ビジネスメールでの情報共有マナー7選！すぐに使えるテンプレ5種も紹介

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

Chatworkに登録しても、なにからはじめればよいのか分からない方は多いのではないでしょうか？
本資料では、Chatworkをはじめて使う方に向けて、必ず確認しておきたいChatworkの基本機能や初期設定についてわかりやすく解説しています。
メッセージの送り方や返信の仕方、また、タスクを追加する方法やファイルを添付する方法など、知っておきたい基本機能を1冊にまとめました。
Chatworkを社内に導入する際のマニュアルとしても、ぜひご活用ください。

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目次

ビジネスシーンでは、業務に関するやりとりの多くがメールでおこなわれています。

一方、メールによる情報共有で、内容の伝え方や宛先の設定を誤ると、伝達ミス・トラブルにつながることも少なくありません。

本記事では、ビジネスメールで情報共有メールを送るときの基本マナー、注意点を解説しつつ、すぐに使えるテンプレートもご紹介します。

ビジネスで情報共有メールを送るときの基本マナー7選

まずは、ビジネスで情報共有メールを送るときの基本マナーを7つ紹介します。

宛先のTo・Cc・Bccの使い分けに気をつける

情報共有メールでは、宛先の設定ミスが大きなトラブルにつながるため、「To」「Cc」「Bcc」の使い分けには注意が必要です。

Toは主な宛先、Ccは関係者の情報共有、Bccはほかの受信者に送信していることを知られたくない場合に使います。

ビジネスチャット「Chatwork」では、宛先を明確に伝える「TO機能」があり、誤送信や確認漏れのリスクを大きく減らせます。

使い分けに不安がある場合は、こうしたツールの活用も検討するとよいでしょう。

明瞭な件名でシンプルに内容を伝える

件名は、受信者にメールの中身を知らせる重要な要素です。

「【至急】〇〇の確認依頼」「【共有】〇〇の資料」などのように、目的や内容を簡潔に示しましょう。

定型の表現を用いることで、受信者側も優先度や内容を整理しやすくなります。

あいまいな表現や長すぎる件名は、見落としや誤解の原因になりやすいため、避けるのが無難です。

基本の挨拶やビジネスメールの基本を押さえる

ビジネスメールでは、冒頭の挨拶が重要です。

「いつもお世話になっております」など、定番の挨拶文から始めるとともに、はじめての相手には簡単な自己紹介も添えるとよいでしょう。

挨拶を省略したり、カジュアルすぎる表現を使うと、相手に不快感を与える可能性があるため注意が必要です。

箇条書きや見出しを使って読みやすくする

忙しいビジネスパーソンにとって、読みやすいメールは非常にありがたいものです。

冗長な文章は避け、結論から先に書く「PREP法」や、箇条書き・小見出しを活用して視認性を高めましょう。

たとえば、「共有事項は3点あります」「①〜③」などと整理すれば、相手も内容を理解しやすくなります。

＞PREP法に関する記事はこちら

末尾の署名も忘れずに

意外と見落とされやすいのが、メール末尾の署名です。

会社名・氏名・所属部署・電話番号・メールアドレスなどの情報を明記しておくことで、相手はすぐに送信者の所属や連絡手段を把握できます。

とくに初めて連絡する相手や、複数人がやりとりする場合には、署名があることでスムーズな連絡・返信が可能になります。

多くのメールソフトには署名のテンプレート機能が備わっているため、活用するのもよいでしょう。

早朝や深夜の送信は避ける

メールを送信する時間帯に配慮することもビジネスマナーのひとつです。

早朝や深夜にメールを送ると、相手に不信感を与えてしまう可能性があるため、できるだけ勤務時間内に送信するか、予約送信機能を活用しましょう。

メールの送信タイミングに配慮することで「気遣いができる人」として好印象を与えられる可能性もあります。

誤送信を防ぐために再確認を習慣化する

送信前に全体の最終確認を習慣化しましょう。

情報共有メールは関係者が多くなるため、ほかの要件に比べて誤送信や情報漏洩のリスクが高いためです。

宛先・件名・本文の誤字脱字・添付ファイルの有無など、必ず目を通してから送信しましょう。

ビジネスで情報共有メールを送信する際の注意点

続いて、ビジネスシーンで情報共有メールを送信する際の注意点を紹介します。

情報漏洩に注意する

ビジネスメールでは、送信内容が意図せず第三者に漏れるリスクもあるため、個人情報や機密情報の扱いには細心の注意が必要です。

