マルチタスクとは？シングルタスクとの違い、苦手克服方法や効率化のコツを解説

マルチタスクとは、複数にわたる業務の同時進行をいい、業務の効率化に役立つ方法として注目されています。

ビジネスシーンでも広く求められるようになっていますが、苦手意識をもつ人も多いのではないでしょうか。

適切な方法を知ると、マルチタスクが苦手な人でも効率的にタスク管理をおこなえるようになります。

本記事では、マルチタスクの進め方や苦手克服のコツ、シングルタスクとの違いを解説します。

マルチタスクとは

マルチタスクとは、複数にわたる作業の同時進行を意味する言葉で、同時に複数の情報処理を完遂するという、コンピューター用語が由来になっています。

ビジネスにおけるマルチタスク

ビジネスにおいてのマルチタスクとは、複数タスクの同時進行や、複数の作業を短時間で切り替えながらおこなう行為を意味します。

また、場合によっては、2種類以上の仕事や案件の同時進行を意味する場合もあります。

ビジネスにおけるマルチタスクの具体例

ビジネスシーンで発生しやすいマルチタスクを例に挙げると、以下のとおりです。

なお、ビジネスシーンでマルチタスクが求められるようになった背景には、スマホやタブレットなどの普及により利便性が向上し、場所を問わずに作業ができたり、デバイスを使い分けながら業務を同時進行が可能になるなど、仕事における環境変化があります。

シングルタスクの違い

マルチタスクの反対の意味で使われる言葉に「シングルタスク」があります。

シングルタスクとは、ひとつの業務や作業をおこなうことや、同時進行ではなくひとつの業務が完了してから次の業務をおこなうことを意味します。

マルチタスクは複数の作業や業務を「ながら作業」でおこなうのに対して、シングルタスクはひとつの業務や作業を一点集中でおこなう点に違いがあります。

タスクの関連性の有無に関わらず、複数の業務を同時おこなう進め方は「マルチタスク」に当てはまります。

マルチタスクのメリット・デメリット

マルチタスクは、適切な方法でおこなえば、業務の停滞防止などのさまざまなメリットを享受できますが、生産性の低下につながるなどのデメリットもあります。

メリット・デメリットの両方をおさえた上で、成果につなげられるように活用しましょう。

マルチタスクのメリット

マルチタスクを効率よくこなしていくことには、以下に挙げるメリットがあります。

苦手意識をもちやすいマルチタスクですが、これらのメリットを深く理解して適切にタスクをこなしていくと、日頃の業務が効率的におこなえるようになるでしょう。

マルチタスクがもたらす3つのメリットについて、詳しくみていきましょう。

複数の業務を同時進行すれば、抱える業務をバランスよく着実に進められるでしょう。

進捗に大きな偏りがなくなり、特定の業務のみが手付かずになるなどの停滞防止にもつながります。

マルチタスクを効率的に進めるためには、抱えているタスクの件数や納期などを把握する必要があります。

タスクの把握は、自分の抱える業務の全体像の把握にもつながり、上司や同僚への相談、部下への指示、取引先とのやりとりなどが適切なタイミングでおこなえるようになるでしょう。

マルチタスクを進行すると、必然的に多くの人との連携が必要になり、その分コミュニケーションをとる機会が増えていきます。

はじめは、コミュニケーションが上手くとれなかったとしても、業務を一緒に進行していくうちにスムーズになっていくでしょう。

コミュニケーションの円滑化は効率的な業務進行において、必要不可欠な要素です。

マルチタスクのデメリット

マルチタスクにはメリットもありますが、状況次第ではデメリットも考えられますす。

前述のメリットとあわせて、以下に解説するデメリットについても理解を深めれば、適切なタスク管理の実現につなげることができるでしょう。

マルチタスクは効率がよいと認識している人が多いですが、実はシングルタスクの方が作業効率が高いことが、研究結果によって証明されています。

性別や個人の特性などにもよって差異はあるものの、一般的には生産性を下げてしまう可能性が高い方法です。

さまざまな業務を同時に進行する場合、各業務の現状把握や締切など、捌かなければならないタスクは倍に膨らんでいきます。

どれか1つの業務で修正やトラブルが発生すると、ほかの業務の進行に影響が出てしまい、上手く調整ができないとキャパオーバーを起こしてしまうリスクがあります。

結果、残業や休日出勤など、どこかでカバーするようになり、体調面やメンタル面で無理が生じてしまう可能性もあるでしょう。

マルチタスクを適切に管理できないと、自身の抱えられる以上の仕事を引き受けてしまい、キャパオーバーを起こしかねません。

また、同時進行ゆえに、すべてが中途半端になってしまうケースもあるでしょう。

その際に「間に合わないかもしれない」「もっと急がないと」などの焦りが生じると、脳に強いストレスを与える恐れがあり、結果としてIQやEQの低下を引き起こすという研究結果もあります。

