議事録作成が苦手な人必見！克服するポイントと伝わる議事録の書き方

公開日：2025/05/26 更新日：2025/05/26

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議事録を作成する前に知っておきたいこと

議事録とは、社内会議や商談などの場において話し合われた内容や決定されたことについて記載した書類です。ここでは議事録について知っておきたい基本事項を解説します。

議事録作成の目的と必要性

議事録は会議の内容を忘れないよう記録として残す、出席していない従業員や関係者とも会議の内容を共有するといった目的で作成します。議事録はほかにも以下の点で必要性の高い書類です。

次に行うべきタスクを明らかにする
責任の所在を明らかにする
過去の会議の情報を振り返る
伝達漏れや解釈違いの予防

議事録の中には法に定められたものもある

特に、取締役会議事録は重要度の高い議事録のひとつです。

取締役会の議事録は、書面又は電磁的記録をもって作成しなければならない。

[参照元：e-GOV「会社法施行規則第百一条第2項」]

上記のように会社法により記録の義務が規定されており、記載すべき内容や作成方法にも定めがあります。適正な管理と保管がなされていなければ、取締役に民事・刑事両方の側面から責任を問われるリスクがある書類です。

議事録に記載する項目

初めて議事録作成の担当者になった場合、どのようなことを記載すればよいか分からず困ってしまう方も少なくありません。議事録には以下のような項目を記載します。

会議の開催場所
今回の会議の議題
会議の参加者
会議の欠席者
会議の開始・終了日時
会議の概要
決定事項
会議の中での質疑応答
補足事項・懸案事項
次回会議の開催予定日時や場所

会議の参加者は、役職が上の方から順番に記載するのがマナーです。

また、会議の中で出た質疑応答や決定事項については、一語一句取りこぼすことなく全てを記載する必要はありません。重要な部分を簡潔に記載しましょう。

補足事項・懸案事項として記載するのは、次回までにおこなっておくべきタスクや次の会議予定などといった内容が良いでしょう。

なお、議事録を作成する際は、記載する項目がすでに固定化されていることも多いものです。テンプレートを用意しておくと、毎回新たに作成する手間を省けます。

議事録の作成に苦手意識を抱える理由

議事録の作成に対して、「ミスしてしまったらどうしよう」「できればやりたくない」といったように苦手意識を持つ方もいます。なぜ、思うように議事録の作成が進まなくなってしまうのでしょうか。ここでは、議事録の作成に苦手意識を持ってしまう理由を3つ紹介します。

会議の内容を正しく把握できていない

まずあげられる理由としては、書類を作成する従業員が会議で話し合っている内容をしっかりと把握できていないというものです。新入社員や若手の従業員に多いパターンです。

何について話し合っているのか、問題の核となる部分はどこなのかがわからないまま話を聞いていても、話の要点を掴めません。

さらに、内容が分からないまま話し合いが進むと、焦りが生じます。「記載の必要がないことを書いてしまう」「決定事項に記載漏れが発生する」といった空回りやミスを起こしてしまうこともあるでしょう。

このようなパターンには、事前に過去の会議資料に目を通しておくことが対策としてあげられます。また、議事録作成前に、会議に参加した上司や同僚に内容を確認することも有効な手段です。

議事録の記載方法がわからない

どのように議事録を書けばよいかがわかっていないことも、要因として考えられるひとつで、若手社員に見られます。会議の内容は理解しているけれど「何を記載すればよいのか分からない」「どの程度記載すればよいのかわからない」といったパターンです。このような場合、文書を上手くまとめられなくなります。

議事録の書き方に指摘を受けることで、「自分は議事録の作成に向いていない」「できれば今後はやりたくない」といったように苦手意識が芽生える方もいるでしょう。

このパターンでは、会議ごとに議事録のフォーマットを統一しておくことで、ある程度改善が図れるでしょう。

議事録を作成する上でのメモが追いつかない

会議の進行にメモを取る速さが追い付かないこともまた、議事録の作成に苦手意識を感じる理由にあげられます。このようなパターンでは、発言の全てをメモしようとしてしまうために、重要なポイントを聞き逃してしまうというミスが起こりやすくなるので注意が必要です。

このパターンでは、「箇条書きでまとめる」「5W1Hを意識して記載する」などの対策をすることで、議事録をまとめやすくなります。

また、「以前、今度」などの大枠での記載や、「それ、これ」といった代名詞の使用を避けるのもポイントです。文書の曖昧さがなくなり、より正確な議事録になるでしょう。

苦手意識を克服！議事録の作成が上手い人が押さえているポイント

ポイントを押さえることで完成度の高い議事録を作成できるようになります。

ここでは、特に重要な4つのポイントを紹介します。議事録の作成が苦手な方は参考にしてみてください。

議事録のフォーマットを決めておく

質の高い議事録に仕上げるためには、書類の構成や記載する項目をあらかじめ把握しておくことが大切です。事前にフォーマットの内容を決めておきましょう。

会議中はフォーマットの内容に沿って記載を進めるだけで良いので、メモが追いつけなくなるなどして慌てることもなくなるでしょう。また、書くことが決まっているため、担当者の能力に関わらず抜け漏れのない議事録が作成できます。

PREP法を意識して作成する

PREP法とは、以下の単語の頭文字を繋げた言葉で、ビジネスシーンでよく使用されます。

Point :結論
Reason :理由
Example:具体例
Point :結論

文章の構成を頭文字順に表した言葉です。PREP法に沿って記載した文書は、構成が明確で、要点が伝わりやすいといわれています。

最初と最後に結論が記載されるため、忙しくて全ての文書に目を通す時間のない方などでも、会議で何が決まったのかを瞬時に理解できます。

＞PREP法に関する記事はこちら

文字起こしツールを活用する

書類作成の際、文字起こしツールを活用するのもポイントのひとつです。文字起こしツールとは音声会話を文字に変換するツールのことです。

内容の取りこぼしや記載漏れのリスクを削減できるので、議事録作成に用いると安心でしょう。また、紙にメモした内容をパソコンに入力するといった、一連の作業の手間を削減できるのもメリットです。

会議の要点を把握して必要最小限の文字数に抑える

議事録は参加者や欠席者の間で情報共有するための書類です。要点がわかりやすく端的であることが求められます。そのため、要点をつかんで議事録を作成することが大切です。

議事録の作成者が要点をつかむコツとして、会議において、発言の結論とその理由に注意して記録するとよいでしょう。全ての話を追いかけようとせず、その2点に的を絞ることで重要なポイントを逃さず押さえられるでしょう。

ポイントを押さえて議事録の作成が上手い人になろう

議事録は、会議の内容や決定事項を確認できる大切な書類です。関係者間での情報共有に必要となるため、できるだけ見やすく仕上げましょう。

議事録は、「事前にフォーマットを作成しておく」「PREP法を意識して記載する」などのポイントを押さえればで、素早く、また見やすく作成できるようになります。おすすめのITツールや、議事録作成時のポイントもぜひ参考にしてみてください。