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ナレッジ共有の方法は？共有すべき内容や共有する際のポイントを解説
目次
業務の属人化や情報の分断に悩む企業は少なくありません。
急速な働き方の多様化と人材流動のなかで、ナレッジ共有は企業にとって避けて通れない課題となっています。
一方で、ナレッジ共有とは具体的にどのようなものなのか、何をどう共有すればよいのか分からないという人も多いのではないでしょうか。
本記事では、ナレッジ共有の基礎知識、実施するメリットや具体的な実施方法を解説します。
ナレッジ共有における課題やポイントなどもまとめているので、ぜひ参考にしてください。
ナレッジ共有とは
ナレッジ共有とは、組織内に蓄積された知識や経験を個人間で伝達・共有し、全体の業務効率や生産性を向上させる取り組みを指します。
例えば、ベテラン社員の知識やノウハウを可視化し、新人教育などに活用することで、習熟度の平準化や底上げが可能になります。
近年、情報の複雑化や業務の高度化により、属人化のリスクが増加傾向にあり、このような課題に対応する手段として、ナレッジ共有が重要視されています。
ナレッジ共有が注目される背景
ナレッジ共有が注目される背景には、人材不足や働き方改革、デジタル化の進展など、現代企業が直面する複合的な課題があります。
中でも、定型業務は自動化が進む一方で、非定型業務では個人の知識や業務ノウハウが重視されるようになりました。
加えて、リモートワークの普及により、情報の属人化やコミュニケーション不足が問題視されることがあり、これも属人化の要因となっています。
このような課題の解決策として、個人の知見を全体の資産として活用する仕組みであるナレッジ共有が注目されるようになりました。
ナレッジの種類
ナレッジには大きく分けて「暗黙知」と「形式知」の2種類があり、それぞれ異なる特性があります。
暗黙知
暗黙知とは、経験や感覚、直感に基づいて体得された知識や経験であり、言語や文章で明確に説明することが難しいのが特徴です。
例えば、営業担当者の顧客対応における「勘どころ」や、熟練技術者の手作業のコツなどが該当します。
このような知見は実際の経験を通じて培われる側面が強く、他者に伝えるには時間や工夫が必要です。
形式知
形式知とは、文書や数値、図表などによって体系的に整理され、誰もが理解しやすい形で表現された知識を指します。
形式知の代表例として、マニュアルや業務手順書、報告書などが挙げられます。
形式知は他者に共有しやすいのが特徴であり、社内ポータルやナレッジベースに蓄積することで、比較的容易に情報にアクセスする仕組みを構築できます。
また、教育や研修にも応用しやすいため、新入社員の早期戦力化や既存業務の標準化など、幅広いシーンで活用できるでしょう。
ナレッジ共有を行うメリット
ナレッジ共有を行うことで得られる代表的なメリットを4つご紹介します。
- 業務効率化につながる
- 業務の属人化を防止できる
- 多様な働き方を実現できる
- 課題解決に活かせる
業務効率化につながる
ナレッジ共有は業務効率化に直結します。
既存業務の重複や無駄な試行錯誤を減らし、作業効率が高まるためです。
過去の事例や業務ノウハウを社内で共有することで、同様の課題に直面した際に誰でも迅速な対応が可能になります。
例えば、FAQや業務マニュアルの整備・活用により、目の前の仕事に必要な情報にすぐアクセスできれば、迷わず業務を遂行できるでしょう。
業務の属人化を防止できる
ナレッジ共有は、特定の社員に業務が依存する「属人化」の防止にも役立ちます。
業務の属人化を放置すると、担当者の不在や退職時に業務が停滞・停止するリスクが高まります。
このような事態を防止するためには、業務手順やノウハウを形式知として記録・共有することで、誰でも同じ品質で業務を遂行できる環境を整えることが重要です。
多様な働き方を実現できる
ナレッジ共有は、時間や場所にとらわれない多様な働き方を支える仕組みでもあります。