＞EQ（心の知能指数）とは？に関する記事はこちら

＞仕事がキャパオーバーのときのサインとは？に関する記事はこちら

マルチタスクが苦手な人の特徴

マルチタスクに苦手意識をもつ人には、以下の特徴があります。

完璧主義やこだわりの強さは、高い集中力があるといえるため、シングルタスクでは大きな成果を上げられる可能性があります。

また、物事の優先順位づけやスケジュール管理が苦手だと、パニックになりやすい傾向にありますが、このタイプは方法がわからないだけという場合があります。

そのため、タスク管理の方法を覚えたり、ツールを活用したりする対策によって改善が見込めるかもしれません。

マルチタスクが苦手な人が克服するコツ

マルチタスクが苦手でも、仕事などでやむを得ずマルチタスクを求められる場面があるでしょう。

苦手克服のためには、マルチタスクで苦手に感じる部分への対処法を身につける取り組みが大切です。

自分が何に対して苦手と感じるのかを明確にした上で、対処法を身につけましょう。

タスクと期限を書き出す

マルチタスクが苦手な人や、パニックになってしまう人のなかには、タスクの把握ができていないケースが多いです。

まずは、自分の抱えているタスクをすべて洗い出し、期限のあるものは合わせて書き出すと、タスク管理がしやすくなるでしょう。

タスク管理に慣れてくると、自分の抱えられるタスクの量がわかるようになるため、自分で抱えられるタスクを超えたときは、断ったり、上司や同僚に相談してフォローしてもらったりなど、対処法の意識づけも大切です。

シングルタスクを複数終わらせると考える

マルチタスクはシングルタスクの集まりといえます。

タスクのすべてをシングルタスクに分解して、シングルタスクをたくさん終わらせるととらえて考えてみましょう。

シングルタスクへの分解ができれば、マルチタスクが苦手な人でも、克服できるようになるかもしれません。

捗る時間帯にタスクを分類する

人によって業務の捗る時間は異なります。

メールチェックは朝の方が捗る、集中して資料を作れるのは午後、など時間ごとに向いているタスクを設定すると、集中して業務をおこないやすくなります。

その結果、効率的にタスクを終わらせられるほか、マルチタスクになるのを防止でき、苦手克服につながるかもしれません。

集中しやすい環境を整える

マルチタスクが苦手な人は、業務の途中で話しかけられたり音楽がかかっていたりすると、集中しにくい傾向にあります。

集中力が必要な業務をおこなうときは、空いている会議室を使用するなど、集中できる環境を整えてみましょう。

空白の時間を用意しておく

マルチタスクが苦手な人は、急な予定変更や予想外の事態に対応するのが苦手な傾向にあります。

タスクや予定が詰まっているときに想定外の事態が起こると、焦ってしまい、円滑に対応できないかもしれません。

そこで予想外の事態が起こっても、落ち着いて対応できるよう、1日に2回ほど、30分の空白の時間を用意して、余白をつくっておきましょう。

マインドフルネスを活用する

マインドフルネスとは、意識して目の前の物事に集中している状態をつくることをいい、頭がすっきりして疲労感が軽減したり、脳の疲労解消が期待できたりします。

高度な瞑想をしなくても、珈琲の香りに集中して味わう、何も考えずに空を見つめるなど、簡単にできる方法でも効果が期待できます。

マルチタスクによって疲労感やストレスを感じやすい人や、切り替えが苦手な人は、取り入れてみるのがおすすめです。

＞マインドフルネス瞑想を企業に導入するメリットとは？に関する記事はこちら

マルチタスクの進め方と効率的におこなうポイント

マルチタスクにはさまざまな進め方があり、相性のよい方法は人それぞれ異なります。

ここからは4つの方法と効率的に進めるポイントをご紹介しますので、自分に合った方法をみつけましょう。

「タスクシフト」を活用する

「タスクシフト」とは、あらかじめタスクを切り替えるタイミングを設定しておき、意識してタスクを切り替える方法です。

たとえば、プレゼン資料の作成を30分したら、メールチェックのタスクに移るなど、自分の決めたタイミングでタスクを切り替えると、作業効率のアップも見込めます。

手順は以下のとおりです。

「ポモドーロ・テクニック」を活用する

ポモドーロ・テクニックとは、25分の仕事＋5分の休憩をワンセットとして、4セット後に15分から30分ほどの長めの休憩をとる方法で、集中力の維持や生産性の向上が見込めます。

