【例文あり】情報共有を通じた組織活性化とメリットやうまくいかない原因を徹底解説！

ビジネスにおいて、情報共有は非常に重要です。

適切な情報共有は、従業員の効果的な情報活用を可能にし、業務効率化や生産性向上を実現できます。

しかし、組織の情報共有がうまくいかず悩んでいる企業も多いでしょう。

今回の記事では、情報共有がもたらす組織活性化へのメリットや、うまくいかない原因について解説します。

組織の情報共有とは？活性化に不可欠な理由

情報共有とは、従業員個人や組織が持つ情報をほかの従業員に伝え、部署やチームなどの組織全体で共有することです。

情報共有が適切に行われれば、従業員が社内に蓄積された情報を活用でき、業務効率化や効果的な事業推進が可能になります。

さらに、コミュニケーションの質が高まり、組織の活性化にもつながるでしょう。

また、ビジネスシーンでは社内における情報共有だけでなく、顧客や取引先との情報共有を求められることもあります。

企業の持続的な成長には、社内外への適切な情報共有が欠かせません。

情報共有に関する記事はこちら

情報共有がもたらす組織活性化へのメリット5選

情報共有を適切に行うと、組織に対してどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、情報共有を通して得られるメリットを5つ解説します。

• ノウハウ・ナレッジ蓄積と組織力向上
• 属人化の防止と業務継続性
• 生産性向上と業務効率化の実現
• スムーズな連携と信頼関係の構築
• 迅速な意思決定と変化への対応力

