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仕事が早い人の10つの特徴！早くなるコツや遅い人の特徴も紹介
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目次
同じような仕事を担当していても、人によって仕事を完遂するまでに要する時間は異なります。
仕事が早い人と遅い人には、どのような違いがあるのでしょうか。
周囲よりも仕事を早く終えられる人は、社内外からの評価も高まります。
仕事が早い人の特徴や、仕事を早く終えるための方法をお伝えします。
仕事が早いとはどういうことか
一般的に、仕事が早いとは、任せられた業務をスピーディーに完遂することを指します。
単に早ければよいわけではなく、成果物のクオリティーも保っていなければなりません。
仕事が早い人は、経験や知識、仕事の進め方の工夫によって効率化を図り、成果を出しています。
結果的に、生産性の向上にもつながっているといえるでしょう。
仕事と作業は何が違うのか
仕事と似た言葉に作業がありますが、仕事と作業は異なります。
作業は、ある程度手順が決まっている単純なタスクを指します。
誰が担当したとしても、同様の結果が出るのが特徴です。
一方、仕事は、目的や目標を達成するためにおこなう活動を指し、おこなう人によって手順や方法が異なります。
作業に比べると、意思決定や育成など高い能力が求められるという特徴があります。
仕事の早さと頭の回転の速さは関係があるのか
仕事が早いからといって、必ずしも頭の回転が早いとは限りません。
たとえば、タスクの優先順位を決めるなど、仕事の進め方を工夫することで、仕事を効率よく完遂することができます。
経験を積むことで、効率化のコツがよりつかみやすくなるでしょう。
また、上手に周囲の人からの協力を得ることも、仕事を早く終えるためには必要です。
仕事のスピードを上げるためには、経験値や業務効率化の工夫、コミュニケーション能力なども重要といえるでしょう。
仕事が早い人の10の特徴
ここからは、仕事が早い人の特徴を解説します。
仕事をするうえで参考にしてください。
ゴールを定めて行動計画を立てている
仕事が早い人は、やみくもに仕事に取り掛かるのではなく、最初にゴールを定めてから取り掛かる傾向があります。
ゴールに最短でたどり着くために、行動計画の立案を重視しているのです。
行動計画を立てると、その日にすべき業務が明確になり、集中して取り組めるでしょう。
作業環境が整理整頓されている
日頃から作業環境を整えていることも、仕事が早い人に多く見られる傾向です。
業務に必要な資料や道具の置き場所が定まっているため、探し物に時間をかけずに済みます。
ほかの人に業務を頼む際も、資料やマニュアルの場所が明確なので指示を出しやすく、時間の無駄が生じません。
作業に優先順位を付けている
作業に優先順位を付けることで、効率的に仕事を進められます。
緊急度や重要度が高い作業から手を付け終わらせれば、成果にもつながりやすく、ほかの人の作業も円滑に進むでしょう。
時間に余裕を持っている
仕事が早い人は、締切や納期よりも前に作業を完了できるように段取りを組み、時間に余裕を持って取り組みます。
余裕のあるスケジュールで作業を進めていれば、突発的なトラブルが生じても問題なく対応できるうえ、締切や納期に遅れることもありません。
時間に余裕を持つことで、提出前に成果物をチェックする時間が確保でき、品質の向上にもつなげられます。
各タスクの関連性を理解している
迅速に仕事をおこなう人は、自分が抱えているタスクだけではなく、チームや他部署のメンバーのタスクにも目を配り、予期せぬトラブルにも備えています。
いくら自分がスケジュールどおりにタスクを進めても、ほかのメンバーのタスクが滞れば、自分のタスクにも影響が及ぶ可能性があります。
周囲の状況を把握しつつ、必要に応じて適切に介入してスケジュールの遅れを防止しているのです。
＞チームで使えるタスク管理ツールの選び方に関する記事はこちら
作業工程を効率化している
仕事が早い人は、システムを導入して業務を自動化するなど、作業工程の工夫によって効率的に作業を進めています。
