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スケジュール管理が上手い人になるには？｜苦手な人の特徴や管理のコツ7選も解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
スケジュール管理が上手な人と苦手な人には、明確な違いがあります。
スケジュール管理が苦手な人は、上手な人がおこなっているテクニックを身に付けて実践することが大切です。
本記事では、スケジュール管理のプロが実践するテクニックや、苦手な人の特徴を解説します。
また、スケジュール管理能力を向上させる7つのコツ、おすすめの管理ツールなども紹介するので、ぜひ参考にしてください。
仕事のスケジュール管理が上手な人だけが実践している5つのこと
スケジュールを上手に管理するためには、いくつかのテクニックがあります。
以下では、5つのテクニックについて紹介します。
1. タスクの全体像を把握し、見える化している
スケジュール管理が上手な人は、まず全てのタスクを書き出し、やるべきことの全体像を明確にします。
スケジュールの全体像を見える化することで、「いつまでに何を終える必要があるのか」を具体的に把握できるでしょう。
タスクを管理する際は、タスク管理機能やToDoリスト機能のあるデジタルツールを活用することがおすすめです。
ツールを活用すれば、着手や完了報告の漏れを防ぎ、複数のタスクを同時並行で進める際にも管理がしやすくなります。
2. やるべきことを整理し、優先順位をつけている
スケジュール管理が上手な人は、各タスクの内容と期限を整理し、重要度と緊急性をもとにタスクの優先順位を明確にしています。
一度タスクの優先順位をつけた後も、定期的に見直して柔軟に調整をおこないます。
スケジュール管理が上手な人は、重要だが緊急ではないタスクへの対応も得意な傾向にあります。
緊急ではないタスクにいつ取り掛かるかは、緊急性の高いタスクの進行具合と期限によるため、スケジュール全体を上手く管理しないと適切に対処できません。
スケジュールを問題なくこなすには、緊急性の高い重要なタスクと緊急性の低い重要なタスクをバランスよく管理することが求められます。
タスク整理には、タスク管理機能があるデジタルツールを利用すると便利です。
Chatworkにはタスク管理機能が実装されており、タスクの追加・完了・進捗管理などを手軽に行えて、対応漏れの防止やリマインドもおこなうことができます。
3. それぞれの作業を熟知し、所要時間を把握している
スケジュール管理が上手な人ほど、各タスクにかかる所要時間を正確に把握し、時間を効率よく使います。
タスクにかかる所要時間を割り出すには、過去の実績や作業記録から必要時間を見積もるスキルが必要です。
タスクをこなすための所要時間が分かれば、納期から逆算して早めにスケジュールを組めるため、急なトラブルにも柔軟に対応できます。
一方、スケジュール管理が苦手な人は、自分の作業にかかる時間を適切に把握できていないケースが見られます。
ポモドーロテクニックなどの時間管理術も上手く活用すれば、タスクへの集中力と効率を高められるので、よりスケジュール管理がスムーズに進むでしょう。
4. 進みが悪ければ、すぐにスケジュールを調整している
スケジュール管理が上手な人ほど、作業が上手く進まないときは柔軟に予定を調整します。
急な調整に備え、あらかじめ予備の時間や余白を設けて予定を組んでおけば、突発的な予定変更やトラブルが起こっても慌てずに対処できます。
起こり得るリスクを事前に想定し、具体的な対策を準備しておくことも有効でしょう。
スケジュールに余裕をもたせ、リスクに対応するための対策を用意しておけば、進行の遅れやトラブルが起こっても迅速な軌道修正が可能になります。
5. 取り組みを振り返り、次回の改善に活かしている
スケジュール管理が上手な人は、自身の取り組みに対して定期的に振り返りをおこないます。
スケジュールを完了させたタイミングで「時間通りに終わったか」「予定にズレがなかったか」などを確認します。
振り返りは日単位や週単位など、自分に合ったタイミングで実施しましょう。
計画通りに進まなかった場合は原因を分析し、対策を講じた上で次のスケジュールに反映させます。
チームでの業務では、個人だけでなくチーム全体での振り返りをおこなうことで、業務改善の精度を高めることができます。
そもそも仕事におけるスケジュール管理の目的とは？
続いて、仕事におけるスケジュール管理の目的を説明します。
タスクの遂行と目的の達成
スケジュール管理の目的は、与えられたタスクを期限内に確実に遂行し、業務の目的を達成することにあります。
また、品質を維持しながら効率的に業務を進めるためにもスケジュール管理が必要です。
たとえば、顧客に契約どおりのサービスや成果物を提供するためには、作業の順序や所要時間を適切に把握し、調整することが不可欠です。
スケジュール管理は、予定の重複や納期の遅延、タスクの過多を防ぐ上でも重要な役割を果たします。
業務効率化と生産性アップ
スケジュール管理を適切に行うと「いつまでに何をすべきか」や「目標達成に必要な行動は何か」が明確になるため、業務の効率化や生産性のアップにつながります。
