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タスク管理が上手い人になれる5ステップ｜優良アプリ・ツール3選も紹介！
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
毎日の仕事に取りかかる際に、「タスクを効率的に処理したいけど、なかなか上手くいかない」「どこから手をつければいいかわからない」という悩みがある人も多いのではないでしょうか。
本記事では、タスク管理が上手い人・下手な人の特徴を解説しつつ、タスク管理を効率的におこなうコツや、タスク管理で役立つアプリ・ツールなどを紹介します。
タスク管理について理解を深めれば、日々の作業をスムーズに進められるようになるため、ぜひ参考にしてください。
タスク管理が上手な人・下手な人の特徴とは？違いを解説
はじめに、タスク管理が上手い人・下手な人の特徴について解説します。
なぜあの人はタスク管理が「上手」なのか？【上手い人の特徴】
タスク管理が上手い人には、以下のような特徴があります。
特徴①優先順位をつけてタスクを整理している
タスク管理が上手い人は、タスクごとの重要度と緊急度を整理し、取り組む際の優先順位をつけていることが特徴です。
たとえば、複数のタスクを「重要なタスクではあるものの、急ぎではない」「重要度は低いが、早めに処理したほうが作業効率が良い」といったように区分し、整理しておきます。
タスクを常に整理しておけば、どの作業から着手すべきかを考える時間と手間が減り、作業時間を確保しやすくなります。
特徴②作業にかかる時間を把握している
タスク管理が上手い人は、作業の難易度や経験をもとに、おおよその工数（タスクごとにかかる時間）を把握していることが特徴です。
「Aのタスクには30分はかかる」「Bのタスクは5分で処理できる」などを把握していると、タスクを進める順番を決める際にも役立ちます。
各タスクにかかった時間を記録しておき、同じような作業が発生した際に反映すれば、無理のないスケジュールを組むことができます。
特徴③チーム内で情報を共有している
タスク管理が上手い人は、自分のタスクを処理するだけでなく、積極的に情報共有をおこない、プロジェクトが円滑に進むように意識しています。
チームで仕事をしていると、「Aさんの作業が完了しないと次の工程に進まない」などのように、チームメンバーの進捗状況が影響するタスクが多いためです。
タスクのステータスを把握・共有するために、Chatwork（チャットワーク）のようなコミュニケーションツールを活用している人も多くいます。
なぜあの人はタスク管理が「下手」なのか？【下手な人の特徴】
タスク管理が下手な人には、以下のような特徴があります。
特徴①目の前のタスクから着手している
タスク管理が下手な人は、タスクの優先順位をきちんと設定していないことが特徴です。
プロジェクトの目的や、自分の担当するタスクの役割を理解していないと、タスクの優先順位は正しく判断できません。
目の前のタスクから手当たり次第に処理すると、緊急度の高いタスクが後回しになったり、大量のタスクを抱えた際にどこから着手すべきかわからなくなってしまうこともあります。
特徴②工数や納期を覚えていない
タスク管理が苦手な人は、同時進行でタスクを処理していることが特徴です。
マルチタスクを得意とする人であれば、同時進行でも効率的に作業を進められますが、タスク管理が不得手な人が複数のタスクを同時に進めるとそれぞれの工数や納期を把握しきれないことがあります。
業務が忙しいとタスクを見直す時間を作れず、タスクの工数や納期があいまいな状態で作業を進めるしかないという、悪循環に陥るケースも少なくありません。
また、自分の記憶だけを頼りにタスクを進めると、作業の抜け漏れなどのミスが発生する原因になります。
特徴③自分のタスクのみ意識している
タスク管理が下手な人は、自分のタスクのみにしか意識が向いていないことが特徴です。
プロジェクト全体の進捗を気にかける余裕がなく、自分のタスクのみに意識が集中してしまう傾向にあります。
また、タスクを整理することに苦手意識があるため、タスク管理そのものに時間をかけすぎてしまい、十分な作業時間を確保できないというパターンもあります。