仮にやり方が決められていても、ほかによいやり方がないか模索し、工夫を重ねます。
工夫の積み重ねにより、作業スピードの向上を実現しているのです。
周囲の協力を仰いでいる
仕事が早い人は自分一人で仕事を抱え込まず、周囲に協力を求め、計画どおりに仕事を終わらせます。
作業内容によっては、自分よりもほかのメンバーのほうが適任というケースもあるでしょう。
得意な人の協力を得ることで、質を保ちながらスピーディーに仕事を進めることができます。
積極的に質問している
作業を進める際に不明点があった場合、仕事が早い人は積極的に質問をします。
不明点をそのままにして作業を進めてしまうと、発注者との認識のズレからやり直しが発生し、仕事に遅れが生じるかもしれません。
不明点が生じた段階ですぐに質問することが大切です。
また、仕事のやり方についても、自分の考えに固執しません。
周囲のアドバイスを取り入れ経験を参考にし、さらなる効率化を図っています。
決断が早い
決断が求められる場面では、迅速に意思決定をおこないます。
そのためにも、意思決定に必要な情報はすぐに収集し、判断に誤りがあったとわかれば、迅速に原因を究明し、新たな手を打つ姿勢を持っています。
完璧主義でない
必ずしも完璧を求められていない場面では、100%の成果を目指しません。
完璧を目指して業務に取り組むと、質は高まる反面、スピードは落ちてしまいます。
仕事が早い人は、担当する業務の目的を踏まえつつ、スピードと質のバランスを考慮しながら成果を出します。
仕事が遅い人の5つの特徴
仕事が遅い人には、5つの特徴があります。
特徴について具体的に解説するので、ご一読ください。
優先順位を把握していない
仕事が遅い人は、自分が任された作業の優先順位を理解していません。
したがって、緊急度や重要度が低い作業に着手し、本来取り掛からなければならない仕事を後回しにしてしまうケースも見られます。
自分の作業が終わらないために周囲に迷惑をかけ、周囲から信頼を失ってしまう場合もあります。
先延ばしの癖がある
自分が苦手な作業や、やりたくない作業を後回しにするのも、仕事が遅い人の特徴です。
やりたくない作業が残っていると、モチベーションが低下し、作業効率にも響きます。
場合によっては、後工程にも影響を与え、全体のスケジュールが遅れる可能性もあります。
コミュニケーションが不足している
仕事が遅い人は、周囲と十分なコミュニケーションをとっていない場合があります。
そのため、仮に作業中にトラブルが生じても周囲から助けが得られず、作業が遅れてしまいます。
加えて、業務の進め方について周囲からアドバイスをもらえず、効率化が図れません。
こだわりが強い
仕事が遅い人は、仕事の進め方に強いこだわりを持っています。
そのため周囲の状況に合わせた柔軟な対応ができず、作業に時間がかかりがちです。
さらに、100%を目指し、細部までこだわった結果、締切や納期に遅れてしまうケースもよくあります。
計画性がない
あらかじめ行動計画を立てずに業務に着手するので、進捗管理ができず、スケジュールに遅れが生じる場合があります。
事前に計画を立ててスケジュール調整をしないと、無駄な時間が生じてしまう可能性が高まるでしょう。
仕事が早い人と遅い人は何が違うのか
仕事が早い人と遅い人では、仕事の進め方に大きな違いがあります。
代表的な違いをご紹介するので、参考にしてください。
コミュニケーションがとれているか否か
仕事が早い人と遅い人の違いとして挙げられるのが、コミュニケーションの量です。
仕事が早い人は、日頃から周囲と密にコミュニケーションを取り、報連相を欠かしません。判断に迷う事態に直面しても、すぐに相談できます。
一方、仕事が遅い人は、周囲とあまりコミュニケーションを取っていないうえ、報連相をないがしろにする傾向があります。
情報を共有していないために行き違いが発生し、本来であれば防げたはずのトラブルが起きてしまうケースもあるでしょう。
目的を明確に理解しているか否か
仕事には必ず目的がありますが、仕事が遅い人は目的を明確に理解していません。
したがって、目的から外れた行動をとるなどして、時間をロスしてしまう場合があります。