リモートワークやフレックスタイム制を導入した環境下では、対面での口頭伝達による教育やサポートには限界があります。
しかし、共有されたナレッジがあれば、いつでも誰でも必要な情報にアクセスできるため、業務を遂行できる場所の制限を大きく緩和できます。
また、ナレッジが組織に蓄積される環境を構築できれば、社員同士が直接接触しなくても一定の業務水準を維持できるでしょう。
課題解決に活かせる
ナレッジ共有はさまざまな課題の解決にも活かせます。
過去の成功例や失敗事例を組織全体で共有することで、似たような問題が発生した際に迅速かつ的確な対処が可能になるためです。
多様な知識や事例を蓄積して共有することで、複雑な業務やプロジェクトなどの多角的な視点が求められるシーンでも、柔軟な発想やアプローチで解決策を模索できます。
ナレッジ共有の方法
ナレッジ共有を実施する具体的な方法を3つのステップで解説します。
- 目的を明確にする
- 担当者を決める
- ナレッジを整理する
- ナレッジ共有を行うためのツールを選ぶ
1.目的を明確にする
ナレッジ共有を始める際は、まず「何を、なぜ共有するのか」という目的を明確にすることが重要です。
ナレッジ共有の目的が不明確なままでは共有内容や共有方法がばらついてしまい、期待する効果が得られない恐れがあります。
業務効率化・新人教育・イノベーションの促進など、ナレッジ共有の目的が明確になれば、共有すべき情報や範囲、適切な共有方法などが見えてきます。
2.担当者を決める
ナレッジ共有を円滑に進めるには、管理・推進を担う担当者を決めておくことが不可欠です。
責任の所在が明確になることで、ナレッジの蓄積と活用が継続的に行えるようになると同時に、情報の属人化を防止できます。
運用開始後の形骸化を防止する意味でも、必ず担当者を設置しておきましょう。
3.ナレッジを整理する
実用的なナレッジ共有を実現するためには、社内に点在しているナレッジを分かりやすく整理することが大切です。
ナレッジの整理には、「知識創造理論」に基づく4つのプロセスが有効です。
- 共同化：体験や観察を通じて暗黙知を共有する
- 表出化：暗黙知を言語や図で明確化する
- 連結化：形式知を統合し体系化する
- 内面化：新たな形式知を実践で学び暗黙知化する
このような段階を踏むことで、バラバラだった情報が組織全体で利用できる形に整えられます。
4.ナレッジ共有を行うためのツールを選ぶ
ナレッジ共有の実用性を高めるためには、状況に応じて適切なツールを選ぶことが重要です。
以下はナレッジ共有に活用できる代表的なツールの例です。
- Notion：柔軟なドキュメント管理とチーム内の共同編集が可能
- Confluence：組織全体でのナレッジベース構築に役立つWiki型のツール
- Googleドライブ：ファイル共有や共同作業がスムーズに行えるオンラインストレージサービス
- Chatwork：情報共有や日常のコミュニケーションをサポートするビジネスチャットツール
ナレッジ共有の具体例
ナレッジ共有は、業務のさまざまな場面で活用されています。
ここでは、実際にナレッジ共有が行われている対象を4つご紹介します。
成功・失敗事例
プロジェクトや業務の成功・失敗事例を共有することで、成功の再現性の向上や再発防止の強化を実現できます。
例えば、ある施策が成果を上げた背景や、想定外の失敗に至った原因を分析・明文化することで、同様の局面に直面した際に分析をスキップして迅速な判断が可能になります。
成功事例や失敗事例を共有することで、個人の小さな経験が組織全体の学びとなるため、さまざまな場面で応用・活用できるのです。
専門知識
業務に必要な専門知識の共有は、組織内で培った技術の継承や社員育成の面で大きな意義があります。
例えば、特定の業界知識やシステム操作の手順など、専門性の高い情報を体系的にまとめることで、社内全体の習熟度や再現性を高められます。
ナレッジ共有をうまく活用できれば、本来であれば習得に時間のかかる専門知識であっても早期に再現・活用できるだけでなく、属人化のリスク軽減にもつながるでしょう。