タスクシフトは自由に時間の区切りを決定できますが、ポモドーロ・テクニックはあらかじめ区切りが設定されています。

時間を一定で区切ることで、仕事のペースが定まりやすく、時間の管理もしやすいのが特徴です。

作業時間を自分で設定するのが苦手な人や、時間の管理が苦手な人に向いている方法でしょう。

＞ポモドーロ・テクニックに関する記事はこちら

「1×10×1」システムを活用する

「1×10×1システム」とは、最初に1分以内に終わるタスクを処理し、次に10分以内に処理できるタスク、1時間以内に処理できるタスク、と段階的にタスクを処理していくやり方です。

時間ごとにひとつのタスクを処理するため、シングルタスクのように集中できる点に加え、マルチタスクのように複数のタスクを完了できる利点があります。

特定の業務に集中していまい、ほかのタスクが停滞するのを防止したいときに効果的な方法です。

「パーキングロット」を活用する

「パーキングロット」とは、今すぐに必要のないものは、いったん保留しておくやり方です。

業務中にほかの仕事を頼まれたときなどに、いったん横に置いて保留することで、現在のタスクに集中できる利点があります。

ただし、無条件に保留してしまうのではなく、新たなタスクに緊急性がないのか確認してから保留する必要があります。

また、いったん保留するときは、忘れてしまわないようにメモなどに書き残しましょう。

関連するタスクをまとめておこなう

関連性のあるタスクをまとめておこなうと、効率的にタスクを処理できます。

たとえば、メールやチャットなど、関連性のあるタスクをひとまとめにして、同じタイミングで処理します。

関連性のあるタスクをまとめる作業は、タスクの洗い出しをおこなう際にしておくと、スムーズに進められるでしょう。

優先順位は重要性と緊急性で判断する

タスクの優先順位を決めるときは、業務の緊急性（期日などの時間）と重要性（価値や成果）で分類すると、判断がしやすくなり、タスクの優先順位がつけやすくなります。

以下を参考にタスクを分類して、優先順位を決めましょう。

（1）を最優先に、次は（2）と（3）を状況に応じて優先順位を決めます。

（4）は優先順位が低いものの、後回しにするとタスクが溜まったり、滞ったりしてしまうため、バランスを考えながら処理するようにしましょう。

タスク管理ツールを活用する

効率的にタスク管理をするために、タスク管理ツールを導入する方法もあります。

複数のタスクがあっても、一元管理ができるため抜け漏れが防止でき、効率的に管理ができるようになります。

部署やチームでタスクの共有ができるツールであれば、メンバーの進捗状況を把握しやすく、自分のタスク管理も効率的におこなえるようになるでしょう。

マルチタスクは効率的に実行しよう

マルチタスクは適切なやり方でおこなえば、効率よく業務を進められるなどのメリットがある方法です。

ただし、タスク処理の方法を誤ると、生産性の低下を招くなどのデメリットもあるため、効率的におこなうポイントをおさえた上で、適切なやり方でおこなえるようになりましょう。

マルチタスクが苦手な人は、まず苦手克服のコツを参考に、改善をはかってみましょう。

管理職や部下を管理する立場の人は、部下がタスク管理に悩むシーンや、サポートが必要なときには気軽に相談しやすいよう、日ごろからコミュニケーションを活性化させて、相談しやすい環境を整えることも大切です。

タスク管理の効率化に「Chatwork」

マルチタスクに苦手意識をもつ人でも、本記事で紹介したタスクの進め方を参考に、効率的にこなせば、マルチタスクによるメリットも享受できるでしょう。

タスクの進め方の例のうち、タスク管理ツールの活用は、難しいフレームワークなどの考え方は不要で気軽にはじめられるので、まずはじめに試してみる方法としておすすめです。

ビジネスシーンにおけるタスク管理の効率化を図るツールとして、ビジネスチャット「Chatwork」がおすすめです。

「Chatwork」には、タスク管理の効率化やコミュニケーションの円滑化に役立つ機能が揃っています。

タスク機能の活用により、自分のタスクやチームメンバーのタスクの把握・共有がしやすくなります。

タスクが多いと感じたときや、滞っているときは、チャットで相談することも可能です。

また、オンラインで使用するため、リモートワークなど進捗状況を把握しにくい状況でも、簡単に把握・共有できます。

なお「Chatwork」は無料で使い始めることができます。

タスク管理ツールとして、また社内のコミュニケーションツールとして、ぜひ「Chatwork」をご活用ください。

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