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情報共有には掲示板ツールが便利！導入のメリットやツールの選び方を解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
社内の情報や連絡事項を共有する手段として、掲示板ツールやアプリが注目されています。
インターネット環境さえあればさまざまなデバイスで閲覧でき、メールと違って即座に情報が反映されるため、情報共有の効率化に役立つためです。
本記事では、掲示板ツールの種類や選ぶときのポイントを解説します。
また、掲示板ツールを導入するメリット、導入時や運用中のコツ・注意点なども紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
情報共有に便利な「掲示板ツール」とは？
掲示板ツールとは、企業内で従業員に連絡事項を共有するためのツールです。
従来、企業はホワイトボードやメールを主な共有手段として使用していましたが、現在は掲示板ツールを利用したオンラインでの情報共有が一般的になっています。
企業のビジネス環境はリモートワークの普及や業務のデジタル化によって大きく変化しており、情報共有の手段も変化しています。
企業が従業員に連絡事項を効率よく伝える上で、社内掲示板の重要性は高まっています。
ただ、掲示板ツールは種類によって機能や操作感が異なるため、自社のニーズに適したものを選ぶことが重要です。
掲示板ツールを活用するメリット
企業が掲示板ツールで情報共有するメリットには、さまざまなものがあります。
以下では、代表的なメリットを紹介します。
情報をスピーディに共有できる
企業が掲示板ツールを活用すれば、従業員はPCやスマートフォンからすぐに情報を確認できるため、情報共有のスピードが向上します。
通知機能やメンション機能が備わっているツールであれば、最新情報の見落としも防げます。
従来のアナログ掲示板では、従業員は設置場所まで足を運んで情報を閲覧する必要がありましたが、掲示板ツールでは必要な情報を効率よくキャッチし、確認することが可能です。
時間や場所を問わず確認できる
掲示板ツールでは、インターネットの接続環境があれば、いつでもどこでも情報を確認できます。
従業員は、インターネットにつながるデバイスさえ持っていれば、外出先や自宅であってもすぐに情報を共有・取得することが可能です。
導入した掲示板ツールに「誰が情報を確認したか」を確認できる機能があれば、情報の周知状況も容易に把握できます。
ただし、一部のツールではスマートフォンの画面では文字が見づらい、操作がしづらいなどの不便さを感じる場合もあるため、導入時は使用感をよく確認することが重要です。
社内コミュニケーションを活性化できる
掲示板ツールにはコメント機能やスタンプ機能が備わっていることが多いため、従業員同士が意見を交わしたり、気軽にリアクションを返したりできます。
また、コメント機能があれば、リモート勤務中のコミュニケーションにも役立ちます。
ツールの機能によって双方向のやり取りがしやすくなれば、情報共有と同時に社内コミュニケーションも活性化されるでしょう。
ノウハウ・ナレッジが蓄積できる
掲示板ツールを活用すれば、成功事例や失敗事例、各種対策法、Q&Aなどの実践的な情報を蓄積し、ナレッジベースとして活用できます。
事例や対策法、Q&Aなどは自社や従業員の長年の経験に基づく貴重なノウハウであり、デジタルで共有しておくことで企業全体の資産になります。
蓄積したノウハウやナレッジを効果的に活用すれば、業務の改善も効率化され、トラブルも回避しやすくなるでしょう。
掲示板ツールの主な種類
掲示板ツールには、さまざまな種類があります。
以下では、主な種類と特徴を紹介します
ノート型・Wiki型ツール
掲示板ツールのノート型は、チーム内で情報を整理・共有しながら、コメントやスタンプによるリアクションでコミュニケーションを促進できます。
ノート型は既読確認や投稿権限の設定もでき、過去のノート検索やタグ管理も可能です。
Wiki型は内容を複数人で編集・更新できる仕組みのツールで、手順書やFAQ、議事録などのナレッジを蓄積しやすく、DX推進や業務効率化に貢献します。
グループウェア
グループウェアは、組織の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を促進するソフトウェアです。
グループウェアの掲示板機能は社内連絡やノウハウの共有、プロジェクトの進捗報告など幅広い用途に対応しています。
従来のホワイトボードやメールによる情報共有とは違い、多くの情報をひとつのツールで一元的に管理できるのが特長です。
スケジュール管理ツールやワークフローなどと掲示板機能を連携させれば、従業員は社内全体の動きを把握しながら自身の業務に取り組めます。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、社内外を問わず多くのメンバーと手軽に情報を共有できるツールです。
企業が社外の関係者とやり取りするときは、言葉遣いや表現に十分配慮し、誤解を防ぐために明確かつ簡潔なメッセージを送信することが求められます。
社外のユーザーにチャットルームへのアクセスを許可するときは、「誰がどの情報にアクセスできるか」を厳格に管理する必要があります。
