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アジェンダとは？意味やレジュメとの違い、作成のポイントを解説
目次
ビジネスシーンで耳にする機会が多い「アジェンダ」ですが、使用することで、会議を効率的に進められ、時間的なコストも削減できるなどのメリットがあります。
無駄な話しあいの時間をなくし、短い時間で質の高い議論をおこないたい方は、とりいれてみましょう。
アジェンダの作り方のポイントや、とりいれるメリットについて解説します。
アジェンダとは
「アジェンダ」とは、「プラン・予定・議題」という意味で使われる言葉で、ビジネスシーンにおいては、会議の参加者や場所、会議内容など、会議でおこなわれる予定の概要をまとめたもののことを指します。
会議がはじまる前にアジェンダを共有しておくことで、参加者の全員が概要について共通の認識をもって会議に臨めます。
会議前に共通認識をつくれていると、すぐに本題にはいることができるため、効率よく話しあいを進められるのです。
また、会議に参加できない人がいたとしても、アジェンダを配布しておくことで、会議の概要を把握できるでしょう。
レジュメとの違い
アジェンダと混同しやすい言葉として「レジュメ」があげられますが、レジュメは、会議の予定内容ではなく、会議で発表するための参考の資料や、自分自身で発表しやすいように要点をまとめたもののことです。
アジェンダは、会議の参加者や日時、協議内容など、予定概要を記したものであるため、レジュメとは意味が異なります。
サマリーとの違い
「サマリー」は、会議で発表する内容をまとめたものではなく、論文やレポートの内容を要約したもののことを指します。
アジェンダやレジュメのように会議に関することで使われないため、注意しましょう。
| アジェンダ |
|
|---|---|
| レジュメ |
|
| サマリー |
|
アジェンダの必要性と活用シーン
アジェンダは、会議の参加者や参加はしなくても会議の議題に関わる人に予定概要を伝える際に使用されるものです。
予定概要は5W1H（だれが・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように）に沿って示されることが多いです。
事前に概要を共有しておくことで、すぐに本題にはいることができるため、参加者の余計な時間を奪いません。
また、参加者も概要をみながら事前に自分の意見を考え深められるため、質の高い協議を実現するためにも必要といえるでしょう。
アジェンダの作り方
アジェンダを作成する際は、すぐに内容が理解できるように記載することが大切で、5W1Hにそって作成すると抜け漏れが起こりにくいでしょう。
具体的な記載項目は以下のとおりです。
- 議題
- 実施日時や場所
- 参加メンバー
- 実施の目的
- タイムスケジュール
- 参考資料
議題や会議内容によっては、追加をするべき独自の項目が生まれることもあるでしょう。
会議を円滑に進めることが目的のため、柔軟に対応することが大切です。
アジェンダを作る際のポイント
アジェンダを作成する際のポイントについて確認していきましょう。
会議や話し合いを、無駄なくおこなうためには、以下の4つのポイントをおさえて、アジェンダを作成することが大切です。
- 目的を明記する
- 議題の優先順位・時間配分を決めておく
- 質疑応答の時間を設ける
- 事前共有を徹底する
ポイントをそれぞれ確認していきましょう。
会議や話し合いの目的を明記する
アジェンダには、会議の目的やゴールを明記するようにしましょう。
事前に目的やゴールを理解しておくと、参加者が達成をすることを念頭においた会議進行や発言をすることができます。
また、目的とともに、会議をおこなうに至った経緯をいれておけば、参加者は会議の背景も理解できるため、より認識に齟齬がない話しあいが実現できます。
議題の優先順位や時間配分を決めておく
会議をおこなう際は、会議内で完結したい話題や議題ごとの時間配分、議題の優先順位を決めておくことが重要です。
そのため、アジェンダには「タイムスケジュール」や「議題の優先度」「ゴール」をわかりやすく記載するようにしましょう。
記載しておくことで、参加者全員が決められた時間内に議題に対して結論を出す意識が生まれるため、本質的な部分を探る議論につながりやすいです。
たとえば、最初に優先順位の高い議題をもっていき、その後順に辿るほど優先順位が低くなるようにしていけば、万が一時間が押しても、最優先事項に関しての結論を出すことができます。
だらだらと話し合いをしてしまったために結論がでず、再び会議日程を設定する方法、時間の無駄にもつながってしまいます。
無駄な時間を過ごさないためにも、効率的に会議を進める意識をもちましょう。
