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職場の進捗会議は無駄？本来の目的や特徴・効率化する方法5選も徹底解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
進捗会議とは、業務の進捗や状況、予測される遅延やリカバリー方法などを共有する会議です。
なかには進捗会議に対して、「メールで報告すればよい」「わざわざ集まる必要がない」と考えている人もいるのではないでしょうか。
本記事では、進捗会議の本来の目的や、進捗会議を効率的に開催する方法などを解説します。
よりよい進捗会議の開催に、ぜひお役立てください。
進捗会議の本当の目的とは？
進捗会議の目的は「プロジェクトを円滑に進めること」です。
進捗会議とは、その名のとおり、プロジェクトの進み具合を関係者間で共有するための会議です。
具体的には、「前回の会議以降に進めた作業」「これから取り組む予定の作業」「工程で発生している課題」「予想される遅延」「作業や担当の変更点」などを報告し合います。
プロジェクトでは、1人の作業状況が全体に影響するため、作業の遅れが見込まれるときには早期に人員配置やスケジュールの見直しが求められます。
進捗会議で問題を早期に発見・共有すれば、大きなトラブルに発展する前に対処することができます。
無駄な進捗会議の特徴｜「嫌い・いらない・辛い」から見える本質
参加者が「無駄だ」と感じる進捗会議に共通した特徴として、次の5つが挙げられます。
- 会議を開催する目的が曖昧
- 会議の進め方が雑
- 会議の内容が変わらない
- 会議時間が長い
- 会議の頻度が高い
こうした進捗会議が続くと、参加者は「嫌い」「いらない」「参加するのがつらい」と感じ、仕事へのモチベーション低下にもつながります。
それぞれの特徴について、具体的に解説します。
特徴①｜会議の「目的」が曖曖すぎる
進捗会議の目的が曖昧だと、参加者は「ただ参加しているだけ」の状態になってしまいます。
会議の目的が明確であれば、参加者は事前に資料を読み込んだりデータを把握したりできますが、目的がわからないままでは準備もできず、会議の効率は低下する一方です。
特徴②｜会議の「進め方」が粗雑すぎる
行き当たりばったりで進捗会議を進めると、本来共有すべき事柄が抜け落ちたり、結論が出ないまま会議が終わってしまったりします。
議題が複数あるにもかかわらず、最初の議題に時間をかけすぎてすべての議題を扱えなくなるケースや、予定になかった議題が急に持ち出され、会議が長引くケースもあります。
また、進捗の共有が会議の主な目的だったはずが、いつの間にか改善策の検討にまで話が広がるなど、目的から逸脱するケースも見られます。
こうした事態は、会議の進め方が適切でないために起こることであり、避けるべき事態といえます。
特徴③｜会議の「内容」が変わらなすぎる
進捗会議は、時代や組織の変化に合わせてアップデートしていく必要があります。
毎回決まった人が進捗を報告するだけでは、ほかのメンバーは「自分はいてもいなくても同じだ」と感じてしまうでしょう。
ITシステムが普及する以前は、対面で進捗を共有する必要がありました。
しかし、ITが普及し従業員のITリテラシーも向上した現代では、多くの情報をITシステム上で共有できます。
にもかかわらず、一昔前の方法で同じような進捗会議をおこなっていると、従業員から不満をもたれる原因となります。
特徴④｜会議の「時間」が長すぎる
進捗会議に必要以上の時間をかけると、参加者の集中力が切れ、会議全体の効率が下がります。
もちろん、議題が多い場合や、緊急の共有事項がある場合は、会議に時間がかかることもあるでしょう。
しかし、本題から逸れた話が続いたり、雑談が多かったりするために長引いている進捗会議は改善が求められます。
特徴⑤｜会議の「頻度」が多すぎる
あまりにも頻繁に進捗会議をおこなうと、報告すべき内容に変化がなくなり、会議の必要性が失われます。
たとえば、週単位・月単位で時間を要する作業に取り組んでいる場合、毎日進捗会議をおこなっても報告内容はほとんど変わりません。
作業工程に合わせて頻度を見直さないと、会議の内容が変わり映えせず、頻度が高いだけで意味のないものになってしまうでしょう。
無駄な進捗会議を効率化する方法5選｜「嫌い・いらない・辛い会議」から脱却するには？
進捗会議を効率化できる方法として、次の5つを紹介します。
- 会議の目的とゴールを明確にする
- 会議の進め方をテンプレート化する
- 会議の内容に変化をつける
- 会議の時間に上限を設ける
- 会議の頻度を見直す
それぞれの方法について解説します。
方法①｜会議の「目的」と「ゴール」を明確にする
進捗会議を開催する前に、必ず目的とゴールを明確にしましょう。
プロジェクトの最終的な目標から逆算して「目標達成のために、この会議で何を決定・共有するべきか」を考え、目的を設定します。
