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【テンプレあり】緊急性と重要度のマトリクスを使ってタスクの優先順位を決める方法
目次
タスクの優先順位は、業務の生産性や効率に大きな影響をあたえます。
しかし、基本的な決め方や考え方を知らないと、思うように順位づけを進められません。
さらに、順位づけが適切でなかった場合には、労力や時間を非効率に使ってしまうリスクもあります。
タスクの正しい順位づけによって生産性を高めたいのであれば、決め方と考え方のポイントを事前に把握しておきましょう。
本記事では、タスクの優先順位の決め方を詳しく解説します。
タスクに優先順位をつける理由
タスクに優先順位をつける理由は、労働力や時間といったリソースを最大限に活用するためです。
順位づけがおこなわれないまま仕事を続けると、今すぐ着手すべきタスクや、重要なタスクを見落としてしまいかねません。
状況によっては、残業が増えてプライベートな時間が削られたり、業務の進め方に対する自身の評価が下がったりする可能性もあります。
優先順位づけをしっかりとおこない、重要なものから手をつけるようにすれば、適切なペース配分と余裕をもった進行が可能となります。
また、タスクの優先順位づけによって、やらなくてよいタスクやほかの人に任せたほうがよいタスク、後回しにすべきタスクが明確になることもポイントです。
不要なタスクに時間を奪われるケースも減り、業務の生産性をより高められるようになります。
ほかにも、ストレスの軽減につながる、納期遅れを防げるなど多くのメリットがあるため、タスクの優先順位はぜひつけるようにしましょう。
タスクに優先順位をつける方法
タスクの優先順位づけは、リソース配分の最適化に欠かせないものです。
業務への影響度が高いため難しそうに感じるかもしれませんが、正しいやり方さえ知っていれば比較的簡単に実施できます。
以下では、タスクに優先順位をつける具体的な方法を紹介します。
タスクの洗い出し
タスクへの優先順位づけは、タスクの洗い出しからはじめるのがおすすめです。
最初に、自分が抱えているタスクをすべてリストアップして俯瞰できる状態にすると、優先順位をスムーズにつけることができます。
やり方としては、Excelのような表計算ソフトやタスク管理アプリにタスクを入力する方法、ノートやメモにタスクを書き出す方法などが挙げられます。
いずれの方法を選んだ場合も、漏れや重複のない状態を目指してタスクを洗い出すことがポイントです。
また、各タスクには所要時間や緊急度、重要度、期日なども明記しておいてください。
タスクを分類
タスクの洗い出しが完了したら、それぞれのタスクを優先度別に分類しましょう。
このステップでは、洗い出しの際に記入した緊急度と重要度を軸にして、タスクの分類をおこないます。
具体的な手順として、まずはタスクの緊急度・重要度の高低を判断します。
次に、緊急度・重要度の高低に応じてタスクを4つに分類し、緊急度と重要度の高いものから順に並べれば、大まかな順位づけは完了です。
なお、より細かな分類方法と考え方は、後述の「緊急度/重要度マトリクス」で詳しく解説します。
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フレームワークでタスクに優先順位をつける方法5選
より的確にタスクの優先順位づけをしたい場合や、優先順位の決定をスムーズに進めたい場合には、フレームワークを活用するのがおすすめです。
ビジネスのプロが考案したフレームワークを使うことで、より精度の高い優先順位づけが可能となります。
ここでは、タスクの優先順位づけに有用なフレームワークを5つ紹介します。
緊急度/重要度マトリクス
「緊急度/重要度マトリクス」は、タスクの優先順位づけによく利用されるフレームワークです。
アメリカの経営コンサルタントであるスティーブン・R・コヴィーの著書「7つの習慣」でも取り上げられた有名なフレームワークで、「アイゼンハワーマトリクス」とも呼ばれています。
緊急度/重要度マトリクスでは、タスクを緊急度と重要度の2軸によって判別し、以下のように分類することが特徴です。
- 必須の領域（緊急度と重要度の両方が高い）：期日が近い仕事や急ぎのクレーム対応など
- 効果性の領域（緊急度は低いが重要度が高い）：長期的な戦略の策定やスキルアップのための取り組みなど
- 錯覚の領域（緊急度が高いが重要度は低い）：日次でおこなうべき作業報告・雑務など
- 浪費・過剰の領域（緊急度と重要度の両方が低い）：不要な営業メールの確認やデスクの私物整理など
上記のように分類し、「必須の領域」を最優先、「効果性の領域」をその次に優先するといった形式で、タスクに順位をつけていきます。
「錯覚の領域」に関しては、自身のリソースや期日に合わせて「効果性の領域」と入れ替えても問題ありません。
タスクを4つに分類するだけのシンプルなフレームワークですが、スピーディーかつ高精度な優先順位づけができるので、ぜひ活用してみてください。