タスクを一覧にして見える化し、こなすために必要な時間を割り出して適正に従業員に割り振れば、作業時間の短縮やコスト削減につなげられるでしょう。
日々の業務をスムーズに進めるためにも、適切なスケジュール管理が重要といえます。
職場のチームワークの強化
チーム全体でスケジュールを共有すれば、メンバー同士が連携しやすくなり、業務の流れもスムーズになります。
とくに、他部署と連携する業務をおこなうメンバーや、全体の工程のうち後半部を担当するメンバーは、事前にスケジュールを把握できれば作業計画が立てやすくなるでしょう。
チームワークが強化されれば、生産性のアップや職場の雰囲気向上、信頼関係の構築などにもつながります。
仕事のスケジュール管理が苦手・下手な人の特徴3選
ここでは、仕事のスケジュール管理が苦手な人の主な特徴を3つ紹介します。
苦手・下手な人の特徴1｜全てのタスクを書き出していない
スケジュール管理が苦手な人の多くはタスクの書き出しをおこなわず、頭の中だけで整理しようとする傾向にあります。
タスクの見える化を実施しないために抜け漏れが生じやすく、気付いたときには納期が迫っているというケースも少なくありません。
タスクをリスト化せず、記憶を頼りに行動する人は、複数のタスクの同時進行に対応できずに評価を下げるリスクも高くなります。
抜け漏れなくスケジュール管理を行うためには、タスクを全て書き出す習慣を身につけることが重要です。
苦手・下手な人の特徴2｜タスクの所要時間を把握していない
自分の作業にかかる所要時間を把握できないことも、スケジュール管理が苦手な人の特徴です。
タスクの所要時間の見積もりが甘く、想定以上の時間を費やしてしまうことも珍しくありません。
1つのタスクの完了予定がずれるとスケジュール全体に無理が生じてしまい、突発的な予定変更やトラブルに対応することも難しくなってしまいます。
タスクの所要時間を正確に把握していないために業務を詰め込み過ぎてしまい、納期に間に合わない・他の人にフォローしてもらうなどの状況も発生しやすくなります。
苦手・下手な人の特徴3｜タスクの振り返りをしていない
スケジュール管理が苦手な人は、タスクの振り返りを実施する習慣がないため、次回に反省を活かせていません。
スケジュール管理が上手な人になるためには、「タスクは予定通りこなせたか」「割り振った日数や時間は十分だったか」などを定期的に見直す必要があります。
見直した結果、タスクの処理に遅れやミスがあれば原因と対策を具体的に書き出し、次回の計画立案に活かしましょう。
定期的に振り返る仕組みを作っておけば、失敗の再発防止にもつながります。
仕事のスケジュール管理能力が飛躍的に上がる7のコツ
続いて、スケジュール管理能力を向上させる7つのコツを紹介します。
コツ1｜タスクの見える化
スケジュール管理能力を高めるための第一歩は、タスクの見える化です。
自分が抱えているタスクを全て書き出し、「何を・いつまでに・どのくらいのボリュームで行う必要があるか」を把握しましょう。
タスクの内容や期限、ボリュームなどを目に見える形にまとめれば、各タスクに割り振るべき時間や日数も明確になります。
コツ2｜優先順位の確定
スケジュール管理を効果的に実施するには、タスクの優先順位を正しく見極める必要があります。
タスクを見える化して整理したら、重要度と緊急度の観点から優先順位をつけていきましょう。
重要度や緊急度でタスクを分類すれば、優先して終わらせるべき作業も明確になり、納期や目的を意識したスムーズな進行が可能になります。
優先順位を定めてタスクに取り組めば、緊急ではないが重要なタスクにも十分な時間を割けるようになります。
コツ3｜所要時間の把握
スケジュール管理を上達させるには、各タスクの所要時間を正確に把握することも欠かせません。
所要時間を把握するために、まずは各タスクごとのおおよその作業時間を見積もり、書き出すことから始めましょう。
過去の類似タスクの経験や記録をもとに所要時間を割り出せば、見積もりの精度も高まります。
タスクをこなす際に、完了させるまでにかかった時間を記録し、実績として蓄積していくことも重要です。
データとして保存しておけば、見積もった所要時間と実際の作業時間のズレをなくすために役立ちます。
コツ4｜積極的なリスケ
スケジュール管理が上手な人は、予期せぬトラブルや進捗の遅れがあっても柔軟に対応できるよう、常にリスケを前提にしています。
予定通りに進まないケースが多いからこそ、進捗をこまめに確認し、必要に応じてスケジュールを積極的に見直すことが重要になります。
リスケをおこなう際は相手方の都合に最大限配慮し、「日程変更」や「調整」などの丁寧な言葉に言い換えるようにしましょう。
また、リスケの理由も明確に伝えるよう心がけると、信頼関係を損なわずに済むでしょう。
スケジュールに余裕をもたせておけばリスケ対応もしやすくなるので、計画を立てるときは積極的に余白や予備時間を確保することもおすすめです。
コツ5｜フィードバック
スケジュール管理能力を高めるには、日々の振り返りとフィードバックが欠かせません。
