タスク管理上級者が持つスキル5選！タスク管理に必要な要素も紹介

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

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目次

タスク管理は、業務の割り振りや進捗の把握に欠かせない作業であり、個人・チームどちらのタスクも対象となります。

タスク管理が上手い人にはどのようなスキルがあり、どのような方法でタスク管理をおこなっているのでしょうか。

今回の記事では、タスク管理に必要なスキルや、タスク管理の上手い人が実践している方法などについて解説します。

タスク管理とは？

タスク管理とは、仕事やプロジェクトを進める上で必要な業務を「タスク」として細分化し、重要度や期限などから優先順位をつけて管理することです。

いつまでにどのタスクを完了させなければならないか、現在の進捗状況はどうかなどといった点を把握するためにおこないます。

タスク管理の目的は、やるべき作業・仕事の抜け漏れを防ぎ、期限までに確実に完了させることです。

個人・プロジェクトのどちらにおいてもタスク管理は重要であり、業務効率や生産性を高めるのに役立ちます。

タスク管理が上手い人が持つ5つのスキルとは？

タスク管理に必要なスキルは以下の通りです。

ここでは、5つのスキルそれぞれについて詳しく解説します。

スキル①タスクの重要度を見極める力

適切なタスク管理をおこなうには、各タスクの重要度を素早く見極める力が必要です。

重要度は、タスクの期限だけではなく、プロジェクト全体への影響力なども加味して決める必要があります。

タスク管理の上手い人はすぐにタスクの重要度を見極めることができ、適切に優先順位を決めるスキルに長けています。

一方、タスク管理が苦手な人は重要度を見極める力が低いため、優先順位の決定にも迷いが生じ、タスク管理自体に時間がかかってしまう傾向にあります。

スキル②タスクを適切に分類する力

タスク管理をする上では、タスクを適切に分類する力も重要です。

業務にはさまざまなタスクが含まれています。

したがって、どのようなタスクが含まれているかを的確に把握し、正しい基準で分類することが必要です。

タスク管理の上手な人は、タスクを洗い出してグルーピングし、適切に分類する力に優れています。

タスクを分類し、整理された状態にすることで、次のステップ（優先度判断）もスムーズに実施できます。

＞タスクを洗い出すコツに関する記事はこちら

スキル③タスクの優先度を判断する力

タスク管理には、優先度を判断する力も欠かせません。

タスクの優先順位を決める際は、自身やプロジェクトの状況を正しく把握した上で論理的な判断が求められます。

仮に、優先順位をつけても期限に間に合いそうにない場合、割り振りを変える・メンバーの増員を打診するなどの策を講じなければなりません。

タスク管理の上手な人は、多角的な判断基準を持っており、その場の状況に合わせて柔軟に判断を変えられます。

スキル④ツールを活用する力

タスク管理の上手い人は、ツールを活用する力にも長けています。

たとえば、ExcelやGoogleスプレッドシートといった表計算ソフトや、タスク管理機能を備えたチャットツールなどを活用している人が多いでしょう。

また、近年ではタスク管理にAIを使っている人もいます。

タスクの要約や優先順位付け、進捗状況の管理などのさまざまな場面でAIを活用し、タスク管理の効率化に役立てています。

スキル⑤フレームワークを使いこなす力

適切なタスク管理をするには、フレームワークを使いこなす力も必要です。

たとえば、タスク管理に使えるフレームワークには、WBSやガントチャート、アイゼンハワー・マトリクス、 GTDなどがあげられるでしょう。

タスク管理の上手な人はツールが使えるだけではなく、これらのフレームワークを使いこなす力も備わっています。

＞WBSとガントチャートの違いに関する記事はこちら

絶対に入れるべき！タスク管理に重要な項目「7選」を解説

タスク管理をおこなう際には、タスク情報を記載する必要があります。

そのとき、とくに重要となるのは以下の7項目です。

タスク管理をスムーズにおこなうには、これらの項目を具体的に記載し、ひと目見るだけでタスクを実行できる状態にしなければなりません。

また、各項目の基準や記載方法を明確に定め、タスクごとに粒度のバラつきが発生しないようにすることも重要です。

ここでは、上記の7項目について詳しく解説します。

項目①タスク名

まず、タスク管理の際は、タスク名が必要です。

タスク名は、現在どのようなタスクがあるか把握するために欠かせない要素であるため、ひと目でタスクの内容が理解できるように短く簡潔にまとめましょう。

また、認識の齟齬を防ぐため、タスクの内容と乖離のない表現で記載することも重要です。

