ナレッジ共有のメリットとは?効率的に進める方法やツールを解説

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業務効率化
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ナレッジ共有のメリットとは?効率的に進める方法やツールを解説

目次

ナレッジ共有は、属人化してしまいがちな知識を組織全体に共有するためにおこなわれるもので、組織にとって多くのメリットがあります。

実際にナレッジ共有を推進する場合は、ナレッジ共有に対してインセンティブを設けたりツールを活用したりするなどの工夫があると、ナレッジ共有のペースも上がるでしょう。

ナレッジ共有をおこなうことのメリットやナレッジ共有をスムーズに進める方法のポイントやナレッジ共有ツールを紹介します。

ナレッジ共有とは

ナレッジとは、社員が仕事をおこなう中で得たり気付いたりした「知識」のことであり、ナレッジ共有とは文字どおり、そのような知識を組織全体で共有することです。

それぞれの社員が仕事の中で体得した知識や磨いてきたコツなどは「暗黙知」と呼ばれ、うまく言語化されないことも多いですが、それを言語化して他者でも理解できる状態にすることで暗黙知は「形式知」になります。

ナレッジ共有はまさに、暗黙知を形式知にするために必要不可欠な過程であり、形式知として言語化し共有することで、マニュアル化など情報や知識を活用することができます。

ナレッジ共有のメリット

ナレッジ共有のメリットを具体的にみていきましょう。

ナレッジ共有のメリット(1):勝ちパターンを再現しやすい

仕事で体得した知識の中には、いわゆる「勝ちパターン」を実現するために重要な知識も多くあります。

本来であれば、勝ちパターンを実現・再現できるのは、勝ちパターンにつなげるための知識を持っている社員だけです。

しかし、そのナレッジを共有することで、社員全員に勝ちパターンを再現できる素地が整えられることになります。

会社にとって利益を上げることは非常に重要な目標であり、勝ちパターンを構築することは目標を達成するための有益な手段のひとつです。

ナレッジ共有で多くの社員が勝ちパターンを再現できるようになれば、社員一人ひとりの生産性がアップすると同時に、会社の業績も大幅に伸びることになります。

ナレッジ共有のメリット(2):業務の効率化や人材育成につながる

ベテランの社員が有しているような知識やテクニックは、長年働き続けた経験の中で身に付けたものもあれば、人によっては自ら社外へ出向き、学習の機会を経て体得したものもあるでしょう。

そういった知識・テクニックをナレッジ共有することによって、若手の社員でも有能な社員のスキルを疑似的に利用できるようになり、業務の効率化や商談の成功率アップにつながります。

人材育成はいろいろなプログラム・カリキュラムにのっとり、時間をかけておこなわれることが多いですが、ナレッジ共有をうまく活用することで、より短時間での育成が可能になるかもしれません。

若手の社員がベテラン社員のナレッジを100%吸収できるとは限りませんが、若いうちからベテラン社員の仕事におけるエッセンスの一部に触れられることは、キャリア形成においても重要な意味をもつでしょう。

