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情報共有をしないことのリスクとは？しない人の心理や成功のポイントを説明
目次
必要な情報共有をしない人がいると、業務の停滞や思わぬトラブルを招き、組織全体の生産性を低下させるおそれがあります。
なぜ情報共有をしないのか、その背景には「情報共有の重要性がわからない」「単純に面倒」といった心理的な理由が隠れていることも少なくありません。
本記事では、情報共有の基本的な目的から、情報共有をしないことで生じるリスク、情報共有をしない人の心理、そして組織全体の情報共有を円滑にするための具体的なポイントまでを解説します。
情報共有とは
情報共有とは、業務に必要な情報やノウハウなどを関係者と共有し、チームや組織全体で活用できる状態にすることです。
ビジネスにおいては、業務に必要な情報やノウハウが関係者に共有されており、円滑な業務進行や正しい状況認識が実現できている状態を指します。
たとえば、業務の目的や手順をメンバー全員が把握していれば、やるべきことが明確になるため、ひとりひとりの主体的な行動につながります。
また、クレームが発生した際に、顧客情報・クレームの内容・対応方法などを関係者に共有しておけば、担当者による対応のブレや、顧客の不満を増幅させるリスクを防ぐことができます。
情報共有の目的
情報共有には、主に業務の効率化やナレッジの共有、コミュニケーションの円滑化といった目的があります。
情報共有は企業にプラスの影響をもたらすため、組織として積極的に実施することが望ましいでしょう。
ここでは、情報共有の具体的な目的を解説します。
業務効率を向上させるため
情報共有の目的のひとつに、業務効率の向上があります。
たとえば、ある従業員が業務のなかで効率的な進め方を見つけ、その方法を共有せずにひとりで実践していても、組織全体の生産性は高まりません。
また、業務でトラブルが発生した際に、内容や対処法を共有しないと、現場が混乱することがあります。
無関係な業務をストップさせたり、すでに対処済みの事柄に再度取り組んで二度手間になったりするおそれもあるため、注意が必要です。
業務効率化の方法やトラブルの内容などについては、関係者間で適切に共有することで、業務の迅速化や生産性の向上、トラブルの早期解決につながります。
ナレッジを共有するため
ナレッジとは、経験から得た有益な情報や教訓、知識、知見を意味する言葉です。
ナレッジを共有すると、従業員の誰もが業務に必要な知識を得ることができ、スムーズに業務へ取り組めるようになります。
たとえば、研修などで学んだ知識をメンバーへ共有しない場合、メンバーは有益な知識を得られず、業務のポイントを習得したり生産性を向上させたりする機会を失います。
従業員同士がナレッジを共有し合えば、お互いのスキルアップにつながり、ひとりひとりの能力向上にもつながります。
業務の属人化を防ぐため
業務が属人化していると、担当の従業員が休みをとった際に業務が滞るリスクがあります。
業務が停滞すると、生産性の低下や顧客トラブルを招くおそれがあるため、属人化の解消にも情報共有が重要です。
属人化している業務の手順やポイントを共有しておくと、ほかの従業員も対応できるようになり、円滑な業務進行を実現できます。
属人化した業務は、従業員に休みづらさを感じさせる原因にもなるため、情報共有によって誰もが業務を実行できるようになると、従業員の働きやすさ向上にもつながります。
人材育成のため
情報共有には、人材育成を効率的に進める目的もあります。
多忙な業務のなかで人材を育成すると、工数がかかったりほかの業務を圧迫したりするため、担当者の負担になることが少なくありません。
しかし、人材育成を怠ると組織の力が育たず、長期的に見ると企業にとって大きなマイナスとなります。
企業の持続的な成長に不可欠な人材育成を効率的に進めるには、日常的に情報共有をおこない、新入社員が日ごろからナレッジを蓄積しやすい環境をつくることが大切です。
情報共有は新入社員とのコミュニケーションを活発にし、早期の信頼関係構築にも役立ちます。
コミュニケーション円滑化のため
人と人とが関わる機会である情報共有は、コミュニケーションを円滑にします。
コミュニケーションがほとんどない職場では、会話が生まれにくく、必要な情報が伝わらなかったり、職場の雰囲気が暗くなったりする可能性があります。
一方で、コミュニケーションが活発な職場は風通しがよく、報連相を積極的におこないやすい明るい雰囲気があるため、従業員の居心地もよくなります。
コミュニケーションが活性化し、互いに信頼し合える職場環境は、悩みをひとりで抱え込む従業員を減らし、休職や離職のリスク抑制も期待できます。
情報共有をしないリスク
情報共有をしないと、業務効率の低下や対応の遅れといったリスクが生じます。
自社に情報共有をしない従業員がいる場合は、リスクを把握し、適切に対処することが重要です。
まず、情報共有をしない場合に起こりうるリスクを確認しましょう。
業務効率が低下する
情報共有をしないと、従業員同士の認識を統一できず、業務の優先順位を誤ってしまうなど、業務効率が低下するリスクがあります。
たとえば、すでに完了した業務が共有されていない場合、その事実を知らない従業員が同じ業務に取り組んでしまい、時間や労力が無駄になるケースもあります。
業務効率が悪化するだけでなく、業務の属人化やスキルアップの停滞も招き、組織力を低下させるでしょう。
問題への対応が遅れる
情報共有は、トラブルへの迅速な対処や、適切な意思決定において重要です。
情報共有をしない人がいると、問題の発見や対応が遅れ、すぐに解決できる規模の問題が重大な問題に発展するおそれがあります。
