時間管理をする方法と時間管理のコツとは

業務効率化
  • facebookシェアボタン
  • twiterシェアボタン
  • はてなブックマークボタン
  • pocketボタン
AWAY

目次

時間管理は、締め切りのある仕事を進める上で、仕事そのものと同様に重要なものです。特に、難易度の高い仕事や大人数のチームで業務に取り組む場合は、時間管理がうまくいかず締め切りに間に合わなかったという事態が発生しやすくなります。

時間管理について、時間管理の方法と、時間管理を上手におこなうコツを解説します。

時間管理をする4つの方法

時間管理をするためには、明確なステップをふんで進めるようにするとよいでしょう。

タスクを洗い出す

最も大切なのは、業務を進めるために何をいつまでにしなければならないのかを正確に把握することです。やらなければならない作業に抜け漏れがあると、業務全体が立ち行かなくなってしまいます。

どのような作業をしなければならないのか頭の中だけで管理するのではなく、タスク管理ツールや手帳などに見える化するようにしましょう。

特に、長期的なプロジェクトの一部などは、あらかじめタスクを見える化しておかなければ、タスクそのものを忘れてしまうことがあります。

また、複数人で取り組まなければならない作業は、連携のために特に見える化が必要です。

業務の洗い出しをするとききは、会議や顧客とのアポイントなど「日時が決まっている業務」と、資料作成やデスクワークなど「日時が決まっていない業務」の二種類にわけるようにしましょう。

タスクに優先順位をつける

だれが何をいつまでにやるのかという見える化ができたら、それぞれのタスクに優先度をつけるようにしましょう。

優先度をつけずにいると、ついつい得意なものや面白そうな作業から先に着手をしてしまう可能性もあります。結果、急ぎの仕事が結局間に合わない事態が発生しやすくなるかもしれません。

適切に時間管理をするためには、優先順位をつけましょう。優先順位の付け方は、「緊急性」と「重要性」を基準にマトリクス表にすると把握しやすくなります。

緊急度が高い 緊急度が低い
重要度が高い A B
重要度が低い C D

優先度は、各仕事が以下の4つのうちどれに当たるかを考えることで決定できます。Aは最も優先度が高く、Dは最も優先度の低い仕事です。

  • A: 緊急かつ重要。トラブル対応、期限が差し迫った仕事など
  • B: 重要だが緊急でない。将来的な価値につながるような仕事、準備や計画など
  • C:緊急だが重要でない。突発的に依頼された仕事、電話やメールなど
  • D:緊急でも重要でもない。最も優先度が低い仕事、雑用など

一般的に人は緊急度が高いと思われるものに反応しやすい一方、重要度の判断を誤ることがあります。突発的に依頼された仕事など「緊急だが重要でない仕事」に過剰な時間をかけていないか注意しましょう。

管理者は、緊急性と重要性の方針を示したり、優先順位付けに対してフィードバックをしたりするのが望ましいでしょう。

業務ごとに情報を整理する

優先度の判断がついたら、業務ごとに開始日、締切日、目標・目的の情報を整理しましょう。締め切りが決まっているものは、締め切りよりも早めに締切りを設けておくことが基本です。

自分の中でなんとなく締め切りを設けていると、時間管理が難しくなります。「週末まで」「月末まで」というような曖昧な締め切り設定はなるべく避け、「◯月◯日まで」というように明確な設定をしましょう。

また、締め切りを設定し、そこまでに必要な時間を管理できるようにするためには、この段階で業務の遂行に必要な時間を正確に予測することが必要です。

業務をスケジュールに反映させる

最後に自分の使える時間を把握し、業務をスケジュールにあてはめます。時間が足りないと感じた場合は、優先度の低いものを後回しにしましょう。

緻密に計画を立てても、この段階ではあくまで予測にすぎません。「想定より作業に時間がかかった」「急な仕事が舞い込んだ」などスケジュールどおり進まないことが多いでしょう。適宜フォローできるよう、作業進捗はチーム内で共有できるとよいでしょう。