進捗会議を開催する都度、場当たり的に目的を考えていると、会議の方向性にブレが生じるおそれがあります。
常にゴールを念頭に置いて目的を設定し、参加者全員に周知してください。
全員が同じ方向を向いていれば話が脱線しにくくなり、進捗会議が円滑に進みやすくなります。
方法②｜会議の「進め方」をテンプレート化する
進捗会議は定期的におこなうため、誰が進行役になっても同じように進行できるよう、進め方のテンプレートを作成しましょう。
「前回の振り返り」「今後の作業内容」「問題点」など、基本となる議題の順番を決めておけば、内容の抜け漏れを防ぎ、時間を有効活用できます。
また、テンプレート化することによって会議が脱線しにくくなるメリットもあります。
方法③｜会議の「内容」に変化をつける
進捗会議の内容に変わり映えがしないと、参加者はマンネリを感じて仕事への意欲が削がれ、プロジェクトの進行を妨げる要因となることがあります。
若手メンバーに司会を任せる、共有できる情報は事前に共有し、会議では議論に集中するなど、常に進め方や内容を見直しましょう。
進捗会議の効率化に関するアイデアを従業員から募集し、取り入れるのも効果的です。
方法④｜会議の「時間」に上限を設ける
人の集中力には限界があるため、開催前に会議の時間を決めておきましょう。
会議が長引きがちな職場では、1人あたりの発言時間の上限を設定するのも有効です。
一方で、会議が短ければ必ずしもよいわけではありません。
議論が不十分で結論が曖昧になったり、意見を言えないメンバーが不満をため込んだりする可能性もあります。
ファシリテーター（進行役）を立てて、参加者全員が発言できるように配慮してもらうとよいでしょう。
方法⑤｜会議の「頻度」を見直す
会議の適切な頻度は、業務内容や参加者の状況によって異なります。
定期的に会議の頻度を見直してください。
報告内容に変化がないにもかかわらず、高頻度で開催している場合、会議の開催自体が目的となってしまっている可能性があります。
そのため、直接周知する事項がある・進捗に遅れが出ている・スケジュールや担当に変更があったなど、必要なときだけ開催することも検討しましょう。
進捗会議の無駄をなくす「Chatwork（チャットワーク）」の活用術3選
進捗会議の効率化を図るうえで役立つのが、ビジネスチャット「Chatwork」です。
Chatworkを使うと主に以下の3点が実現し、非効率な会議から脱却できます。
- 会議の参加者が事前に目的や内容を共有できる
- 会議を効率化するためのタスクを作成できる
- リモートでも会議に参加できる
具体的な機能とあわせて紹介します。
活用術①｜グループチャット機能で事前に「目的」や「内容」を共有する
Chatworkには、部署やプロジェクトごとにグループを作成し、複数人で同時にコミュニケーションがとれる「グループチャット機能」が搭載されています。
会議の前にグループチャットで目的やアジェンダを伝えれば、参加者は事前準備をしたうえで会議に臨めるため、中身の濃い議論が可能です。
メッセージはグループのメンバー全員がすぐに確認でき、タイムラグや伝達漏れも防げます。
活用術②｜タスク管理機能で「会議効率化のためのタスク」を追加する
Chatworkには、「タスク管理機能」があります。
「会議の進め方を改善する」といったアイデアが出ても、日々の業務に追われて後回しになりがちです。
そのような場合に「会議改善案の検討」とタスクを作成し、担当者と完了期限を設定すれば、実行忘れを防げます。
タスク化によって改善活動が着実に進み、結果的に会議の効率化を図ることができます。
活用術③｜ビデオ通話機能で「リモートでも効率的」に報告する
Chatworkはテキストでのやりとりに加えてビデオ通話機能も搭載しており、離れた場所にいても会議に参加できます。
画面共有機能を使えば、同じ資料を見ながらスムーズに報告や議論を進めることが可能です。
場所を選ばずに会議ができるため、参加者の日程調整がしやすくなり、会議のためだけに出社する必要もなくなるため、業務全体の効率化にもつながります。
「Chatwork（チャットワーク）」を活用して、進捗会議の無駄をゼロに
進捗会議は、プロジェクトの遅れを防ぐうえで重要な役割を果たします。
しかし、会議が長引いて本来の業務に集中できる時間が減れば、生産性は下がってしまいます。
進捗会議をただ漫然とおこなうのではなく、常に問題点を見つけて改善を図り、効率化を目指すことが大切です。
会議の効率化には、Chatworkのようなビジネスチャットの活用が有効です。
参加者への事前共有や、改善策のタスク管理などにツールを役立て、非効率な会議から抜け出しましょう。
Chatworkは無料で試せますので、ぜひ一度その効果を体験してみてはいかがでしょうか。
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