情報共有の有無が、企業の社会的な信頼を左右することもあると覚えておきましょう。
信頼関係が築けない
情報共有をしないと、コミュニケーションが停滞し、お互いの考えや行動がわからないままになってしまうため、信頼関係を築きにくくなります。
信頼関係が築けないと、相手を信じて相談したり、気軽に意見を述べたりできず、ストレスが生じたり課題解決につながるアイデアが出なかったりするリスクがあります。
情報共有をしない人に対して不満が募り、社内での対立やあつれきが生じることも考えられます。
雰囲気の重い職場は、従業員に居心地の悪さを感じさせ、離職者の増加を招くおそれがあるため注意が必要です。
情報共有しない人の心理的理由
情報共有をしない人には、重要性を理解していない、面倒に感じているなどの心理的な理由があり、その心理を理解することで必要な対策が見えてくる場合もあります。
ここでは、情報共有しない人がどのように感じているのかを解説します。
情報共有の重要性を理解していない
情報共有の重要性を理解していない場合、情報共有をしようという意識が働きません。
情報共有をしなくても業務がまわっている、誰からも指摘されたことがない、といった状況では、情報共有の重要性を実感できない可能性があります。
また、情報共有のとらえ方が個人ごとに異なり、本人は情報共有をしたつもりになっているケースも考えられます。
いずれも情報共有の本質を理解できていないことが原因であり、共有すべき情報の内容やタイミングなどを再確認する必要があるでしょう。
情報共有に抵抗感がある
情報共有をしない人のなかには、情報共有そのものに抵抗感がある人もいます。
情報共有には多くのメリットがある一方、自分の知識をライバルに活用されて成績を追い越されるかもしれない、他者より優位な状況が脅かされるかもしれない、といったネガティブな影響をおそれるケースです。
また、情報共有することで自分のミスが明らかになる、仕事ができないと認識される、といった恐怖心から情報共有を避ける人もいます。
安心感よりも不安や恐怖心が勝っていたり、情報共有に抵抗を感じていたりする人に対しては、早期に解決を図りましょう。
情報共有が面倒である
情報を共有する行為自体を、面倒に感じる従業員もいます。
たとえば、日常業務に追われて心身への負担が大きい場合や、情報共有の方法がひとりひとりへの伝達などで手間がかかる場合は、面倒に感じる可能性が高くなるでしょう。
現在の業務量や情報共有のプロセスが、従業員の情報共有を妨げているおそれがあるため、見直しが求められます。
社内の情報共有を円滑化させるためのポイント
情報共有の重要性が理解されていなかったり、プロセスが面倒だったりすると、情報共有をしない人が増えてしまいます。
企業へのネガティブな影響を避けるためにも、社内の情報共有を円滑にすることが重要です。
紹介するポイントを取り入れて、活発な情報共有を実現しましょう。
情報共有のルールを明らかにする
情報共有の重要度や適切なタイミングなどを理解してもらえるように、ルールを明確にしましょう。
具体的には、共有する内容、方法、タイミングを定め、ルールを周知し、誰もがいつでも確認できる場所にマニュアルを設置します。
従業員の情報共有に対する心理的なハードルを上げないように、ルールは複雑にしすぎないことがポイントです。
なるべくわかりやすくシンプルなルールをつくり、情報共有を「やったほうがいいもの」ではなく「やるべきこと」として認識してもらいましょう。
情報共有ツールを活用する
情報共有のプロセスが、いちいち人を集めたり紙を配ったりするような手間のかかるものだと、面倒に感じる従業員は減りません。
そのため、オンラインの情報共有ツールの活用が効果的です。
情報共有ツールであれば、必要な資料やメッセージを簡単な操作で従業員に一斉送信できるため、ひとりひとりに声をかけたり集まってもらったりする手間を省けます。
情報共有ツールは、共有する側もされる側も負担が少なく、円滑かつ積極的な情報共有を実現できるでしょう。
また、情報共有に際して活発なコミュニケーションが生まれ、信頼関係の構築も期待できます。
評価制度を見直す
情報共有を面倒に感じたり、相手に優位に立たれるような不安を抱いたりしている従業員の意識を変えるには、評価制度の見直しが効果的です。
たとえば、情報共有を積極的におこなった従業員を評価する制度を設けると、情報共有に不安を感じている従業員もメリットとしてとらえられ、ポジティブな行動を期待できます。
情報共有すれば評価されるという表面的な理解で終わらせず、情報共有がもたらす本質的なメリットを理解してもらうことで、同僚や企業のためを思った、より主体的な情報共有につながります。
社内の情報共有ならChatwork
情報共有をしないと、業務効率が低下したり信頼関係を築けなかったりして、生産性の低下や離職者の増加といったネガティブな影響をもたらすリスクがあります。
情報共有をしない人には、共有に対する億劫さや抵抗感があるため、ルールの明確化や評価制度の見直し、情報共有ツールの活用によって、その意識を変えられる可能性があります。
情報共有ツールとして、ビジネスチャット「Chatwork」の活用をご検討ください。
「Chatwork」は、社内外の人とチャット形式でコミュニケーションをとれるツールで、部署やチームごとにグループチャットも作成可能です。
作成したグループチャットで業務に関する情報共有をおこなえば、一度のメッセージ送信やファイル添付で、スムーズに状況把握と認識統一を図れます。
口頭で伝えたほうが効率的な情報であれば、ビデオ通話機能をもちいて対面での情報共有も可能です。
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