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SOP（標準作業手順書）とは？マニュアルとの違いや作成手順のポイントを解説
目次
SOPとは、製品の仕様や作業手順を文章にまとめたものです。
標準作業手順書とも呼ばれており、作成によって業務効率化や教育時間を削減できるメリットがあります。
初心者が見てもわかりやすいように、簡潔に画像などを挿入して作成することが大切です。
SOPのメリットや作成手順のコツ、ポイントを解説します。
SOP（標準作業手順書）とは？
SOP（Standard Operating Procedures）とは、製品の仕様や作業手順を文章にまとめたものです。
SOPは標準作業手順書と呼ばれており、製品の品質を一定の水準に保つ役割を担います。
主に製造業界や医療業界に関わる現場で作成されている内容です。
SOPをもとに製造することで、人によって作業手順が変わってしまう状況を予防できます。
SOPとマニュアルの違い
マニュアルは、作業手順やノウハウ、注意事項など、作業に関わる広範囲の内容を含みます。
一方、SOPは、作業手順を中心に狭い範囲をまとめた内容です。
作業全体をまとめた内容をマニュアルと呼び、作業手順に絞って作成された内容をSOPと呼ぶ違いがあります。
SOPを作成するメリット
SOPには、業務効率化や教育時間の削減など、業務全体の質を向上させる効果があります。
SOPを作成するメリットの詳細を見ていきましょう。
属人化の対策にできる
業務を属人化させないことで、社員のノウハウを社内全体で共有して蓄積できるメリットがあります。
また、SOPがあると社員によって作業手順が変わってしまう状況を予防できるでしょう。
担当者が不在のときでも、誰でも対応できる体制を整えられるため、属人化も防ぐことができます。
業務効率・安全性を向上できる
SOPは作業手順の詳細が書かれているため、教えてもらった内容を忘れた場合でも、すぐに振り返られるメリットがあります。
思い込みで作業を進めてミスが起きる状況を予防できるでしょう。
製造現場では、危険をともなう作業にとりくむことがあるため、作業手順を守ることは社員の安全を守る行動にもつながります。
教育時間を削減できる
ベテランの社員が退職した場合でも、SOPがあると効率よくノウハウを伝承できます。
また、新入社員が入社した場合も、SOPを使って作業手順の概要を伝えられるので、社員ひとりひとりに引き継ぐ時間を短縮できるでしょう。
教育時間を削減できると、社員の教育にかかる費用や手間のコストを削減する効果も期待できます。
SOPの作成手順
SOPの作成手順について見ていきましょう。
作業手順を整理する
SOPに載せる作業手順について、作成する優先順位を決めて整理しましょう。
たとえば、作業工程が複雑な部分、業務が属人化している部分など、現場の重要な課題を優先的に解消していきます。
現場の社員全体から意見を聞きながら、現場の課題を洗い出してSOPに反映させましょう。
フォーマット・使用者を決める
SOPを作成するときは、社内でフォーマットやテンプレートを決めておきましょう。
社内全体でデザインや作り方を統一できて、必要事項の記入漏れをなくすことができます。
フォーマットの一例は、下記のとおりです。
- ステップ式：作業手順を箇条書きでまとめる方法
- フローチャート式：作業手順をチャート式で視覚的にまとめる方法
作業手順ごとに簡潔にまとめる
SOPを作成するときは、作業手順をひとつずつまとめていくことが重要です。
初心者が見てもわかるように作成することで、使用者が疑問点を残さずに、作業にとりくみやすくなります。
「書かなくても理解できるはず」という視点ではなく、作業手順の詳細まで丁寧に載せるようにしましょう。
運用体制を整える
SOPを運用するには、社員に運用の目的や方法を教育する機会を設ける必要があります。
また、SOPの作成内容は、最新の情報に随時更新することも大切です。
SOPを作成したまま放置しないように、社内で期限を決めて、定期的に確認する体制を整えましょう。
SOPの作成の悪い例
SOPの内容は、文字数や専門用語が多すぎると、読みとるのに時間がかかります。
使用者がSOPの内容を理解できなくなり、先輩社員に再度聞き直す手間が発生するでしょう。
業務効率が下がってしまい、SOPを作成しても効果が発揮できなくなります。
SOPを作成するときのコツ・ポイント
SOPを作成するときは、簡潔でわかりやすい内容にしましょう。
SOPを作成するときのコツを見ていきましょう。
画像・図を挿入して読みやすくする
SOPの作業手順は、手順ごとに画像を載せるとイメージしやすくなります。
ほかにも、図や表、チャートを挿入するなど、視覚的に理解できるように作成することがポイントです。
説明文は簡潔に要点をまとめることで、SOPを読むための時間を最小限にできます。
ツールを活用する
SOPには、動画作成やナレッジの蓄積ができるツールを活用する方法がおすすめです。
誰でも簡単に操作しやすいだけでなく、社内全体でツールを活用できて、SOPの運営体制を整えやすいメリットがあります。
SOPの運用や最新情報の更新に対応しやすくなるので、運営体制の効率化を図りたいときはツールを活用してみましょう。
社内共有や更新を欠かさない
SOPの運用体制を継続するためにも、社員全体にSOPの効果や目的を共有しておくことが大切です。
また、SOPの作成後は、運用に関する効果が出ているのか、定期的に評価する機会を設けましょう。
SOPを最新情報に更新した際は、現場全体に向けて共有することで、古い内容を使ってしまう状況を避けられます。
SOPは業務効率化や教育時間の削減に重要
SOPを作成することで、作業手順を理解するまでの時間を短縮する効果が期待できます。
SOPの作成後は、最新情報に更新することで、古い情報を残さずにアップデートすることを意識しましょう。
SOPの更新情報を社内に伝えるときは、ビジネスチャット「Chatwork」の活用がおすすめです。
グループチャット機能を使うと、特定のグループに向けてSOPの最新情報を一斉送信できるため、情報共有の手間を省けるメリットがあります。
社内の情報共有を効率化させるためにも、ぜひ「Chatwork」をご活用ください。
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