タスクが完了するたびに「想定通りに終わったか」「スケジュールの変更は必要ないか」などを確認し、状況に応じて調整しましょう。
フィードバックのタイミングは、タスクが完了したときに限らず、あらかじめ決めた時間に実施する形でも問題ありません。
フィードバックのポイントは、抽象的な言い回しを避け、目標・結果・行動に対して数値やデータを用いて具体的に実施することです。
誰がどのタスクをいつまでに、どの程度完了したかを明確にすることで、計画との差異や課題を素早く特定し、次のアクションにつなげることができます。
コツ6｜アプリやツールの使用
スケジュール管理の精度を高めるには、自分に合ったアプリやツールを活用するのが効果的です。
紙の手帳やノート、スマホアプリ、パソコンのカレンダーなどツールの種類はさまざまですが、自分のニーズに合ったものを使えばタスクの抜け漏れを防ぎやすくなります。
チームでのスケジュール管理では、メンバー間でスケジュールを共有できるデジタルツールを導入するのがおすすめです。
デジタルツールはタスクの変更があってもリアルタイムで反映され、必要なときにすぐ確認できるため、連携がスムーズになります。
ToDoリストやカレンダー機能、リマインド通知などの便利な機能を備えたツールを活用すれば、タスクの進捗状況や締め切りもひと目で把握できます。
Chatworkのように、スケジュール管理とコミュニケーションを一元化できるツールを選べば、日々の業務もより効率化できるでしょう。
コツ7｜完璧主義の放棄
スケジュール管理を上達させるためには、完璧主義を手放すことも有効です。
「全てを100点で終える」ではなく、「70点で合格」など自分なりの基準を設けて柔軟な思考をもつことがポイントです。
達成できなかったことばかりに注目するのではなく、実践できた内容を積極的に認めて積み上げていく「加点方式」の振り返りも効果的です。
予定通りにタスクが完了しなかったとしても過剰に自分を責めず、「次がある」と切り替えていきましょう。
仕事のスケジュール管理に人気のアプリ・ツール3選
最後に、仕事のスケジュール管理におすすめのアプリ・ツールを紹介します。
1. Chatwork
Chatworkは、ビジネスチャット機能を中心にタスク管理やファイル共有などを備えたビジネスコミュニケーションツールです。
タスク管理機能では、Chatwork上でタスクの作成・担当者の割り当て・締め切り日の設定ができ、進捗もリアルタイムでチームメンバーと共有できます。
チャットとタスクが連携しているため、やり取りの流れの中で自然にタスクを把握できる点も大きなメリットです。
Googleカレンダーと連携すれば予定のリマインド通知を受け取ったり、新しい予定が自動でChatworkに反映されたりと、スケジュールの見落としも防げます。
「会議」や「来客」などの特定のキーワードを含む予定だけを通知する設定もでき、業務に必要な情報を効率よく管理できます。
日常業務の中でスムーズにスケジュールを把握・共有したい方には非常に有用なツールです。
2. Excel／スプレッドシート
ExcelやGoogleスプレッドシートも、スケジュール管理に活用しやすいツールです。
Excelは多くの企業で使われているため、無理なく利用でき、使い方に慣れている人も多数いることでしょう。
Googleスプレッドシートは操作性がExcelに近く、シートを共有してチームメンバーに編集権限を与えれば、タスクの共有・管理をスムーズに実施できます。
両者とも、ガントチャートを使った工程管理も可能であるため、複数人でのスケジュール共有にも適しています。
3. スケジュール帳／ノート
ノートや付箋は、個人のスケジュール管理に適したシンプルで実用的なツールです。
こなすべきタスクを書き留めて、PCのディスプレイなどの目につきやすい場所に貼っておけば、ToDoリストとして使えます。
完了したタスクは、線を引いたり付箋をはがしたりすることで視覚的に整理できるので、達成感が得られるのも魅力です。
ただし、内容を他人に見られるリスクが高いため、機密情報は書かないようにするなどの配慮が必要です。
「Chatwork」で円滑なスケジュール管理を実現
スケジュール管理が上手な人になるためにはタスクを見える化し、作業にかかる所要時間を把握して、重要度・緊急度を基準にタスクの優先順位を明確にする必要があります。
作業が計画通りに進まない事態も見越して余裕のあるスケジューリングを行い、進捗に応じたリスケも積極的に実施することが大切です。
業務計画やタスクの優先順位の見直しも定期的に行えば、スケジュール管理の精度を高めていけるでしょう。
スケジュール管理では、完璧主義にとらわれず、達成できた内容を評価して積み上げていく加点方式を取り入れるのも重要なポイントです。
タスク管理で利用するツールは、Chatworkがおすすめです。
Chatworkはタスクの共有やGoogleカレンダーとの連携による予定のリマインド、特定のキーワードを含む予定の通知を受け取るなどの機能を利用できます。
登録すればすぐに利用できるので、興味のある人はぜひ試してみてください。
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