>人材育成の必要性と方法に関する記事はこちら

ナレッジ共有のメリット(3):仕事や業務の属人化が避けられる

知識が暗黙知のままだと、その知識を持っている人に仕事が集中したり負担が偏ったりしてしまいます。

また、その社員が辞めてしまった場合、その社員が担っていた仕事や業務を誰も代わりに担当できないといった可能性があります。

ナレッジ共有をして、暗黙知を形式知にしておくことで、仕事や業務が属人化してしまうのを避けられます。

仕事の負担も公平になり、社員が辞めてしまった場合のリスクヘッジも可能になります。

>属人化の原因とリスクに関する記事はこちら

ナレッジ共有を効率的に進める方法のポイント

ナレッジ共有は会社・組織にとって多くのメリットがあります。

ナレッジ共有をおこなってこなかった組織にとって、ナレッジを共有することを定着させるのは難しいケースもあります。

ナレッジ共有を効率的に進めるために注意しておきたいポイントを見ていきましょう。

経営主導で組織を挙げておこなう

取り組みに対する会社や組織の姿勢から、その取り組みの重要性を判断する社員も多いものです。

そのためナレッジ共有を進める場合は、どこかの部署やプロジェクトで試験的に進めてみるというよりは、最初から経営主導で組織を挙げておこなうほうが効率的です。

全社的にナレッジ共有を進めることで、社員にもその重要性が伝わりやすくなり、ナレッジ共有を自分ごととしてとらえる社員も増えるでしょう。

ナレッジを共有しやすい環境を整える

ナレッジを共有する意識が社員にあったとしても、ナレッジ共有のための環境やフォーマットが悪ければ、ナレッジ共有は進みにくくなるものです。

ナレッジ共有ツールなどを活用しながら、ナレッジ共有が手軽にできる環境を整えることで、社員の行動も促進されます。

共有されたナレッジに、ほかの社員が簡単にアクセスできることも重要なポイントです。

ナレッジを共有する社員は、ほかの社員の助けになればと思って共有をおこなうわけですから、共有したナレッジが活用されない環境では、共有に前向きになれないでしょう。

ナレッジを共有したくなる仕組みを作る

ナレッジを共有することに何らかのインセンティブを与えることも、より活発にナレッジ共有がおこなわれる要因となります。

全社から集まったナレッジに対して、評価の高かったものは部や課を超えて広く普及させたり、社内誌でナレッジについて説明する場を設けたりすることで、よりよいナレッジを共有しようという意識が生まれやすくなるでしょう。

わかりやすく金一封を与えるなどでもよいですが、インセンティブは金銭的なものと心理的なものの双方を与えることで、効果がより高まります。

ナレッジ共有に活用できるツール

ナレッジ共有を効率的に進めるためには、各種ツールを活用すると効果的でしょう。

5つのナレッジ共有ツールをの特徴やメリットを説明しますので、適切なツールを利用していきましょう。

社内SNS

社内SNSは従業員が利用するビジネス用のSNSです。

社内SNSを活用すれば社内の横断的なコミュニケーションが可能になり、情報やナレッジの共有を迅速におこなえます。

また、情報の発信者や管理者がはっきりとわかるので、何か疑問点がある場合の問い合わせ先が明確になるというのも、業務をおこなううえでは大きなメリットです。

>社内SNSの導入メリットとは?に関する記事はこちら

社内Wiki

社内Wikiはインターネット上の百科事典であるWikipediaの社内版です。

社員であれば誰でも情報の編集・発信・検索・閲覧が可能で、社内に埋もれているナレッジを可視化させるのに役立ちます。

情報の一元管理が可能になり、人材教育や引き継ぎ時のコストを低減させることが期待できますし、ナレッジをWikiに書き込んで言語化するという過程を経ることで、内容のブラッシュアップも行いやすいです。

>社内Wikiのメリットとは?に関する記事はこちら

クラウドストレージサービス

クラウドストレージサービスは、インターネット上でデータを保管したり共有ができるサービスです。

データやファイルを一元管理できて共同編集も行えるので、情報共有の精度が大きく上がります。

会社PCだけでなくスマホなどの各デバイスで確認できるので、営業先などで急にデータやファイルを必要とする場合などにも対応できるのが、大きな強みです。

マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールは、名前のとおりマニュアルを作成できるソフトウェアのことで、社内の情報共有フォーマットを統一させたい場合などに便利です。

手順に従えば簡単に作成できるので、情報共有に対する心理的なハードルを下げられます。

マニュアル作成後の運用・管理も簡単に行え、スマートフォンやタブレットで確認・閲覧できるものも多いので、ナレッジを広く活用してもらうための一助となるでしょう。

ビジネスチャット

ビジネスチャットツールは、業務の連絡や情報共有のためのチャットツールです。

端的なテキストメッセージで会話に近いやりとりができることから、社員間のコミュニケーションが活性化し、ナレッジ共有をおこないやすい環境を作ることができます。

ファイルの共有・管理もできるビジネスチャットであれば、グループのナレッジを貯めておくこともできるため、新しく入社した人への知識伝達も容易になります。

>ビジネスチャットの導入効果とは?に関する記事はこちら

>ビジネスチャット「Chatwork」を導入するメリットとは?に関する記事はこちら

Chatworkでナレッジ共有しやすい環境を作ろう

ナレッジ共有をして暗黙知を形式知にすることで、多くの人が勝ちパターンを再現できるようになったり、仕事や業務の属人化が避けられるようになったりといった恩恵を享受できます。

ナレッジ共有を効率的に進めるためには、ナレッジ共有にインセンティブを設けたり、ナレッジ共有ツールをもちいてナレッジを共有しやすい環境づくりをしたりすることが重要です。

ナレッジ共有ツールにはいくつもの種類があるので、それぞれの特徴やメリットを把握したうえで、自社のシステムや社風などとマッチするものを選ぶようにしましょう。

ビジネスチャットであるChatworkは社内の情報共有を促進し、ナレッジを共有しやすい環境を作ることができます。

ナレッジ共有に課題を抱えている方や情報共有の円滑化、コミュニケーション活性化を考えているのであれば、ぜひChatworkをご利用ください。

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