時間管理を上手におこなうコツ

時間管理を上手におこなうためには、実行性が高く無理のないスケジュールを立てることはもちろん、進捗管理をすることも必要です。

それぞれのステップで、時間管理を上手におこなうためのコツを紹介します。

作業時間を記録する

無理のない計画を立てるためには、作業時間を正確に予測できるとよいです。そのためには普段から、何をするためにどれだけ時間がかかったかという記録を積み上げていくようにしましょう。

期間を記録するためには、ストップウォッチではなく、時間管理をするためのツールや記録ソフトを使うとよいでしょう。

余裕を持ったスケジュールを立てる

無理のないスケジュールを立てるためには、万一作業進捗が遅れた場合に遅れを取り戻すためのバッファを設けておくとよいでしょう。

作業時間の予測値と照らして、うまくいかなかった場合の可能性もふまえてスケジューリングするようにしましょう。

作業効率を意識してスケジュールを立てる

スケジュールの内容によっては、同じ作業をしていても効率に影響が出る場合もあります。

たとえば、一般的には午前中にパフォーマンスがあがるといわれています。重要度の高い仕事は午前中におこなうようにするなど、効果的なスケジューリングをするとよいでしょう。

進捗管理を仕組み化する

タスクの進捗を管理したり、チーム内で共有することは重要ですが、時間をかけすぎると本末転倒になってしまいます。進捗管理を効率化できるよう、その方法はあらかじめ明確に決めておきましょう。

たとえば、いつまでにどんな方法で進捗共有をおこなうかが決めていれば、共有の方法に迷ったり、抜け漏れや共有忘れが発生することもありません。

コミュニケーションしやすい雰囲気を作る

進捗共有が大切とはいえ、「遅れている」などというネガティブな報告をすることは躊躇ってしまうことがあるでしょう。心理的な障壁が全体の時間管理をうまくいかなくする原因になってしまいます。

チーム内で適切なコミュニケーションをするために大切なことは信頼関係です。普段から情報共有を活発におこない、適切なタイミングで正しい報告ができるようにしましょう。

タスク管理ツールを利用する

時間管理の精度を上げるためには、正確かつリアルタイムにタスクの進捗を把握することが必要です。

タスク進捗を把握するために開発されたタスク管理ツールを利用することで、紙やエクセルなどで管理するよりも正確に管理ができることがあります。またチーム内での進捗共有も、タスク管理ツールを使うとスムーズです。

時間管理にはビジネスチャットもおすすめ

時間管理をするためには、やらなければならないタスクの内容を洗い出し、優先度をつけたうえでスケジュールを作成しなければなりません。

また、チームで時間管理をおこなう場合には、タスクの進捗を仕組み化し、かつ活発に共有をする必要があります。

タスク管理ツールとしてはChatworkもおすすめです。Chatworkではチャット機能のほか、「誰がいつまでに何をしなければならない」という内容をタスクの形で共有することができます。

時間管理に付随するコミュニケーションについて、Chatworkはチャット形式でスムーズなやりとりを実現します。

さらに、ChatworkとGoogleカレンダーを連携させることで、Chatwork上に予定のリマインド通知や新しい予定のお知らせを受け取る使い方もできます。

サービス連携ガイド:Google カレンダー

チームの時間管理をするためのツールとして、ぜひ検討してください。

Chatworkを始める(無料)

Chatwork(チャットワーク)は30万社以上の企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。

Chatwork新規登録
上手にタスク管理するために必要なプロセスがわかる!
すぐに使える!タスク管理を極める5つのプロセス

日々の業務を効率よくこなすためには、タスク管理を上手におこなうことが必要不可欠です。タスク管理をするためのノウハウを一冊にまとめました。

これを読めば、タスク管理をするプロセスが詳細に分かります。

また、タスク管理をする方法には、紙や付箋などのアナログツールだけではなく、タスク管理向けのソフトウエアなどデジタルツールも存在します。それぞれの利点や使い分け方を理解することで、タスク管理の効率化にお役立てください。

ダウンロード
Chatwork

Chatwork

Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

  • facebookシェアボタン
  • twiterシェアボタン
  • はてなブックマークボタン
  • pocketボタン

関連記事