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デジタル化とは？簡単にわかる基本からスムーズな進め方、成功のコツまで徹底解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
「業務を効率化したい」「働き方をもっと柔軟にしたい」と感じていても、「何から始めればいいのか分からない」と、なかなかデジタル化に踏み出せない企業も少なくありません。
この記事では、デジタル化の基本や導入によるメリット、具体的な進め方、そして成功させるためのポイントまでを詳しく解説します。
これからデジタル化に取り組みたいと考えている方は、ぜひ実践の参考にしてください。
そもそもデジタル化とは？DXとの違いも簡単に理解しよう
企業の業務効率化や働き方改革が進む中で、よく耳にする「デジタル化」という言葉。
しかし、似た言葉である「IT化」や「DX（デジタルトランスフォーメーション）」との違いが曖昧なままでは、取り組み方を見誤ってしまうかもしれません。
ここでは、デジタル化の意味や3つの種類、他の用語との違いについて整理します。
デジタル化とは？
デジタル化とは、アナログな業務や情報をデジタルデータに変換し、業務効率を高めることです。
たとえば、紙の書類をPDFに変換したり、手作業の工程をツールで自動化したりすることが該当します。
なお、デジタル化には以下の3つの段階があります。
| デジタル化の種類 | 概要 | 具体例 |
|---|---|---|
| デジタイゼーション（Digitization） | アナログ情報のデジタル化 | 紙の書類をスキャンしてPDF化 |
| デジタライゼーション（Digitalization） | 業務プロセスのデジタル化 | 手作業だった勤怠管理をツール化 |
| デジタルトランスフォーメーション（DX） | 組織やビジネス全体の変革 | 新しいビジネスモデルの構築や自動化による業務革新 |
まずは「デジタイゼーション」から始め、段階的にデジタル化を進めることで、業務改善をスムーズに進められます。
IT化・DXとの違いについて
「デジタル化」と似た言葉として「IT化」や「DX（デジタルトランスフォーメーション）」がありますが、それぞれ意味や目的が異なります。
混同してしまうと、必要な取り組みを見誤るおそれがあるため、以下のような違いを明確に把握しておくことが大切です。
| 種類 | 内容 | 具体例 |
|---|---|---|
| IT化 |
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| デジタル化 |
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| DX |
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それぞれの段階は独立しているわけではなく、「IT化 → デジタル化 → DX」と、ステップを踏んで進化していく流れがあります。
まずはIT化から始め、段階的にレベルアップしていくことが現実的な進め方といえるでしょう。
なぜデジタル化が必要なの？導入による5つのメリットを解説
ここでは、企業がデジタル化を進めることで得られる代表的な5つのメリットを紹介します。
- 業務効率の大幅な向上
- コスト削減
- 生産性の向上と新たな価値創造
- 多様な働き方への対応
- データ活用による意思決定の迅速化・高度化
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
業務効率の大幅な向上
デジタル化の大きな魅力は、日々の業務の効率が飛躍的に向上する点です。
たとえば、手書きや紙ベースの処理をなくし、入力作業や集計業務をツールで自動化することで、手間と時間を大幅に削減できます。
また、データの検索や共有も簡単になり、必要な情報へ即座にアクセスできるようになります。
こうした効率化は、ミスの減少にもつながり、業務全体の精度向上にもつながるのです。
コスト削減
紙や印刷物にかかる費用は、積み重なると想像以上のコストになります。
デジタル化によって、書類の作成・保管・郵送といった工程が不要になれば、紙代や印刷代、郵送費だけでなく、書類を保管するスペースのコストまで削減できるのです。
さらに、社内外のやり取りをオンラインに切り替えることで、時間的・人的コストも抑えられ、経営資源をより有効に使えるようになるでしょう。
生産性の向上と新たな価値創造
デジタル化は単なる作業効率の改善にとどまらず、新たな価値を生み出す基盤にもなります。
たとえば、これまで対応できなかった業務のスピードアップや、人的リソースの有効活用が可能になるのです。
空いた時間を活用して新サービスの開発や顧客満足度向上に取り組むこともでき、生産性そのものを高めながら、企業全体の価値創出へとつなげられます。
多様な働き方への対応