質疑応答の時間を設ける
アジェンダには、質疑応答の時間があることを記載しておきましょう。
事前に質疑応答の時間があることを共有しておくことで、疑問点や疑問が生じそうな点を前もって整理することができます。
また、アジェンダに記載されていることで、確認しておきたい事項について、会議に参加しないメンバーとも擦りあわせておくことができるでしょう。
事前共有を徹底する
アジェンダは、事前に共有しておくことで会議の質があがるため、はじまる直前や当日に共有するのではなく、なるべく余裕をもって共有することが重要です。
事前共有を徹底することで、参加者が目的に対しての解決方法を事前に練られたり、また関連資料にもじっくりと目を通したりすることができます。
発言内容を深堀りすることもできるため、よりよい議論の時間を作りだせるでしょう。
アジェンダ作成のメリット・目的
会議前にアジェンダの作成・共有が必須となっている企業も多いでしょう。
では、なぜアジェンダを作成する必要があるのでしょうか。
アジェンダを作成するメリットを4つ紹介します。
- 効率的な議論が実現できる
- 目的やゴールの共通認識を持つことができる
- 話し合いの準備を事前にできる
- 無駄な話し合いを避けることができる
アジェンダ作成のメリットや目的を知っておくと、質の高いアジェンダ作成をすることができるようになるでしょう。
改めて、アジェンダ作成のメリットや目的を解説します。
効率的な議論ができる
アジェンダを活用することで、事前に会議内容を共有できるため、会議がはじまるときには、概要や予定を全員が把握したうえで、効率的な議論をおこなうことができます。
また、タイムスケジュールを記載し、話しあう議題に制限時間を設けていれば、会議がはじまった直後から目的を達成するための核心的な議論ができます。
全員が参考資料を読み込んだうえで参加しているため、より細かな点まで話しあえるでしょう。
目的の共有がおこなえる
アジェンダを活用することで、事前に会議で達成したい目的の共有がおこなえるため、共通の認識をもちながら、ゴールに向かって話しあいを進めることができます。
全員が目的を把握していない場合、議題が逸れたり、本質的でない会話に時間を割いてしまったりするかもしれません。
また、目的を共有できていないと、本来の目的を見失い、予想していなかった方向へと結論が出てしまう可能性もあります。
このような状態を避けるためにも、事前に共通認識がつくれるアジェンダは必要といえるでしょう。
話し合いの準備ができる
アジェンダで議題を共有しておくことで、発話内容を考えながら話すのではなく、準備した内容について話し合う場にすることができます。
参加者がその場で資料をみて発言すると、どうしても思考が浅くなるため、本質的な会話ができなかったり、議題の要点が逸れてしまったりすることもあるでしょう。
事前に議題について思考を深め、必要な準備を整えるためにも、アジェンダは効果的です。
無駄な話し合いにならない
アジェンダを共有していないと、目的やゴールについての認識をあわせる時間や、そもそもなぜ会議が実施されているかの背景の共有に時間がとられてしまい、本題に避ける時間が少なくなってしまいます。
しかし、アジェンダでこれらの内容を共有しておくと、共通の認識をもったうえで会議をスタートできるため、本題にすぐにはいれ、無駄な時間を削減することができます。
また、結論がまとまらなかったため、別の日程で新たな会議を設けるということもなくなるでしょう。
アジェンダを作成して事前に共有することは、時間的なコスト削減にもつながります。
情報共有には「Chatwork」を活用しましょう
アジェンダは、会議の目的や優先順位、時間配分を記載したうえで、事前共有を徹底することで、質の高い会議の実現につながる重要なものです。
参加者全員の時間を無駄にしないためにも、アジェンダを作成して、効率的な議論の実施を目指しましょう。
アジェンダの共有をスムーズに行う方法として、ビジネスチャットの活用がおすすめです。
ビジネスチャット「Chatwork」は、事前のアジェンダ共有や事後の情報共有を円滑に進めるうえで便利なビジネスツールです。
チャット形式でコミュニケーションがとれるため、電話やメールなどの従来のビジネスコミュニケーションと比較して、スピーディーで簡単に情報共有ができる点が特徴です。
また、確認したことを簡単に伝えられる「リアクション機能」も搭載されているため、参加者全員が資料に目を通したかや、事後共有をチェックしたかも確認しやすいです。
また、ビデオ通話機能も搭載されているため、必要に応じてWeb会議をすぐに実施することも可能です。
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