タスク管理が上手い人になるための5つのステップ
タスク管理を上手くおこなうためには、以下のようなステップを意識することが大切です。
- 全体像を動画や書籍で理解する
- 業務全般の知識を身に付ける
- 効率化ツールの特徴を把握する
- 効率化の手法を導入する
- 遂行後に振り返りをする
以下で、基本となる5つの手順について紹介します。
ステップ①全体像を動画や書籍で理解する
まずは、動画や書籍でタスク管理について学び、全体像を理解することが大切です。
タスク管理が上手い人は、タスクを単なる作業ではなく、目標を達成するための手段として捉えています。
初心者向けのタスク管理術の解説動画や、タスク管理ツールの使い方動画などは、YouTubeなどを活用すれば無料で視聴することができます。
また、タスク管理の手法・ノウハウを図解付きで解説している専門書もあるため、自分が理解しやすい方法でタスク管理について学ぶことから始めてみましょう。
ステップ②業務全般の知識を身に付ける
タスク管理の基本を理解したら、自分が担当する業務についての知識を身に付けます。
業務の内容や重要度、作業にかかる時間、スムーズに処理するためのポイントなどを把握しておくと、より効率的にタスク管理をおこなうことができます。
業務全般の知識を習得したり、プロジェクト全体の流れを理解したりすれば、より精度の高いワークフローを構築することも可能です。
スケジュールの中で遅延が発生しそうなタイミングを予測し、事前に対処法や代替案を考えておくといった、高度なタスク管理に応用することもできるようになります。
ステップ③効率化ツールの特徴を把握する
タスク管理の効率化に役立つツールは数多くありますが、それぞれの特徴を把握していないと使いこなすことはできません。
ステップ①・ステップ②の工程で知識をきちんと身に付ければ、どのような効率化ツールが自分に適しているかを判断できるようになります。
担当者ごとの進捗状況やスケジュール、参考資料などを共有できるツールを使えば、プロジェクト全体のタスク管理やスケジュール管理に役立ちます。
効率化ツールを使用する場合、日常的に使うファイル（エクセル・PDFなど）のインポート・エクスポート機能や互換性の有無なども考慮するとよいでしょう。
ステップ④効率化の手法を導入する
GTD（※）をはじめとするタスク管理を効率化する手法は、心強い味方になります。
タスク管理を効率化する手法はさまざまな種類があるため、具体的にどのような手法があるかを調べることが大切です。
複数の手法について内容を理解し、使い方やノウハウを学びながら、最終的には自分に合った手法を選択しましょう。
効率化の手法を導入すれば、不要な業務プロセスや重複作業をカットでき、作業時間の短縮や業務効率化につながります。
（※）GTDは、タスク管理の手法のひとつです。頭の中で考えていることを整理し、効率的に実行できるように可視化することで、生産性の向上やストレス軽減が期待できます。
ステップ⑤遂行後に振り返りをする
タスク管理は、作業が完了したら終わりではありません。
実際に作業した後は、「タスクをどれくらい効率的に処理できたか」という観点から振り返りを必ずおこないましょう。
たとえば、タスクが遅れた原因を分析したり、スケジュールに無理があった点などをメモしたりしておき、次の計画を立てる際に活用します。
タスク遂行後の振り返りは、週次・月次などの頻度でおこなうケースが一般的です。
基本的なステップを理解し、タスクの分析・改善を習慣化することでタスク管理の精度が高まります。
そもそもタスク管理は何のためにやるのか？
「タスク管理は本当に必要なのか？」「タスク管理をやらなくても問題ないのでは？」と感じる人も少なくありません。
しかし、適切にタスク管理を実施すれば、作業の抜け漏れを防ぐことができ、進捗状況も把握しやすくなるため、結果的に仕事のクオリティを高めることができます。
以下では、タスク管理をするべき理由と、類似した用語との違いを紹介します。
企業や個人の目標達成のために欠かせない
タスク管理は、プロジェクトの目標達成のために欠かせない要素です。
目標を達成するためには、達成に至るまでのタスクや納期を明確にし、個々のタスクを効率的にこなす必要があります。