働き方改革や人材確保の観点からも、デジタル化は欠かせません。
テレワークや時短勤務など多様な働き方を支えるには、場所や時間に縛られずに仕事ができる環境が必要です。
業務をクラウド化したり、オンラインでのやり取りを中心に据えたりすることで、柔軟な働き方が実現し、従業員の満足度や定着率向上にもつながります。
データ活用による意思決定の迅速化・高度化
デジタル化を進めることで、業務の中で蓄積されるデータを活用しやすくなります。
これまで経験や勘に頼っていた判断も、客観的な数値に基づいて行えるようになるため、意思決定の精度が高まります。
さらに、リアルタイムでの情報共有が可能になれば、社内での意思疎通もスピードアップし、対応の遅れを防ぐことにもつながるのです。
過去の傾向や顧客データをもとに、先を見越した戦略を立てられる点も、大きなメリットの一つといえるでしょう。
デジタル化がなかなか進まない理由とは
ここでは、企業がデジタル化に踏み出せない主な原因と、その背景にある課題について解説します。
- 何から始めれば良いかわからない、IT人材の不足
- 導入コストへの懸念、費用対効果が見えにくい
- 従業員のITリテラシー、変化への抵抗感
- セキュリティへの不安
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
何から始めれば良いかわからない、IT人材の不足
デジタル化を進めたいと思っていても、「どこから手を付けるべきかが分からない」という声は多く聞かれます。
特に中小企業ではITに詳しい人材が社内にいないことが多く、調査や判断を担当できる人がいないこと自体が、最初の壁になりがちです。
また、ITの専門知識が必要だと思い込んでしまい、初期の取り組みを難しく考えすぎてしまう傾向もあります。
導入コストへの懸念、費用対効果が見えにくい
ツールやシステムを導入する際、初期費用や月額コストがかかることへの不安から、なかなか踏み出せないケースもあります。
特に「費用に見合った効果が出るのか」という点が明確になっていないと、経営層の理解を得るのも難しくなるでしょう。
導入前に目的や期待する成果を整理し、費用対効果を具体的に試算することが、納得感のある判断につながります。
従業員のITリテラシー、変化への抵抗感
現場の従業員が「慣れたやり方を変えたくない」と感じてしまうと、せっかくのデジタル化も浸透しません。
特にITツールの操作に不安がある場合や、新しいシステムを「難しそう」と捉えてしまう場合は、導入そのものがストレスになってしまうでしょう。
こうした抵抗感をなくすには、段階的に使い方を覚えていけるサポートや、現場の声を反映した導入計画が欠かせません。
セキュリティへの不安
情報漏えいやサイバー攻撃など、セキュリティに対する不安も、デジタル化が進まない大きな理由の一つです。
社内の重要なデータをオンラインで管理することに抵抗を感じる人も多く、「トラブルが起きたらどうするのか」という懸念から導入を見送るケースもあります。
ただ、近年のクラウドサービスはセキュリティ対策が強化されており、自社管理よりも安全な場合も少なくありません。
小さなことから始める！デジタル化の具体的な進め方
ここでは、無理なくデジタル化を始めるための基本ステップと、どのように定着させていくかを解説します。
- 業務の見える化と課題の特定
- デジタル化で実現したいことの明確化
- システムやツールの導入を検討する
- 効果測定と改善でデジタル化を定着させる
順を追って、具体的に見ていきましょう。
業務の見える化と課題の特定
デジタル化を進める上で最初に着手すべきなのが、「現場でどんな課題が起きているか」を明らかにすることです。
たとえば、以下のような問題は多くの企業で見られます。
- 同じ作業を複数人が対応している
- 担当や進捗が曖昧で、確認に時間がかかる
- 一部の社員に業務が偏っている（属人化）
- アナログ作業が多く、ミスが発生しやすい
- 報告や共有のタイミングがバラバラ
- 手順が統一されておらず、やり方にばらつきがある
これらの課題は、業務の流れや作業の負荷が「見えにくい」状態にあることが原因です。
まずは業務フローを図にまとめたり、作業ごとの担当や頻度を棚卸ししたりして、全体像を整理しましょう。
業務を見える化することで、ムダや偏りが明確になり、デジタル化の着手ポイントが自然と見えてきます。
デジタル化で実現したいことの明確化
現状の課題が見えてきたら、次は「何を目指してデジタル化するのか」をはっきりさせることが必要です。
たとえば「手作業を減らしたい」「業務の抜け漏れをなくしたい」「コミュニケーションのスピードを上げたい」など、目的を具体的に定めることで、導入すべきツールや運用の方向性が決まってきます。
目標が不明確なまま進めてしまうと、使いにくい仕組みになり、現場で定着しにくくなってしまうので注意しましょう。
システムやツールの導入を検討する
目的が明確になったら、それを実現するために適したビジネスツールを選びましょう。
ツール選びの際は、以下のようなポイントに注目すると安心です。