顧客情報
顧客情報の共有も組織としての対応力向上に役立ちます。
例えば、過去の商談履歴や顧客の好み・課題を共有することで、対応する部署や担当者が変わってもパーソナライズされた対応が可能になります。
営業やカスタマーサポートの質が向上すれば、顧客満足度や売上の増加といったポジティブな影響も期待できるでしょう。
知的資産
特許やノウハウ、ブランド価値などの知的資産も、ナレッジ共有の対象です。
例えば、新製品開発の際に過去の研究成果や市場分析データを参照できれば、開発のスピードや精度が向上します。
知的資産は一部の専門部署に偏りがちですが、戦略的に共有することで、他部門との連携や新たなビジネス機会の創出にもつながる可能性があります。
ナレッジ共有の課題
ナレッジ共有は多くのメリットをもたらしますが、情報の分散や形骸化などの課題も存在します。
情報が分散してしまう
ナレッジ共有において課題になりやすいのが、情報の分散です。
情報が社内の複数のシステムや個人のPC、メールなどに分散して存在していると、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかってしまい、活用の妨げとなります。
特に部門ごとに異なるツールを使用している場合、情報の一元管理が難しくなるため、重複作業や情報の見落としが発生しやすくなります。
このような課題を解決するためには、ナレッジの集中管理や検索性の高いシステムの導入など、情報の分散を防止する工夫が必要です。
情報が更新されない
ナレッジ共有は、運用後に情報が更新されず、仕組みそのものが形骸化してしまうケースも少なくありません。
一度共有されたナレッジが長期間放置されると、古くなった情報が業務上のミスやトラブルを引き起こす原因になる恐れがあります。
ナレッジ共有の効果や恩恵を最大化するためには、継続的な管理やメンテナンスが不可欠です。
ナレッジ共有の導入を検討する際は、仕組みの構築だけでなく、その後の運用も考慮することが重要です。
ナレッジ共有のポイント
最後に、ナレッジ共有を効果的に機能させるためのポイントを2点解説します。
最新の情報を共有する
ナレッジ共有は、常に情報を最新に保つことが非常に重要です。
ナレッジの中には、時間の経過とともに変わったり、変更されたりするものもあるためです。
古い情報が残っていると、かえって業務が非効率になったり、トラブルの原因にもなりかねません。
そのため、共有されている情報が現場の実情に即しているかを定期的に確認し、必要に応じて更新する仕組みや体制を整えておく必要があります。
ナレッジ共有がしやすい仕組みを作る
ナレッジ共有を浸透させるには、誰もが気軽に利用できる仕組みづくりが不可欠です。
使い勝手の悪いツールや煩雑な運用ルールでは、思うように情報が集まらず、業務に活用しにくくなってしまいます。
使いにくい仕組みは徐々に利用率が下がり、最終的には形骸化してしまうことにもなりかねません。
ナレッジ共有を導入する際は、実際に使うユーザーの視点に立って、情報の登録や検索、長期的な活用がしやすい仕組みを目指しましょう。
社内のナレッジ共有にChatwork
ナレッジ共有は、業務効率の向上や属人化の防止、多様な働き方の実現など、組織全体の生産性を高める鍵となります。
実用性の高いナレッジ共有を実現するためには、適切な手順を踏むことや、運用開始後のメンテナンスまで配慮すること、目的に合った使いやすいツールを選ぶことなどが重要です。
こうしたナレッジ共有を促進する上では、ビジネスチャットツール「Chatwork」も有効な選択肢の一つです。
チャット形式で気軽に情報交換ができ、過去のやり取りも検索しやすいため、暗黙知の共有にも適しています。
タスク管理やファイル共有機能も備え、情報の集約と活用を同時に実現できます。
ぜひこの機会にChatworkの導入をご検討ください。
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