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ビジネスプロセスとは？重要性やメリットを具体例つきでわかりやすく解説
目次
「ビジネスプロセス」はしばしば耳にすることのある言葉ですが、本来の意味をご存知でしょうか。
ビジネスプロセスとは、企業において目的や成果を達成するために、組織内でおこなわれる一連の活動やタスクのことを指します。
ビジネスプロセスの効率化や最適化により企業の競争力を高めることが可能なため、企業では日々プロセスの可視化や分析、改善がおこなわれています。
本記事では、ビジネスプロセスの概要や重要性、メリットを、具体例を交えながら解説します。
ビジネスプロセスとは
「ビジネスプロセス」とは、商品を顧客に提供するまでの一連の工程のことを指す言葉です。
日、あるいは月ごとといった、定期的に繰り返される業務のことを指していわれることが多く、たとえば、メーカーのビジネスプロセスであれば、製品を作るための材料調達の段階から出荷されるまでの段階のことを指します。
具体的なプロセスとしては、材料調達をした後に、製品作成、製品の検品、梱包、出荷という流れを辿るでしょう。
また、大枠のビジネスプロセスが特定できれば、ある一部分の材料調達工程の、一連の作業工程（ビジネスプロセス）も詳細に明らかにすることもできます。
たとえば、材料調達の業務では、さらに細かく、仕入れ先に納品日の確認をする、発注書を作成して送付する、製品を受け入れるなどとわけられるでしょう。
このようにビジネスプロセスでは、業務の一連の流れを明らかにすることができ、それによって企業にさまざまなメリットをもたらします。
ビジネスプロセスの重要性
フローごとの担当者が、 担当前後のタスクの関連性や、また自分がサービスを提供するまでのどの部分を担っているのかを確認することによって、担当業務の位置づけを俯瞰的に見られるようになります。
そうすると、業務改善がしやすくなったり、関係者との業務上のコミュニケーションが円滑に取りやすくなったりと、業務の生産性が高まり質の高い業務遂行を実現することができます。
また、社員全員が共通のビジネスプロセスを確認できることで、仕事内容の認識に齟齬がなくなり、全員が業務に対して同じ認識や意識をもって仕事を進められるでしょう。
ビジネスプロセスのメリット
ビジネスプロセスを明らかにすると、業務がスムーズに進められ、以下のようなよい影響をもたらします。
- 業務改善がしやすくなる
- 品質の安定につながる
- 業務の属人化を防げる
ここでは、ビジネスプロセスを明確にするメリットについてみていきましょう。
業務改善がしやすくなる
ビジネスプロセスを細かく可視化すると、 現状を分析できるため業務改善がしやすくなります。
一連の作業を終えるまでの各タスクについて、作業時間や利益率、 重要性などさまざまな観点から洗いざらい現状を書き出すと、改善すべき点が明らかになるでしょう。
たとえば、 複数のデータの整合性を確かめる業務を人為的におこなっているとしたら、ミスが起こる可能性があります。
ツールを使って自動的に終わらせることができれば、ミスがなくなるとともに、大幅な時間削減になり、また担当者にかかる精神的な負担を減らすことができるでしょう。
これらの問題を一つひとつ解消していくことで、大きな業務改善につながります。
品質の安定につながる
業務に関わる社員全員が工程をくまなく確認できるようになるため、品質の安定につながります。
社員全員に業務フローを提示すると、各タスクをおこなううえで注意する点や、間違えやすいポイントなどを把握したり、業務効率をあげる方法などの意見を出し合ったりして、最もよい方法を模索することができます。
そして、最適な作業方法を編み出してからマニュアルを整備すれば、全員がそれにしたがって作業ができるため、誰が作業をおこなっても安定して高品質な商品・サービス提供が実現できるでしょう。
業務の属人化を防げる
業務フローを担当者以外の人が知ることとなり業務の属人化を防げます。
特定の業務を専門の担当者しかこなせないと、その人が急に欠勤した際に遂行できる人がいなくなってしまいます。
よって、担当者に精神的なプレッシャーがかかりやすく、また企業も特定の人材にその仕事を固着させてしまうでしょう。
ビジネスプロセスと混同しやすい言葉
ビジネスプロセスは、ビジネスモデル、業務プロセスなどと混同されやすいですが、意味の違いがあります。
それぞれの言葉の意味についてみていきましょう。
ビジネスモデル
ビジネスモデルとは、 商品やサービスを提供する事業を生み出し、その対価として利益を生み出すためのメカニズムのことです。
一方、ビジネスプロセスは、利益を生み出す商品・サービスを提供するための一連の作業工程のことを指します。
利益を生み出すメカニズムのビジネスモデルが確立されてから、ビジネスプロセスは明らかになるものであるため、ビジネスモデルができてからビジネスプロセスが作られます。
ビジネスモデルは「0から1を生み出す方法」であり、ビジネスプロセスは「作りあげられたモデルから、業務工程を考えることによって効率化し、最適化するフェーズ」であるといえるでしょう。
業務プロセス
業務プロセスとは、商品が作られる一連の流れでなく個人に割り当てられた業務フローのことです。
ビジネスプロセスとは、個人単位でなくその商品やサービスが作られるための作業工程であり、そのプロセスには多くの人が関わっています。
ビジネスプロセスの具体例
複数の業界のビジネスプロセスを見ることによって、自社のビジネスプロセスを明らかにする際の参考となるでしょう。
ここでは、ビジネスプロセスの具体例についてみていきましょう。
卸売業
卸売業の受発注業務です。
得意先から注文を受けてから、製品を準備して発送後、代金を受け取るまでの流れを紹介します。
- 得意先から注文を受注する
- 社内在庫を確認する（社内に在庫がなければ、仕入れ先に注文書を発行し、発注する。）
- 得意先にいつまでに納品できるかについて納期回答をする
- 製品を発送する
- 請求書を発行し、発送する。代金を受け取る
飲食業
飲食業での顧客から注文を受けてから、サービスを提供し、代金を受け取るまでの流れを紹介します。
- Webサイトまたは電話などによって顧客から予約を受け取る
- 日程を確認し、予約を確定させる
- 顧客の予約内容に合わせた材料調達
- 料理の仕込みと調理
- 顧客が当日に来店
- 料理（サービス）の提供
- 顧客から代金を受け取る
ビジネスコミュニケーションには「Chatwork」
ビジネスプロセスを明らかにすることによって、品質の安定を図ることができたり、また業務の属人化を防ぐことができたりします。
社員全員がビジネスプロセスの共通認識をもつことができれば、業務遂行の意思疎通が取りやすくなるため社内のコミュニケーションも活発化すると考えられます。
コミュニケーションが活発化すれば業務提案や改善案の意見を出しながら、よりよい経営を目指せるでしょう。
顔の見えない相手と頻繁にかつ素早くやりとりをしたい方にビジネスコミュニケーションの「Chatwork」が便利です。
テキストコミュニケーションのみならず音声・ビデオ通話を実施できたり、また、リアクション機能でテキストを確認したことを素早く意思表示できたりします。
また、メンバーを招待したら、すぐに複数人でグループチャットを開始できます。
たとえば、ビジネスプロセスの工程ごとにグループを作ることで、メンバー全員に必要な情報をすぐに周知できたり、業務改善のアイデア出しをおこなったりすることも可能です。
工夫次第でさまざまな使い方ができるため、円滑な業務遂行が可能となるでしょう。
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