公開日：
更新日：
リソースマネジメントとは？意味・目的から導入ステップ、成功のコツまで徹底解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
企業のリソースは有限です。
そのため、自社のリソースを把握し、的確に分配する「リソースマネジメント」がプロジェクトの成功には欠かせません。
本記事では、リソースマネジメントの目的から具体的な方法、リソースマネジメントに役立つツールまでご紹介します。
リソースマネジメントとは
リソースマネジメントとは、自社の経営資源を把握し、プロジェクトの目的や内容に合わせて適切に分配・管理する手法です。
経営資源には、ヒト・モノ・カネ・情報だけでなく、時間や知的財産も含まれます。
たとえば、新しくシステムを開発するには、プロジェクトマネージャーや上流工程担当者、エンジニア、プログラマーなどが必要です。
もし十分な人員を確保できなければ、開発工程は円滑に進みません。
また、人員を確保できても、パソコンの台数やスペック、テスト端末や開発プラットフォームの用意などが不十分であれば、スムーズな進行は難しいでしょう。
パソコンやソフトウェアを追加購入するには費用がかかるため、予算の確保状況は事前に確認しておく必要があります。
プロジェクトの規模や重要性を踏まえた適切なリソース分配ができていないと、プロジェクトの成功はもちろんのこと、完了そのものが難しくなる可能性があります。
リソースマネジメントがビジネスにおいて重要な理由
リソースマネジメントがビジネスにおいて重要視される理由は以下のとおりです。
いかなるプロジェクトにおいてもリソース配分は重要であり、市場や競合他社の情報も欠かせません。
ビジネス界の環境変化が激しさを増すなか、企業にはスピード感を持った対応が求められます。
もし、十分な人員を確保できないままプロジェクトを開始すれば、さまざまな問題・トラブルが発生し、競合他社に遅れをとってしまう可能性があります。
リソースを見誤ると、プロジェクトメンバーの残業や休日出勤が増加してコスト増につながるケースもあります。
従業員ひとりひとりのスキルや適性を把握して適切にアサインすることや、不要なコストを発生させないことは、プロジェクトの成功を左右する重要な施策といえます。
リソースマネジメント導入による5つの主要メリット
リソースマネジメントを導入すると、企業にはさまざまなメリットがあります。
以下、代表的なメリットを紹介します。
プロジェクト遅延の防止と納期の遵守
リソースマネジメントは、プロジェクトの円滑な進行に寄与します。
リソースを分配するにあたり、まずは各工程で必要な人員や設備、費用などを見積もります。
適切な見積もりに沿ってリソースを配置すれば、プロジェクトの遅延が防止できるでしょう。
プロジェクトの途中で予期せぬトラブルが発生しても、追加で必要なリソースを投入できれば、納期の遅れも防げます。
プロジェクト終了後には、リソースの分配や管理の課題を洗い出して振り返りを実施すれば、同様のプロジェクトを実施する際、より実態に即した分配や管理ができるようになります。
リソース配分の最適化によるコスト効率の改善
リソース配分の最適化をおこなうことができれば、コスト効率の改善に効果的です。
不適切なリソースマネジメントがおこなわれると、従業員に手待ち時間が発生し、人件費が無駄になります。
逆に、業務量が多すぎて残業が発生すると、人件費や冷暖房費がかさみます。
また、不適切なリソースマネジメントによって生産設備を効率的に稼働できない場合、ロスタイムが発生してコスト増につながります。
業務負荷の偏り是正と従業員満足度の向上
従業員のスキルや経験を考慮して人員配置をおこなうと、残業時間が減り、従業員のストレスが緩和されます。
これまで「会社から期待されていない」と感じていた従業員に適切な業務を割り振れば、仕事への意欲が喚起されるかもしれません。
結果的に、従業員満足度の向上が期待できます。
将来の需要予測と計画的なリソース確保
自社のリソースを把握・管理すれば、将来の需要予測が立てられます。
