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会議を効率化するコツを紹介！企業の成功事例・おすすめツールも解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
労働人口が減少するなか、企業には業務を効率化し、少ない人員でも大きな成果を生み出すことが求められています。
業務効率化の一環として会議を見直せば、会議時間の短縮や成果につながるアクションの実行などが実現するでしょう。
本記事では、会議を効率化させるコツや企業の成功事例、効率化に役立つツールをご紹介します。
成果につながらない会議に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。
会議の効率化が求められている理由とその背景
各企業で会議の効率化が求められている背景には、日本社会が抱える課題があります。
日本では労働人口が減少し、人手不足が深刻化しています。
従業員ひとりひとりが生産性を上げていかなければ人手不足をカバーできず、企業の経営状況は悪化の一途をたどるおそれがあります。
生産性を上げるには、無駄な時間を減らしコア業務に集中する必要があります。
だらだらと意見を出し合うだけで結論が出ない会議は、無駄な時間にカウントされてしまうでしょう。
もちろん、有意義かつ必要な会議もありますが、「会議はもっと効率化できる・無駄や改善の余地がある」と感じている企業は少なくありません。
非効率化が進む会議の原因とは
非効率的な会議がおこなわれる主な原因として、会議におけるゴールの未設定や準備不足などが挙げられます。
以下、具体的に解説します。
原因（1）目的やゴールがわからない
会議の参加者に会議の目的やゴールが共有されていないと、議論が迷走し結論にたどり着けません。
たとえば、人材採用の手法を議論する会議であるにもかかわらず、参加者には「採用について話し合う」としか伝わっていないケースを考えてみましょう。
参加者のなかには、面接官のスキルや能力について考えてきた人もいれば、オンボーディングについて意見を言おうとする人もいるかもしれません。
無関係な意見が飛び交えば会議時間が長引くうえ、本来決めなければならない事項が決まらず、業務に支障が出るおそれもあります。
事前に会議のテーマや目的、ゴールを知らされていないと、参加者は準備ができず、的を射た意見も出にくくなります。
原因（2）参加者が適切ではない
会議の議題とあまり関係がない参加者が多いと、会議の効率が下がります。
会議の準備段階においても、日程調整や資料の用意に時間がかかります。
また、参加者が多いと、的外れな意見が出たり、話が脱線したりする可能性が高まり、会議が長引きがちになります。
原因（3）進行役がおらず時間管理がされていない
会議に進行役がいないと、会議が非効率化しやすくなります。
進行役は、会議の適切な進行のほか、時間管理も担っています。
複数の議題について話し合う会議では、各議題の議論時間をあらかじめ決めておかないと、すべての議題を話し合えなくなるおそれがあります。
その結果、次回に持ち越したり新たに会議を設定したりしなければならず、業務効率まで落ちてしまうリスクがともなうでしょう。
原因（4）準備不足・コミュニケーション不足
会議を開催する前の準備が不十分であったために、会議が非効率になってしまうケースも見られます。
資料に不備があれば、口頭で説明やフォローをする時間が発生します。
また、会議で使用する機材の操作方法が周知されていなかったり、機材がうまく起動しなかったりして、会議がスムーズに進行しないケースもあります。
さらに、参加者間におけるコミュニケーションが十分にとれていない場合、会議では建設的な意見が出にくくなるでしょう。
コミュニケーションの不足を解決するには、ビジネスチャットの活用がおすすめです。
ビジネスチャット「Chatwork」は、会議の参加メンバーとグループをつくって手軽にメッセージをやりとりできるため、コミュニケーション活性化に役立ちます。
会議の効率化を実現するコツ
続いて、会議を効率化するためのコツを紹介します。
会議のルールやスタイルを工夫する
意義ある会議にするためには、会議のルールを決めておくとよいでしょう。
「ほかの人の意見を頭ごなしに否定しない」「反対する場合は代替案を提示する」といった発言内容にかかわるルールがあると、意見が出やすくなり、議論が深まります。
1人あたりの発言時間を制限すれば、会議が長引くことを防げるのでおすすめです。
また、会議には、アイデアを出し合うブレインストーミングや情報共有を目的とするミーティングなどさまざまなスタイルがあるため、スタイルに合わせたルール設定をおこなうこともポイントです。
たとえば、ブレインストーミングは多くのアイデアを出すことが目的なので、「実現可能性が低そうな意見もとりあえず述べる」「奇抜なアイデアでも思い浮かんだら提案する」などのように、発言を促すルールを設定するとよいでしょう。
議事録は速やかに共有する
会議が終了したら、速やかに議事録を作成しましょう。
遅くとも翌日までには作成し、関係者に配布することが推奨されます。
議事録があれば会議の内容や決定事項が把握できるので、参加者は次の会議までに自分がすべきことを理解できます。
会議を欠席したメンバーにも議事録を配布すると、情報共有に役立つでしょう。
また、会議のブラッシュアップにも、議事録は有効です。
参加者の発言の偏り、各議題の話し合いにかかった時間などをチェックし、課題が見つかれば次の会議で改善を図りましょう。
次のアクションのフォローアップ
会議では、参加者から出た意見を踏まえて、次のアクションを決定します。
上長やリーダーは、メンバーが次のアクションに踏み出せるように適切なフォローをおこないましょう。
たとえば、「次の会議までに市場調査を実施し、分析したデータを提出する」と決まった場合、チーム内での役割分担やスケジュールを決めます。