プロジェクトでタスク管理をおこなう際は、タスク名のつけ方をルール化しておくとよいでしょう。

ルールに沿ってタスク名を記載しておけば、万が一担当者と別な人がタスクを実行することになってもスムーズに共有できます。

項目②担当者

タスク管理では、担当者も記載しましょう。

責任の所在を明らかにするために重要な項目であるため、タスクごとに担当者を明記します。

また、現在誰がどのくらいのタスクを抱えているか把握しやすくする効果もあります。

新規のタスクを余裕のあるメンバーに任せたり、業務過多になっているメンバーのタスクをほかのメンバーに割り振り直したりできるでしょう。

項目③期限

タスク管理では、各タスクの期限も明記する必要があります。

期限を明記することで締め切りの感覚が生まれ、よりスムーズにタスクを進められます。

また、期限があれば締め切り順にタスクを管理できるようになるので、タスクの優先順位も決めやすくなるでしょう。

項目④優先度

タスク管理では、タスクごとの優先度も記載しましょう。

優先度は「高・中・低」のように記載し、真っ先に取り組んで欲しいタスクは「緊急」などと記載するとわかりやすいでしょう。

さらに、色分けなどによって優先度を可視化すると、どのタスクから取り組むべきかひと目で把握しやすくなります。

項目⑤ステータス

タスク管理では、タスクごとのステータスを記載する欄も設けましょう。

たとえば「完了・進行中・未着手」と記載すれば、現在どのタスクが進行しているか把握が可能です。

また、「遅れ・予定通り・早め」など予定に対しての進行度を記載したり、パーセンテージで進行度を表したりする方法もあります。

ステータスがあればどの程度タスクが進行しているかひと目で把握でき、タスク管理がしやすくなるでしょう。

項目⑥所要時間

タスク管理では、タスクごとの所要時間も併記しておくことがおすすめです。

一見、期限までに余裕があるタスクでも、所要時間が長いものであれば早めに着手する必要があります。

タスクごとの所要時間が把握できていれば、期限や優先度も加味しながらスケジュールの最適化が可能になります。

無理なスケジュールを組むことがなくなるため、遅延や残業の防止にもつながるでしょう。

項目⑦関連メモ・リンク

タスク管理では、タスクに関連するメモやリンクを記載しておくと役立ちます。

補足情報や資料のリンクを記載しておけば、タスクの遂行に必要な情報をすぐに確認できます。

また、万が一担当者の交代が発生しても、情報共有がスムーズでしょう。

ただし、関連メモの量が多すぎるとタスク管理表が見にくくなるので、補足情報の量が多い場合は別の資料にまとめるなどの工夫をしましょう。

タスク管理が上手い人が実践する「緊急度・重要度」を軸にした決め方

タスクを「緊急度」「重要度」の2軸から管理する方法は「時間管理のマトリクス」と呼ばれており、タスク管理上級者の多くはこれを実践しています。

緊急度・重要度を軸にタスクを4分類すると、以下のようになります。

数字が若いほど優先順位の高い領域にあることを示しており、1の「必須の領域」にあるタスクは最優先で取り組む必要があります。

一方、4の「浪費・過剰の領域」にあるタスクは優先順位が最も低いので、後回しにしても問題ありません。

ただし、放置しすぎると3の「錯覚の領域」へ移行してしまうケースもあります。

2の「効果性の領域」には、将来への価値を生む重要なタスクが含まれており、緊急性が低くても時間をかけて取り組む必要があります。

たとえば、長期的な営業戦略や将来に向けた研修などがあげられ、しっかり取り組むことで自分自身のパフォーマンスを高められるでしょう。

緊急度のみが高い「錯覚の領域」は、重要なタスクであると錯覚しやすいため、注意が必要です。

たとえば、なんとなく続いている定例会議や、誰にも読まれていない毎日の作業報告などが挙げられるでしょう。

意識せずに日々の業務をおこなっていると「錯覚の領域」のタスクが増えてしまい、重要度の高いタスクに割ける時間が減ってしまいます。

したがって、本当にやるべきタスクなのか見直し、「錯覚の領域」にあるタスクを可能な限り減らすことが大切です。

タスク管理には「Chatwork」が便利

業務の抜け漏れを防ぎ、プロジェクトをスムーズに進行するためには、タスク管理が欠かせません。

タスク管理が上手い人はタスクの重要度を的確に把握して整理し、ツールやフレームワークなどを活用しながら管理しています。

タスク管理をサポートするツールとして、ビジネスチャットツール「Chatwork」を活用するのもおすすめです。

タスク機能でタスクの内容や担当者、期限などを管理でき、円滑なタスク管理を可能にします。

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