人員や設備に余裕があり、受注が可能だとわかれば、新規案件を獲得すべく営業活動に注力できるでしょう。
この先のプロジェクトに必要なスキルや資格を持つ人員が不足しているとあらかじめ判明していれば、リソースの確保も可能です。
前もって従業員のスキル獲得や資格取得を推進しておけば、リソース不足を補える可能性もあります。
求人を募集する場合も、求めるスキルや資格に応じて計画的に採用を実施することで、必要なリソース確保につながります。
透明性の向上と迅速な意思決定
リソースマネジメントは、意思決定にも有効です。
ヒト・モノ・カネを適切に分配・管理できていると、プロジェクトのコストを見積もりやすくなります。
予期せぬトラブルにより追加費用が発生した際も、見込まれる収益やほかのプロジェクトのコストなどを踏まえ、いくらまで追加費用を出せるのかを即座に判断できるでしょう。
リソースマネジメントでは明確な根拠に基づいて人員や費用を分配するため、プロジェクト透明性が確保され、従業員の納得感を得られやすい点もメリットです。
「うちのプロジェクトに人を回してもらえない」などの不満が出にくく、従業員のストレス軽減にも効果的です。
リソースマネジメントの具体的な4つのステップ
続いて、リソースマネジメントを進める際に必要なステップを紹介します。
ステップ1：リソースの洗い出しと可視化
まず、自社のリソースを洗い出し、可視化します。
ヒトについては、スキルや経験、保有資格に加え、キャパシティも把握しておくと、業務を割り振りやすくなります。
時間あたりの単価も明確にしておけば、プロジェクトごとのコスト計算に役立つでしょう。
モノについては、生産設備やパソコン、ソフトウェアやサーバーなどの必要数量やコストを見積もります。
カネや時間、情報や知的財産についても同様に棚卸し、可視化を進めましょう。
ステップ2：リソース計画の策定
自社のリソースを把握できたら、リソース計画を立てましょう。
リソース計画とは、リソースの最適化をおこなうために、プロジェクトのフェーズごとに必要なリソースを算出することです。
過去に同様の規模のプロジェクトを実施した経験や資料があれば、参考にしながら人員や予算を見積もってください。
見積もりが甘いと、プロジェクトの途中でリソースの過不足が起き、プロジェクトの遅延やトラブルを招く可能性があるので注意が必要です。
ステップ3：リソースの割り当てとプロジェクトの実行
リソース計画が策定できたら、リソースを割り当てていきます。
複数のプロジェクトが同時に進行する場合は、プロジェクトの優先度や難易度を踏まえて従業員の配置を決めてください。
「同じスキルを持っていても成果物の質が異なる従業員」「ペアでアサインしたほうが効率化が図れる従業員」などを考慮しながらおこなうと効果的です。
割り当てが終わったら、プロジェクト開始までに各メンバーへ担当業務やスケジュール、役割などを伝達します。
ステップ4：モニタリングと調整・最適化
プロジェクトを開始した後は、定期的にリソースの状況を確認してください。
もし進捗に遅延が生じている際は原因を特定し、ヒトやモノの不足が原因であればリソースの追加を検討します。
リソースを常に最適化するためにも、プロジェクトリーダー同士や、リーダーとメンバー間の情報共有は欠かせません。
ミーティングの開催などを通じて、進捗や課題などを共有しましょう。
リソースマネジメントを成功させるためのポイント
ここからは、リソースマネジメントを成功させるためのポイントをお伝えします。
これからリソースマネジメントに取り組もうと考えている人は、以下のような点を踏まえて実施してください。
経営層のコミットメント
リソースマネジメントの成功を左右するのは、経営層のコミットメントの有無です。
なぜならば、リソースマネジメントの実施には、リソースの棚卸しやリソース計画の策定など、多くのスキル・経験・労力がかかるためです。
最初のうちはリソースの把握だけでも、多くの時間を要します。
経営層がリソースマネジメントの重要性を理解し、積極的に関与すれば、従業員のスキルや現場の状況を把握することにもつながり、のちの経営にも効果をあげるでしょう。
