率が高くなります。
それぞれのタスクに、タイトすぎる期日を設定してしまうと、ずれが生じ、期限内の達成が難しくなる可能性もあるため、難易度が高く、完了に時間がかかりそうなタスクはバッファを設けるなど、ひとつひとつの工数も慎重に確認することが重要です。
ポイント（3）：プロジェクトマネジメントをおこなう
定められた期限内にプロジェクトを成功させるために、プロジェクトマネジメントをおこないましょう。
プロジェクトマネジメントは、スケジュールに沿った進捗管理をおこなう「タイムマネジメント能力」が極めて重要です。
また、トラブルが発生した際には、迅速に判断をくだし、事態が大きくなる前に収拾するなど、問題解決能力や意思決定力も、プロジェクトマネジメントには欠かせない要素です。
ポイント（4）：チームワークを大切にする
プロジェクトを成功させるためには、チームワークも欠かせない要素です。
複数人の力を出しあうことで、個人で業務をおこなうよりも大きな成果を生み出すことができるでしょう。
業務の進捗状況や、反省点や気づき、改善点などを積極的に話しあい、定期的にアウトプットできる場を設けるとよいでしょう。
ほかのメンバーの意見を聞くことで、自身の気づきを得られるとともに、コミュニケーションをとることで、チーム全体の士気が高まることにもつながります。
チームの士気が高まれば、お互いに助けあう姿勢が生まれ、コミュニケーションも活発になるため、抜け漏れのない情報伝達につながり、業務が円滑に遂行できるでしょう。
ポイント（5）：当事者意識をもつ
一人ひとりの主体的なとりくみや頑張りが、プロジェクトの成功やクオリティに大きく反映するため、メンバー全員が当事者意識をもちながら、業務にとりくむことが大切です。
当事者意識をもつことで、プロジェクトの成功が企業にどのような影響を及ぼすのか、今後の業務に活かせることはあるかなどを考え、強い責任感で業務をおこなえるようになります。
また、広い視点や高い視座で物事を見られるようになると、自分がプロジェクトに貢献できることを探し、実践するなど、主体的な行動も増えるでしょう。
プロジェクトが失敗する原因
プロジェクトが円滑に進まない原因を把握できると、注意して進めることができるでしょう。
プロジェクトが失敗してしまう原因を見ていきましょう。
目的やゴールが明確になっていない
目的やゴールが明確になっていないと、「トラブル時の対応に困惑する」「工程ごとのスケジュール計画が立てられない」などの問題が起こります。
プロジェクトの指針となるゴールの共通認識ができていないと、工程でつまずいてしまったとき、なにを参考に改善すればよいかを判断できません。
プロジェクトのゴールや目的の共通認識が、プロジェクトメンバー全員に浸透していれば、トラブルが起こった際の対処方法を自主的に考えることができるため、必ず共有をおこないましょう。
また、プロジェクトのゴールが決まっていないと、スケジュールや計画を立てることができません。
詳細な工程計画が立てられていないと、スケジュール管理がうまく機能せず、プロジェクトが失敗に終わる可能性が高いです。
プロジェクトを開始する前に、詳細な計画を立て、プロジェクトの成功率を高めましょう。
スケジュールをタイトにしすぎている
スケジュールをタイトにしすぎてしまうことも、プロジェクトが失敗する一因です。
たとえば、トラブルやミスコミュニケーションが起こり、通常どおりタスクが進まなかった場合、当初立てたスケジュールでは時間が足りず、最終的に目標を達成できなくなるなど、失敗の原因になりやすいです。
計画の段階で、各工程やタスクの中身まで詳細に確認し、工数をきちんと推測する、また各工程に起こりうるトラブルを確認しましょう。
起こりうるトラブルを想定できていれば、対処法や対処にかかる時間を考慮したうえでのバッファを設けたスケジュールが設計できます。
さまざまな観点からリスクヘッジをおこなったうえで、現実的なスケジュール計画を立てることが重要です。
コミュニケーション不足
プロジェクトメンバー同士のコミュニケーション不足も、プロジェクトが滞る原因になります。
コミュニケーション不足になると、メンバー同士の進捗状況や業務遂行の把握がおろそかになるため、スケジュールどおりに実行が進まず、成果物のクオリティが下がる危険性があります。
プロジェクトのリーダーが中心となって、情報共有の場や、適度な雑談の機会を定期的に設けることも、プロジェクト成功の鍵になります。
コミュニケーション活性化でプロジェクトを成功させましょう
期限内の目標達成を求められるプロジェクトで、確実な成果を収めるためには、迅速で頻繁な情報共有や、積極的なコミュニケーションが不可欠です。
ビジネスチャット「Chatwork」は、会話のようにスピーディーなコミュニケーションが可能になるため、プロジェクトのような、頻繁なコミュニケーションが必要とされる業務に適したビジネスツールです。
チャット機能以外にも、タスク管理機能を活用することで、業務の進捗状況もすぐに確認できるため、テレワークなどで、離れた場所にメンバーがいる際にも、円滑な業務遂行が可能です。
プロジェクトを成功させるために「Chatwork」の利用をぜひご検討ください。
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