DICEフレームワーク
「DICEフレームワーク」は、タスク単体の優先順位を考える際に役立つフレームワークです。
タスクを「Duration（期間）」「Integrity（実行力）」「Commitment（目標追求の意志）」「Effort(労力)」の観点で分析し、それぞれの頭文字と数字を組み合わせたスコアをつけます。
スコアの数値に関しては、最高が「1」、最低が「4」を割り振るのが基本ですが、Commitmentのみ上位層は「C1」、現場層は「C2」と2つに分けて採点します。
そして、「D + (2 × I) + (2 × C1) + C2 + E」という計算式によって優先順位を判別します。
算出された数値と評価の目安を対応させると以下のようになります。
- 7～14：成功確率が高く優先的に実行すべき
- 14～17：失敗のリスクがあるため実行方法の見直しが必要
- 17以上：成功確率が低いためタスクの削除や大幅な改善を検討すべき
DICEフレームワークはプロジェクト向けの考え方であるため、多数のタスクの順位づけには向きませんが、単体のタスクについて優先順位を深く考えたいときには便利なフレームワークです。
Value vs Effortマトリクス
「Value（価値）」と「Effort（労力）」を軸として、タスクの優先順位を考えるフレームワークが「Value vs Effortマトリクス」です。
プロジェクト管理からタスク管理まで幅広く活用できるフレームワークで、特に、タスクの着手順や中長期の実行計画を決める際に適しています。
基本的なやり方として、まずは優先順位をつけたいタスクが生み出す価値を「高」と「低」に分けます。
次に、タスク完了のために必要な労力を「高」と「低」で判断し、以下のように4分類すれば作業は完了です。
- Quick Wins（価値が高く労力が少ない）
- Major Projects（価値と労力の両方が高い）
- Fill-ins（価値と労力の両方が少ない）
- Time Sinks（価値が低く労力が高い）
基本的には「Quick Wins」を最優先し、次点で「Major Projects」を優先します。
「Fill-ins」は余裕があれば取り組む、もしくはほかの人に任せる方針で進めるとよいでしょう。
「Time Sinks」に関しては、可能であれば廃止したり、自動化を検討したりすることが望ましいです。
カンバン
進捗状況や緊急度に着目してタスクの優先順位決めをおこないたい場合は、「カンバン」を活用することがおすすめです。
カンバンは主にタスク管理や生産管理に使われるフレームワークで、タスクの状況がひと目で把握できるため、優先順位決めにも応用できます。
まず、タスクを「未着手」「進行中」「完了」などのステータスとともにボードやカードへ書き出して一覧化します。
タスクとステータスをセットで確認できることにより、「期日が迫っているものの進捗状況が思わしくないタスクには最優先で取り組む」といった判断を促すことができます。
カンバン方式のタスク管理アプリも提供されており、活用すればよりスピーディーな判断が可能です。
機能はアプリによっても異なりますが、期日が近くなると色が変わる機能や通知機能などを活用すれば、緊急性をスムーズに判断できます。
カンバンは、タスクの優先順位決めだけでなく、タスク管理にも役立つフレームワークなので、管理作業全般を快適化したい人はぜひ活用してみてください。
Getting Things Done
「Getting Things Done（GTD）」は、有名コンサルタントのデビッド・アレンが提唱するタスク管理手法です。
タスクの優先順位を直接的に決めるものではありませんが、決定のプロセスに取り入れれば、タスクの洗い出しから実行までの流れを円滑化できるフレームワークです。
GTDの手順は、以下の5ステップです。
- Capture（収集）：パソコンや紙を使って全タスクをリストアップする
- Clarify（明確化）：実行可否の判断や優先度決め、タスクの細分化・具体化などをおこなう
- Organize（整理）：カレンダーやToDoツールなどを使ってタスクを整理する
- Reflect（更新）：定期的にカレンダーやツールを見直してタスクの優先順位を更新する
- Engage（実行）：1〜4の結果を踏まえ、着手すべきタスクを選択して実行する
基本的には「Capture」から取り組み、「Clarify」「Organize」「Reflect」にかけてタスクの分類や優先順位の決定をおこないます。
そして、「Engage」で着手すべきタスクを決めれば、一連の手順は完了です。
ストレスフリーな状況づくりに役立つフレームワークなので、集中力や効率の面でストレスを感じている人はぜひ取り入れましょう。
緊急度/重要度マトリクスのテンプレート
ここでは、緊急度/重要度マトリクスの考え方を使う際に活用できるテンプレートを用意しました。
タスクを以下の表に当てはめて、分類作業の効率化にぜひご活用ください。
| 重要度＼緊急度 | 緊急度 高 | 緊急度 低 |