メンバーの状況によっては業務の調整が求められるケースもあるため、適切な分担やフォローアップを実施してください。
会議効率化の成功事例3選
ここからは会議の効率化に取り組み、成功した企業の例をお伝えします。
非効率な会議から抜け出し、参加者にとっても会社にとっても意義のある会議を開催するために、ぜひ参考にしてください。
独自のプロジェクトで会議を効率化｜楽天グループ株式会社
楽天グループ株式会社は、2008年5月に社内プロジェクト「MTG（ミーティング）エコプロジェクト」を開始しました。
同プロジェクトの目的は、業務の効率化や生産性向上です。
ミーティングの時間を短縮し、浮いた時間をほかの業務に充てるため、会議時間と開催頻度、出席者数の半減を目指しました。
具体的には、ミーティングにはファシリテーターを必ず用意し、時間管理を徹底しました。
さらに会議の目的を明らかにするとともに、会議に参集されたメンバーは自分で参加の可否を判断できるようにしたことで、不必要な会議には参加せずにすむようになりました。
こうした会議のルールは社内の文化として定着し、会議の効率化に一役買っているそうです。
【出典:楽天グループ株式会社 公式コーポレートブログ「ムダな会議を削減しよう！楽天のテレワークを支える企業文化とは？」】
3つのポイントを押さえて会議をスリム化｜株式会社ストライプインターナショナル
株式会社ストライプインターナショナルは、働き方改革の一環として会議のスリム化に取り組みました。
具体的には、「会議の本数を減らす」「会議の時間を半分にする」「出席人数を減らす」の3つのポイントを押さえて改革をおこないました。
会議の本数を減らすため、情報共有を目的とする会議は極力開催せず、会議には少人数の関係者のみが参加するようにしました。
また、会議資料は事前に社内共有サーバーにアップし、参加者は資料を読んだうえで会議に参加することを促したところ、資料の内容を説明する時間を削減でき、資料を投影するプロジェクターが不要になるという効果が得られました。
【出典:みんなの仕事場「働き方改革で会議をスリム化！ストライプインターナショナルの会議はここが違う（オフィス訪問[３]）」】
会議の人件費を見える化し効率アップ｜株式会社日本ピーエス
株式会社日本ピーエスは、「社員のワークライフバランスの重視」を将来構想のひとつに掲げ、2017年6月に「働き方改革プロジェクト」を発足させました。
プロジェクトの一環として取り組んだのが、会議の効率化です。
「会議の始まりに会議の目的を確認する」をはじめとする「会議７カ条」を設けるとともに、会議に参加した人数、会議にかかった人件費の見える化を進め、原価意識を向上させました。
また、オフィス内の全ミーティングスペースをあえてガラス張りにし、会議の様子を外から見ることができるようにしたところ、会議中の様子を見られているという緊張感から「ムリ・ムダ・ムラ」のある会議が減少したといいます。
会議を効率化するさまざまな取り組みにより、年次有給休暇の取得率向上や時間外労働の削減などが実現しました。
【出典:働き方・休み方改善ポータル「株式会社日本ピーエス」】
会議の効率化を加速させるおすすめツール
次に、会議を効率化させるために役立つツールをご紹介します。
ビジネスチャット
会議の開催前から開催後まで幅広く役立つのが、ビジネスチャットです。
ビジネスチャットとは、ビジネスに特化したコミュニケーションツールで、メンバー間で手軽にメッセージのやりとりができます。
とくにおすすめなのが「Chatwork」です。
部署やプロジェクトごとにグループチャットを作成してメッセージを送信すれば、メンバー全員と簡単に情報共有ができるため、会議の日程調整やアジェンダの共有、議事録の送付などに役立ちます。
また、タスク管理機能を使えば、会議で決定した業務を即座に割り振り、管理することが可能です。
業務の内容と担当者、期限を入力すれば、誰がいつまでに何をすべきか表示することができ、タスクが割り当てられた本人へも通知が届くようになっています。
ホワイトボードツール
ホワイトボードツールとは、会議や研修などで使うホワイトボードをオンライン上で模擬的に使用できるようにした製品です。
ホワイトボードと同じように手書きで書き込みができ、複数人で書き込めるため書記が必要ありません。
ほかのシステムと連携すれば、データをそのまま資料として閲覧できるほか、付箋機能を有しているツールもあります。
書き込んだ内容はデータとして保存可能なので、会議資料や議事録作成の手間を省けます。
また、ホワイトボードやプロジェクターのない部屋でも会議ができるため、会議場所の手配もしやすくなります。
ペーパーレス会議システム
ペーパーレス会議システムは、デジタル化したデータを使って会議ができるサービスです。
会議に使う資料を事前に各端末へ配布し、参加者は端末を見ながら会議に臨みます。
紙の資料は印刷や配布に時間がかかりますが、ペーパーレス会議システムを使えば印刷や配布の手間がかからず、紙代や印刷代も節約できます。
資料に不備があり差し替えが必要になっても、すぐにデータを差し替えられるので便利です。
システムによっては、複数の資料を並べて表示する機能や、書き込みができる機能、拡大表示できる機能などが搭載されています。
Chatworkで会議を効率化しよう
企業の生産性を向上させるには、無駄の削減が必須です。
ネクストアクションにつながらない会議、必要以上に時間がかかる会議などは、無駄な例と言えるでしょう。
会議目的の共有、参加者の厳選などを行うほか、効果的なツールを導入することも会議の効率化に有用です。
ビジネスチャット「Chatwork」は、テキストメッセージの送受信やファイルの共有などができる機能を搭載しています。
会議資料や議事録をアップロードしてメンバーと共有すれば、充実した会議やネクストアクションの速やかな実行に役立ちます。
非効率な会議を減らしたいと考えているのであれば、ぜひ「Chatwork」の活用を検討してみてください。
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