どんなに大きな目標も、細分化すれば小さなタスクの積み重ねでできており、効率的なタスク管理の先には、プロジェクトの目標達成というゴールが待っています。
タスク管理を適切におこなうと、個人の作業だけでなく、チームや組織全体の業務効率を向上させることにもつながります。
タスク管理・スケジュール管理・プロジェクト管理の違い
タスク管理と似た用語として、スケジュール管理・プロジェクト管理があります。
どちらもビジネスシーンでよく使われる言葉ですが、それぞれ意味が異なります。
スケジュール管理とは、日時や相手が決定している予定を管理することです。
たとえば、社内会議の日程と、クライアントとの商談の日程をそれぞれ計画し、ダブルブッキングしないように時間配分を調整するのがスケジュール管理です。
予定の開始・終了時間が決まっているスケジュール管理に対し、タスク管理では開始時間を決めないケースも多く、期限のみ設定するという点に違いがあります。
プロジェクト管理とは、目標達成に向けてプロジェクト全体のマネジメントをおこなうことで、プロジェクトリーダーが担当するケースが一般的です。
プロジェクトはタスクの集合体であることから、「タスク管理を適切におこない、タスクを1つずつ完了させることで、プロジェクトの目標達成につながる」という関係性になります。
だれでもタスク管理上手になれる優良アプリ・ツール3選
タスク管理を効率化するために、専用ツールを導入する事例も少なくありません。
プロジェクトの規模やメンバーの人数にあわせて以下のようなツールを使い分けると、よりスムーズにタスクを処理できます。
①Chatwork
Chatwork（チャットワーク）は、クラウド型のビジネスチャットツールです。
チャット機能とタスク管理機能が一体化しているため、コミュニケーションツールとして活用しながら、チームメンバーのタスクの進捗状況をリアルタイムで把握することができます。
また、音声通話や画面共有機能も搭載しているため、業務に必要なファイルを共有したり、オンラインのビデオ会議を開催したりすることも可能です。
②エクセル・スプレッドシート
タスク管理をおこなう際に、Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートを活用する方法もあります。
エクセルは、タスク管理のテンプレートを豊富に用意しており、Google Driveなどのオンラインストレージにデータを保存すれば、チーム全体で共有・管理することが可能です。
スプレッドシートは、ガントチャートなどの工程表を作成でき、編集作業を複数人かつリアルタイムでおこなえるため、規模の大きなプロジェクトにも適しています。
③ToDoリスト
ToDoリスト（旧Google Tasks）は、Googleが提供するタスク管理サービスです。
Googleアカウントを持っている場合、無料で利用することができます。
基本的なタスク管理機能を搭載しており、パソコンだけでなく、iPhone・Androidなどのスマホ・タブレットからも利用可能です。
同一のGoogleアカウントでログインすれば自動で同期されるため、複数の端末でタスク管理をおこなう場合や、移動中や外出先で確認・編集したい場合におすすめです。
「Chatwork」でタスク管理が上手い人になろう
今回は、タスク管理の手順やコツ、タスク管理で役立つアプリ・ツールなどを紹介しました。
タスク管理はセルフマネジメントのようなもので、自分の担当タスクを効率的に処理するために必要なビジネススキルです。
タスク管理を適切におこなうためには、タスクごとの優先順位の設定、作業にかかる時間の正確な見積もり、そしてチーム内での情報共有が欠かせません。
ツールを活用すれば、タスク管理や情報共有がスムーズになるため、業務効率化のために「Chatwork」のようなビジネスチャットツールを導入する事例もあります。
チャット機能・タスク管理機能・共有機能などを搭載しており、タスク・スケジュールなどを一元管理できるため、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。
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