|---|---|---|
| 重要度 高 |
第1領域：必須の領域 （すぐやるべき）
|
第2領域：効果性の領域 （計画的にやるべき）
|
| 重要度 低 |
第3領域：錯覚の領域 （ほかの人に任せる・自動化する）
|
第4領域：浪費・過剰の領域 （やめる・後回しにする）
|
タスクの優先順位を決める際の注意点
タスクの優先順位づけは業務効率化に役立つ一方、決める際にいくつかの注意点があります。
注意点を把握しておくことで、タスクの優先順位づけだけでなく仕事そのものの効率化にもつながるため、生産性をさらに高めたいのであればぜひおさえておきましょう。
時間を決める
タスクの優先順位を決定する際には、作業に必要な時間もあわせて決めておくようにしましょう。
タスクの優先順位とともに、開始から完了までの目安時間を決めれば、より精度の高い業務スケジュールを組むことができます。
また、実際にタスクに取り組むときにも常に時間を意識できるようになり、パフォーマンスと集中力を維持しやすくなります。
作業時間に多少の余裕を残しておく意識をもてば、スケジュールの柔軟性を確保できることもポイントです。
タスクの実施時間に対する意識がないと、優先順位づけが正しく機能しないケースもあるため、注意しましょう。
完璧でなくてもいい
タスクの優先順位は、完璧でなくても問題ありません。
優先すべきものを見落とさない程度の精度は必要ですが、完璧を求めすぎて優先順位づけに工数をかけすぎては本末転倒です。
また、タスクの優先順位は状況によって変化するものです。
たとえ一度で完璧に優先順位を決めることができたとしても、状況変化に応じて見直しをおこなわなければならなくなった場合、多くの時間が無駄になってしまう可能性がある点には注意が必要です。
「それなりの精度で優先順位づけをいったん完了とし、必要に応じて修正・調整する」という方針で進めるのが、優先順位決めを効率よくおこなうコツです。
他の人に共有をする
タスク管理の際にぜひ実施したいのが、自身で決めたタスクの優先順位や内容を、チームメンバー・上司などと共有しておくことです。
プロジェクトの関係者やチームへ共有しないまま、自分ひとりで決めた優先順位に沿って作業をおこなっていると、自身の状況が明確に伝わらず、適切なサポートも受けられません。
また、自身が取り組んでいる仕事への理解が得られないこともあり、認識の違いからトラブルが発生するおそれもあります。
自社で導入しているタスク管理ツールやスプレッドシート、Excelなどの身近なツールを使い、必要な相手へはタスクの優先順位を共有しておきましょう。
成果物を見せる
業務を進めるときには、成果物をほかの人に見せながら取り組みましょう。
高い優先順位をつけたタスクの実行結果を誰にも見せずに業務を進めると、優先度の判断が妥当であったかどうか証明できないまま終わってしまいます。
仮に優先順位が間違っていた場合でも、成果物を確認してもらった人から的確なフィードバックを受けられるケースもあるため、積極的に共有することをおすすめします。
また、プレゼン資料を作成するために分析したデータやプロトタイプ、モックアップといった中間成果物についても、事前共有が必要です。
中間成果物を提出しないことで、方向性のズレを指摘してもらったり、最終成果物の精度を高めたりする機会を逃してしまうおそれがあるため、注意しましょう。
PDCAを回す
「PDCA」とは「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の4ステップを繰り返し、改善を進めるフレームワークです。
タスクの優先順位決め作業にPDCAを取り入れ、サイクルを何度も回していけば順位決定のノウハウが蓄積されます。
PDCAが停滞してしまうと、蓄積されたノウハウを次回以降の作業に活かせず、順位決めの精度が下がってしまう可能性があるため注意が必要です。
PDCAサイクルを回せるようになったら、タスクの優先順位決めの結果がもたらした効果もあわせてチェックすることで、さらなる改善に取り組みやすくなります。
PDCAは4ステップを繰り返すシンプルなフレームワークなので、ぜひ取り入れて、タスクの順位づけのスキルや業務の質を高めていきましょう。
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タスクの優先順位づけにはさまざまな方法がありますが、できるだけシンプルで実施しやすいと感じるフレームワークを取り入れることがおすすめです。
そして、日々のタスク管理を快適に進めるためにも、シンプルな操作でタスクを管理できるクラウドサービス「Chatwork」の利用がおすすめです。
期日設定機能や一覧表示機能といった便利な機能を備えているので、スムーズにタスク管理を進められます。
チームメンバーとのやりとりに利用することで、コミュニケーションの円滑化が期待できるのもポイントです。
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