- 操作が直感的で、初めてでも使いやすい
- 導入後すぐに業務に取り入れやすい
- チームでの情報共有がスムーズになる
- タスクの整理や進捗確認ができる
- 社外とのやり取りにも対応できる
こうしたポイントを意識することで、現場の混乱を抑えつつ、スムーズにデジタル化を進めることができます。
私たちChatworkは、こうした条件を満たすツールとして、数多くの企業様に利用いただいています。
チャット形式で気軽に情報共有ができるだけでなく、タスク管理やファイル共有も同じ画面で完結するため、業務が分散せず、社内の連携が自然と整います。
使い方もシンプルで、ITに不慣れな方でもすぐに使いこなせる設計となっているため、ぜひ無料登録からお試しください。
効果測定と改善でデジタル化を定着させる
ツールを導入して終わりにせず、現場にしっかり根づかせるには、「使ってどう変わったか」を定期的に振り返ることが欠かせません。
まずは、次のような視点で効果をチェックしてみましょう。
- 作業時間はどれだけ短縮されたか
- ミスや抜け漏れは減ったか
- 社内のやり取りがスムーズになったか
- 従業員がツールを負担なく使えているか
このように小さな改善を積み重ねていくことで、ツールが自然と業務に馴染んでいきます。
また、現場の声を定期的に拾い上げて「使いにくい」「こうしてほしい」といったリアルな意見を反映することも、定着を促す上で大きなポイントです。
デジタル化を簡単に成功させるための4つの秘訣
ここでは、デジタル化を職場にしっかり根づかせ、ムリなく続けるための実践的なヒントを紹介します。
- 管理職の意識改革
- 従業員へデジタル化の重要性を浸透させる
- デジタルリテラシーの向上
- 小規模からスタートする
それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう。
管理職の意識改革
現場にデジタル化を浸透させるには、まず管理職がその価値を理解し、自ら行動で示すのが重要です。
たとえば、「ツールを使ってくれ」と伝えるだけでなく、上司自身が率先して活用し、業務に組み込んでいく姿勢を見せることで、部下も安心して取り組めるようになります。
管理職が「今までのやり方が正しい」という前提を一度リセットし、新しい働き方を受け入れることが、組織全体の変化につながります。
従業員へデジタル化の重要性を浸透させる
現場での協力が得られなければ、どんなに良い仕組みも機能しません。
そのためには、「なぜデジタル化するのか」「どう役に立つのか」といった背景や目的を、分かりやすく伝えることが大切です。
たとえば、ツールの操作方法だけを教えるのではなく、それによってどんな業務がラクになるのか、どんなトラブルが防げるのかまで共有しましょう。
納得感を持って取り組んでもらえれば、自然と業務に浸透していきます。
デジタルリテラシーの向上
ツールを導入しても、操作に不安がある状態では現場に定着しません。
特にITに苦手意識を持つ従業員が多い職場では、「分からないから使いたくない」という気持ちが先に立ってしまうこともあるでしょう。
こうした状況を避けるには、導入時のマニュアルや研修だけでなく、日常的に相談しやすい環境を整えておくことが大切です。
習熟度に合わせたフォローや質問しやすい雰囲気づくりが、リテラシーの底上げにつながります。
小規模からスタートする
すべてを一気にデジタル化しようとすると、現場が混乱し結果的に挫折してしまうケースも少なくありません。
まずは一部の部署や業務から小さく始めて、効果や使いやすさを実感してもらうことが、定着への近道です。
「とりあえずやってみる」ことで課題も明確になり、次の改善にもつなげやすくなります。
小規模でも成果が見えれば、周囲の理解や協力も得やすくなり、無理のない広がりが期待できるでしょう。
まとめ：デジタル化は難しくない！第一歩を踏み出して業務を快適に
デジタル化は、特別な知識や大きな投資がなければできないものではありません。
今の業務を整理し、目的を明確にしながら、小さな改善を積み重ねていくことで、誰でも無理なく進められます。
特に、情報共有やタスク管理など、日常の業務でよく使う部分から取り組めば、効果も実感しやすく、職場全体の働き方にも良い変化が生まれます。
最初から完璧を目指すのではなく、小さな成功を重ねていくことが、長く続くデジタル化への近道です。
私たちChatworkは、これからデジタル化を始めたい企業の「最初の一歩」を支えるビジネスチャットツールです。
チャット形式での情報共有に加え、タスク管理やファイル共有もまとめて行えるため、やり取りのムダを減らし、業務の整理が自然と進みます。
使いやすさと分かりやすさにこだわった設計なので、ITに不慣れな方が多い職場でもスムーズに導入・定着いただけます。
まずはぜひ一度お試しいただき、業務がどれだけスムーズになるかを体感してみてください。
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