たとえば、社外に機密文書を送る場合は、上司や担当者からの事前許可を得る・文書ファイルにパスワードを設定し、別メールで送付するなどの工夫が求められます。

また、内容によっては、メールよりもセキュリティ性の高いチャットやファイル共有ツールを用いた方が安全な場合もあります。

情報漏洩のリスクを最小限に抑える意識を常に持ち、その都度適切な手段を選ぶことが大切です。

＞メールとビジネスチャットの使い分けに関する記事はこちら

添付ファイルの容量・形式に配慮する

添付ファイルを送信する際は、容量やファイル形式に配慮する必要があります。

容量が大きすぎると受信者のメールボックスを圧迫したり、受信できない場合があるためです。

やむを得ず大容量ファイルや特殊形式を送る場合は、事前に伝えておくとよいでしょう。

また、相手の環境に配慮して、PDFやExcelなどの汎用的なファイル形式に変換することもマナーといえます。

相手が求める情報を明確にする

情報共有メールでは、相手が求める情報を明確かつ簡潔に伝えることが大切です。

「何に関する情報なのか」「どこに注目して内容を確認すればよいのか」を明示することで、受信者は迷わず対応できます。

たとえば、「会議資料の最新版です」「重要な変更点は2ページ目です」など、一言添えるだけでも大きく印象が変わるでしょう。

【テンプレ】すぐに使える！シーン別のビジネス情報共有メール例文

ここからは、日常的によくある5つのシーンにあわせたメール例文を紹介します。

例文①進捗報告メール

メールで進捗を報告する際は、現状と今後の課題について言及する必要があります。

例文②業務報告メール

日々の業務内容を報告する際は、要点を整理して簡潔にまとめることが重要です。

例文③議事録共有メール

会議後の議事録共有では、内容が正確かつ早期に伝わることが重要です。

例文④社内日報メール

社内向けの日報では、1日の活動概要と翌日の予定を明確に伝えることが大切です。

例文⑤社内報告メール

社内向けの報告メールは、関係者への周知と記録が目的となるため、簡潔かつ明確な表現が求められます。

「Chatwork（チャットワーク）」は情報の伝達・共有におすすめ

近年、メールに代わる情報共有手段として、ビジネスチャットツールに切り替える企業が増加しています。

ここでは、Chatworkのおすすめポイントを3つご紹介します。

「グループチャット」ですぐに情報共有・記録できる

Chatworkのグループチャット機能を使えば、複数のメンバーとのリアルタイムな情報共有が可能になります。

メールのように宛先や返信の煩雑さを気にする必要がなく、情報が時系列で蓄積されるため、後から見返す際も非常にスムーズです。

話題ごとにスレッドを整理できることで、情報の混在や見落としも防げるため、社内のやりとりが効率化し、意思決定のスピードも格段に向上します。

「タスク管理機能」で情報共有の抜け漏れを防止できる

Chatworkには、メッセージに紐づけてタスクを作成・管理できる機能があります。

タスク管理機能を活用すれば、「言った言わない」の行き違いや、メールで見落としがちな細かい依頼などの伝達ミスを防げます。

誰が・いつまでに・何をするのかが明確になり、情報共有とタスク管理を同時に行える点が大きなメリットで、チーム全体の業務進行が可視化され、プロジェクトの遅延や認識ズレも防止できるでしょう。

「TO機能」で誤送信のリスクを減らせる

Chatworkの「TO機能」は、特定の相手に向けたメッセージを明示的に指定できる仕組みです。

これにより、メールのCcやBccのような宛先ミスを防ぎやすくなります。

また、TOで指定されたメッセージは相手に通知が届くため、確認漏れが起きにくい点もメリットです。

誰が何を確認すべきかが明確になるため、ミスやトラブルの発生率が大幅に低下するでしょう。

スムーズな情報共有なら「Chatwork」

ビジネスにおける情報共有メールは、単なる伝達手段ではなく、業務効率や信頼構築に直結する重要な要素です。

宛先や文面のマナー、情報の明確さ、添付ファイルの扱いなどを意識することで、情報共有の正確性や信頼性が向上します。

さらに、Chatworkを活用すれば、リアルタイムの情報共有やタスク管理によって抜け漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を高めることも可能です。

業務の質を高めたい方は、ぜひChatworkの導入を検討してみてください。

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