それに対し仕事が早い人は、目的を明確に理解しています。
目的に沿った行動をとれるので、時間を無駄にしません。
作業環境が整っているか否か
作業環境も、仕事のスピードを決定するうえで重要です。
パソコンのデスクトップに乱雑にアイコンが並んでいれば、必要なファイルを見つけるのに時間がかかります。
作業に必要な道具の定位置が決まっていなければ、道具が見つかるまで作業を開始できないでしょう。
仕事が早い人ほど、日頃から整理整頓を心がけています。
仕事が早い人になるためのポイント
コツをつかめば仕事のスピードを上げることが可能です。
すぐに実践できるポイントをお伝えするので、日々の仕事に取り入れてください。
優先順位を決める
複数の仕事を抱えている場合は、仕事の優先順位を決めましょう。
優先順位は、緊急度と重要度をもとに判断します。
判断をもとにToDoリストを作成して順番に着手します。
あらかじめ優先順位を決めておけば、着手する順番に悩まずに済み、時間を節約できるでしょう。
仕事ができる人からノウハウを吸収する
自分よりも仕事ができる人から、効率化の工夫を学びましょう。
優先順位の付け方や行動計画の立案方法などを聞き、実践することで、効率化が図れます。
仕事の進め方で実際に悩んでいる事柄があれば、相談してみましょう。
有益なアドバイスや解決につながるヒントをもらえるかもしれません。
前日に準備を終わらせる
出社したらスムーズに仕事に着手できるように、前日に準備をしておきましょう。
打ち合わせがある場合は、必要な資料や備品を用意しておきます。
もし資料や備品に不足や不備があっても、前日に気づければ、慌てずに対応できます。
対応できる範囲でタスクを調整する
自分が抱えているタスクが多い場合は、上司に相談し、業務量を見直しましょう。
業務が多すぎると、納期に遅れたり、ひとつひとつの仕事の品質が低下したりする恐れがあります。
さらにモチベーションが低下すれば、生産性も下がってしまいます。
いざという時に上司に相談できるように、日頃から自分が対応できる業務量を把握しておきましょう。
完璧主義を避ける
仕事を完璧におこなおうとすると、多くの時間が必要になります。
時間をかけて100%に仕上げるよりも、たとえ80%でも迅速に仕上げることが要求される仕事もあります。
要求されるレベルに合った仕上がりを目指し、完璧主義は避けましょう。
オンとオフを明確に分ける
モチベーションを保ちつつ、集中して仕事に取り組むには、十分な休息やリフレッシュが必要です。
そのためにも、オンとオフを明確に分け、オフにはしっかりと休みましょう。
適宜休憩を取れば、集中力を切らさずに仕事に取り組めます。
周囲と連携し協力する
効率的に仕事を進めるうえで、周囲との連携は必要不可欠です。
同じチームのメンバーと業務量や進捗を共有し、ボトルネックがあれば解消しましょう。
連携できる環境づくりには、普段のコミュニケーションが重要です。
報連相を欠かさず、協力できる場面があれば協力するようにしましょう。
ショートカットキー等の効率的なツールの使い方を習得する
効率化にはツールの活用が有効です。
パソコン作業が多い職場の場合、ショートカットキーの使い方を覚えれば、作業効率が上がるでしょう。
使う頻度が高い単語を辞書登録すれば、文書作成のスピードが上がります。
ツールの活用は効率化だけではなく、人的ミスの削減も期待できるので、積極的に取り入れましょう。
簡単な仕事から取り掛かる
複数の仕事を抱えているケースでは、簡単な仕事から着手するのもおすすめです。
簡単な仕事は着手のハードルが低いうえ、すぐに終わるので達成感を覚えられます。
高いモチベーションを保ったまま次の仕事に取り組めるため、効率的に仕事を進められます。
業務の効率化にChatwork
仕事を早く終わらせることができれば、社内外での評価が高まり、信頼も得られます。
時間外労働を減らし、プライベートの時間も確保できるでしょう。
そのためにも業務の効率化は欠かせません。
業務効率化において、力強い味方となってくれるのがChatworkです。
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