全社的な理解と協力を促す
リソースマネジメントを実施する際は、全従業員にリソースマネジメントの大切さを周知し、協力を求めるようにしましょう。
進捗状況によっては、プロジェクトの途中でリソースの再分配をおこなわなければならないケースもあり、従業員の理解や協力が得られなければ円滑な進行は困難となります。
また、リソースを正しく把握するには、従業員からの情報も必要です。
リソースマネジメントの目的や意義を十分に伝えて、協力体制の構築を目指しましょう。
密なコミュニケーション
リソースマネジメントを成功させるには、日頃から密なコミュニケーションをとることが大切です。
いくら綿密に計画を立てても、プロジェクト実行中には予期せぬトラブルがつきものです。
普段からコミュニケーションをとっていれば、問題が起きても迅速に報告をもらうことができ、リソースの再配分を速やかに実践できます。
また、いくらリソースマネジメントに力を入れても、プロジェクトメンバーが不満や不安を抱いたまま業務にあたっている状況ではモチベーションが低下し、生産性低下につながります。
適切なツールの活用
効率的にリソースマネジメントをおこなうためには、ツールの活用が効果的です。
たとえば、原価管理ができるプロジェクト原価管理システムや、従業員のスキル・資格情報を管理できるタレントマネジメントシステムなどがあります。
リソースマネジメントにおける自社の課題を洗い出し、解決につながるツールを導入すれば、よりスムーズにリソースマネジメントを実施できるでしょう。
リソースマネジメントに役立つツールとは
ここでは、リソースマネジメントに役立つ具体的なツールを紹介します。
コストを抑えてリソースマネジメントを実施したい場合は、Excelがおすすめです。
多くの企業ではすでにExcelを使用しているため、追加費用がかかりません。
無料のテンプレートも用意されているので手軽に導入できる反面、カスタマイズ性・管理性などの面から大規模なプロジェクトには不向きです。
プロジェクト管理専用ツールや、リソース管理専門のツール（工数管理システム・タレントマネジメントシステムなど）もリソースマネジメントに便利です。
Excel以外のツールは基本的に有料なので、費用対効果を見定めてから導入しましょう。
また、コミュニケーションツールもリソースマネジメントに役立ちます。情報共有や進捗共有が手軽にできるので、プロジェクトの遅延にもすぐに気づけるでしょう。
ビジネスチャット「Chatwork」を活用する
コミュニケーションツールの導入を検討しているのであれば、ビジネスチャット「Chatwork」がおすすめです。
プロジェクトのグループチャットを作成すれば、部署やチームをまたいだ情報共有がスムーズにできるので連携がとりやすくなります。
タスク管理機能を活用すれば各メンバーの業務量が可視化されるため、業務の割り振りに役立ちます。
写真や動画などのファイル共有機能で資料やマニュアルを共有すると、人員の再配置の際にスムーズな引き継ぎが実現します。
メールや電話に比べ気軽にコミュニケーションがとれるため、チーム内のコミュニケーションの円滑化にも効果的です。
効果的なリソースマネジメントでビジネスを加速させよう
ヒト・モノ・カネ・情報や時間、知的財産などのリソースを把握・分配するリソースマネジメントは、コスト削減や納期の遅延防止に欠かせません。
リソースを的確に分配できなければ、従業員のモチベーション低下や生産性の低下につながる可能性があります。
リソースマネジメントを行うには、リソースの把握や従業員への周知、リソース計画の策定などが求められます。労力を要するため、適切なツールの導入がおすすめです。
特にビジネスチャット「Chatwork」はメッセージの送受信によるコミュニケーションの活性化やタスクの見える化に役立ちます。ぜひ導入をご検討ください。
今すぐChatworkを始める（無料）
Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