メリット1. ノウハウ・ナレッジ蓄積と組織力向上

業務内容や個人の努力、仕事で関わる人物などによって、従業員一人ひとりが持っているノウハウやナレッジは異なります。

個人の持つノウハウやナレッジを組織全体に共有することで、社内に有益な情報を蓄積させられるでしょう。

その結果、従業員のスキル向上や業務品質の均一化が実現でき、組織力の向上が期待できます。

特に、優秀な人材の持つノウハウやナレッジを共有できれば、組織全体で高い成果を挙げられるようになるでしょう。

メリット2. 属人化の防止と業務継続性

情報共有は業務の属人化を防ぎ、業務継続性を向上させる効果もあります。

情報が特定の担当者のみにしか共有されていない場合、情報を知っている人が休んでしまうと業務がストップしたり、トラブルにすぐ対応できなかったりするでしょう。

一方、情報共有が適切に行われていれば、誰かが休んでも業務を継続しやすくなります。

また、トラブル発生時も対処方法がチーム全体に共有されているため、スムーズな対応が可能です。

メリット3. 生産性向上と業務効率化の実現

適切な情報共有により、生産性向上と業務効率化も実現できます。

従業員ごとに持っている情報に差があると、自身の知らない情報に関して知っている従業員に問い合わせる手間がかかり、やりとりに無駄な時間がかかってしまうでしょう。

また、問い合わせの際に担当者が不在の場合、業務がストップしてしまう恐れがあります。

一方、組織全体で情報共有がされていれば、無駄な確認作業を減らし、業務を効率化させられるでしょう。

その結果、業務に集中しやすくなり、生産性の向上も期待できます。

メリット4. スムーズな連携と信頼関係の構築

情報共有は組織内のスムーズな連携と信頼関係の構築にも有効です。

適切に情報共有を行うことで業務の透明性が向上し、情報のズレによるすれ違いを防げます。

また、メンバー同士の理解も深まり、コミュニケーションが取りやすくなるでしょう。

その結果、メンバー同士のスムーズな連携や信頼関係の構築が可能となります。

さらに、チームや部署内だけでなく、部署や部門をまたいだ連携ができるのもメリットです。

メリット5. 迅速な意思決定と変化への対応力

組織全体で情報共有を行うことで、迅速な意思決定が可能となり、変化への対応力を高められます。

業務に関する情報が共有されれば、タスクやスケジュール、進捗状況などが可視化されます。

その結果、リソース管理・進捗管理・スケジュール管理などがしやすくなるでしょう。

また、現場の状況が経営陣に伝わるスピードが上がるため、迅速な意思決定が可能となります。

反対に、経営陣から現場への情報共有もスムーズになるので、状況の変化に合わせたスピーディーな対応もできるでしょう。

せっかくの情報共有が埋もれないようにしたいならChatwork！

情報共有を効果的かつスムーズに行いたいなら、ビジネス専用チャットツール「Chatwork」の利用がおすすめです。

重要なチャットをピン留めしたり、タスクを期限ごとに管理したりする機能があり、情報が埋もれにくいのが特徴です。

また、ワード・エクセルなどのオフィスファイルや画像ファイルなどのアップロードもできるため、情報共有をスムーズに行えるでしょう。

社内だけでなく社外の人ともやりとりが可能なので、社内外の情報共有をスムーズにしたい場合は導入を検討してみてください。

Chatworkの使い方に関する記事はこちら

なぜ？組織の情報共有がうまくいかない代表的な原因4つ

組織の情報共有がうまくいかず悩んでいる企業も多いでしょう。

ここでは、組織の情報共有がうまくいかない代表的な原因を4つ紹介します。

1. 情報共有の重要性・メリットが浸透していない

「情報共有することで自分の優位性が下がる」「情報共有が面倒だ」など、情報共有に否定的な従業員もいるでしょう。

従業員に情報共有の重要性やメリットが浸透していなければ、情報共有はうまくいきません。

したがって、情報共有の大切さを従業員に伝え、組織全体の意識を高めることが大切です。

また、マネージャーやリーダーが率先して情報共有を行ったり、情報共有した従業員が評価されるシステムを整えたりするのも効果的でしょう。

2. 「仕組み」や「ルール」が整備されていない

社内で情報共有を行うための仕組みやルールが整備されていないと、従業員がどこにどうやって情報共有したらよいか分からず、情報共有が滞りやすいでしょう。

また、誰かが情報共有を行ったとしても埋もれてしまい、ほかの従業員が見つけられなくなってしまう恐れもあります。

したがって、情報共有の仕組みやルールを整備し、従業員に周知することが大切です。

また、仕組みやルールが複雑すぎても情報共有が滞るため、使うツールの操作が複雑すぎないか、複数のツールを導入しすぎていないかなどもチェックしましょう。

3. コミュニケーション不足・心理的安全性の欠如

そもそも組織やチームのコミュニケーションが不足していると、情報共有も、うまくいきません。

チーム内だけでなく、部署や部門をまたいだコミュニケーション体制が構築できているかチェックしましょう。

また、コミュニケーションが不足すると、従業員同士の信頼関係が築けず、情報共有に対しての心理的安全性も低下します。

心理的安全性が欠如している場合、「自分だけが知っている業務のコツをほかの従業員に教えたくない」といった気持ちが働くことがあるでしょう。

したがって、コミュニケーション体制を整え、従業員同士の信頼関係を構築することが大切です。

4. 適切なツールが導入・活用されていない

適切なツールが導入・活用されていない場合も、情報共有がうまくいきません。

よくあるのが、部門や目的ごとに異なるツールを導入してしまい、情報共有が複雑になってしまうパターンです。

さまざまなツールを使用することで一つ一つの情報は共有できますが、情報ごとに違うツールを確認しなければなりません。

また、ツールごとに何度も同じ情報を入力する必要があるため、情報共有に無駄な手間と時間がかかってしまうでしょう。

よって、適切なツールを導入できているか、導入したツールが活用されているか確認することが大切です。

組織の情報共有を成功させ、活性化につなげる5つの方法

組織の情報共有を成功させ、活性化させるにはどのような方法を用いればよいのでしょうか。

ここでは、組織の情報共有を成功させ、活性化につなげる5つの方法について解説します。

• 目的の明確化と意識改革の推進
• 情報共有のルール化と仕組みづくり
• コミュニケーション活性化と文化醸成
• 情報へのアクセスしやすい環境整備
• 効果的な情報共有ツールの導入・活用

目的の明確化と意識改革の推進

まず、情報共有を行う目的を明確にし、従業員に伝えることで組織全体の意識改革を推進しましょう。

情報共有に関する組織全体の意識が向上すれば、従業員が積極的に情報共有を行うようになります。

例えば「チームの売上目標達成のため」「業務効率化」など、何のために情報共有を行うのか目的を設定しましょう。

また、目的を決めたら従業員に周知し、組織の意識改革も進めます。

情報共有を行うメリットや重要性も合わせて伝え、従業員の理解を得ることが大切です。

情報共有のルール化と仕組みづくり

組織の情報共有を成功させるには、ルールや仕組みの整備も重要です。

ルールや仕組みを整備することで情報が適切に蓄積され、必要な情報が埋もれず見つけやすくなるでしょう。

ルールは誰が・どの情報を・いつ・どこに共有するのかなど、具体的に設定することが大切です。

また、管理する項目が決まっている場合、フォーマットを用意すると情報を共有しやすくなります。

ルールや仕組みを整えたら従業員に周知し、組織全体が同じ体制で運用できるようにしましょう。

コミュニケーション活性化と文化醸成

組織内のコミュニケーションを活性化させ、情報共有しやすい文化を醸成することも重要です。

メンバー同士の信頼関係が築けていないと、従業員は情報共有をしにくくなります。

また、同僚をライバル視する風潮や、失敗が許されない雰囲気も払拭することが大切です。

コミュニケーションを活性化させるには、従業員同士の対話を増やす施策を行いましょう。

例えば「定期的に上司との1on1を行う」「一日の始まりに雑談形式の短いミーティングを行い、業務予定を伝え合う」といった方法があります。

コミュニケーションが活性化できればスピーディーな情報共有が可能となり、業務内容のほかミスやトラブル、業務のコツなども共有されやすくなるでしょう。

情報へのアクセスしやすい環境整備

情報共有を成功させるには、共有された情報にアクセスしやすい環境を整備する必要もあります。

情報の整理を適切に行うことで検索が簡単になり、共有された情報が活用されやすくなるでしょう。

具体的には、ファイルの命名や分類に関してルールを決める、部署やチームごとにフォルダ分けをするといった方法があります。

さらに、蓄積する情報と消去する情報を区別したり、時系列で保管して最新の情報を見つけやすくしたりすることも重要です。

効果的な情報共有ツールの導入・活用

情報共有をスムーズにするには、効果的な情報ツールを導入・活用しなければなりません。

情報共有ツールには、プロジェクト管理ツールやビジネスチャットツールなど、さまざまな種類があります。

ツールの種類ごとに管理しやすい情報は異なるので、自社の導入目的やニーズに合ったものを選びましょう。

また、チームや部門ごとに異なるツールを導入するのではなく、組織全体で使えるツールを選ぶのがおすすめです。

全員が同じツールを用いることで、情報共有をスムーズにし、組織全体の共通認識を持ちやすくなります。

組織の活性化に役立つ情報と例文

情報共有では、実際にどのような情報をどのように伝えればよいのでしょうか。

最後に、組織の活性化に役立つ情報と例文を紹介します。

進捗報告

進捗報告を行う際は、以下の要素を含めるようにしましょう。

• 目標
• 進捗状況
• 目標の達成状況・目標との差異
• （目標未達成の場合）考えられる原因
• （目標未達成の場合）今後の方針

また、メールで進捗報告を行う際の例文は以下の通りです。

作業日報

作業日報を作成する際は、以下の要素を含めるようにしましょう。

• 時系列の業務内容や一日の成果
• 報告事項

また、メールで作業日報を作成する際の例文は以下の通りです。

議事録共有

議事録を共有する際は、以下の要素を含めるようにしましょう。

• 会議の日時
• 議題
• 決定事項
• 今後の課題

また、メールで議事録を送る際の例文は以下の通りです。

情報共有で組織を活性化させ、変化に強い体制を築こう

ビジネスを成功に導くには、情報共有が非常に重要です。

個人の持つノウハウやナレッジを組織全体に共有することで、組織力の向上・属人化の防止・業務効率化など、さまざまなメリットがあります。

情報共有を効率的かつスムーズに行うには、Chatworkをはじめとするツールの活用もおすすめです。

適切な情報共有で組織を活性化させ、変化に強い体制を整えましょう。

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