ビジネスチャットでは、不要な情報は共有せず、必要な情報のみを適切に伝えることが大切です。
ビジネスチャットツールのひとつであるChatworkは、チャット機能のほか、タスク管理やプロジェクト管理機能も搭載しています。
Chatworkを使えば、関係者とのやり取りをひとつのプラットフォームで完結できるため、情報漏れや伝達ミスのリスクを減らし、効率的に業務を遂行できます。
掲示板ツールを選ぶポイント
自社に最適な掲示板ツールを選ぶためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。
以下では、代表的なポイントを紹介します。
操作がシンプルであること
掲示板ツールを選ぶときは、操作がシンプルで、直感的に使えるものを選ぶことが重要です。
多機能なツールは一見便利に見えるものの、操作方法が複雑過ぎる場合、従業員の利用が進まない可能性があります。
とくにITに不慣れな従業員が多い職場では、誰でも迷わず使えるツールが求められます。
必要な機能が搭載されていること
掲示板ツールを選ぶときは、自社の導入目的に合った機能が備わっているかを確認することが重要です。
たとえば、社内コミュニケーションの活性化が目的の場合、コメント機能やメッセージ機能を備えたツールが適しています。
業務の進捗管理もあわせて行いたいなら、スケジュール管理やファイル共有、音声通話などの機能が必要なケースもあるでしょう。
自社の導入目的や部署ごとの業務内容、利用する従業員のITリテラシーの水準に応じて、必要な機能を事前にリストアップし、無理なく使えるツールを選ぶことが重要です。
複数デバイスに対応していること
掲示板ツールを選ぶときは、マルチデバイス対応かどうかも必ず確認しましょう。
スマートフォンやタブレットからも掲示板を閲覧できれば、外出先やリモートワーク中でも必要な情報にスムーズにアクセスでき、業務の効率化につながります。
とくにスマホでの操作性は重要で、ストレスなく閲覧・操作できるかをチェックしておくと安心です。
セキュリティ対策が充実していること
掲示板ツールでやり取りする情報のなかには、機密性の高い社外秘情報が含まれるケースもあるため、セキュリティ対策の充実度も重要な選定基準です。
セキュリティ性能が不十分な掲示板ツールでは、万が一サイバー攻撃を受けたときに情報漏洩のリスクが高まります。
個人利用向けの掲示板ツールは、ビジネス用途の製品と比べてセキュリティ対策が不十分な場合もあるため、企業が使用するツールはビジネス向けに設計されたものを選びましょう。
コストパフォーマンスが高いこと
掲示板ツールを導入するときは、自社の予算感に合った料金体系であるかどうかも確認しましょう。
多くのツールは月額制のサブスクリプション型を採用しており、一般的に1ユーザーあたりの料金が設定されています。
利用するプランによって使える機能や登録可能なユーザー数も異なるため、まずはツールを利用する従業員数と必要な機能を明確にし、適切なプランを選ぶことが大切です。
掲示板ツールの導入前にあらかじめ機能に優先順位をつけておけば、予算を超えた場合でも調整しやすくなります。
サポート体制が充実していること
掲示板ツールを選ぶときは、サポート体制の充実度にも注目しましょう。
ツールの初期設定や既存ツールからのデータ移行に不安がある場合でも、サポートが充実していればスムーズに導入できます。
とくに、デジタルツールは導入直後に不明点が多く発生する傾向にあるため、迅速かつ丁寧な対応を受けられるかどうかは重要な判断基準になります。
ツールの運用開始後も安心して使い続けるために、チャットやメール、電話といった複数の問い合わせ手段が用意されているかどうかも確認しておきましょう。
既存ツールと連携できること
掲示板ツールを選定するときは、既存の業務ツールとの連携性も必ず確認しましょう。
自社が普段使用しているタスク管理ツールやスケジュール管理ツールと導入予定の掲示板ツールが連携できれば、情報の一元管理が可能になって業務効率化も向上します。
ツールの連携性が低いと情報の移行や確認に手間がかかり、かえって非効率になるおそれがあります。
無料トライアルが利用できること
導入を検討している掲示板ツールが自社の業務や従業員に適しているかどうかは、実際に使ってみないとわからないものです。
ツール導入後のトラブルを避けるためにも、無料トライアルを提供しているサービスを活用し、事前に使用感や機能を確認することをおすすめします。
掲示板ツールのなかには、会社名やメールアドレスを登録するだけで、30日間すべての機能を試せるものもあります。
「基本機能の利用だけなら無料」というツールもあるため、導入前に複数のサービスを比較して検討すると安心です。
掲示板ツールの導入・運用を成功させるコツ
掲示板ツールを導入するときは、いきなり全部署で利用するのではなく、一部の部署やチームに限定して試験運用するのがおすすめです。
試験運用して使用感を確かめれば自社に必要な機能も明確になり、今後の運用方針も立てやすくなります。
ツール導入後の運用については、「情報の更新は誰がいつ行うのか」などのルールや投稿する内容をあらかじめ明文化しておくことが大切です。
運用ルールが不明確なままだと不要な情報が蓄積し、掲示板ツールの利便性が損なわれる可能性があります。
情報の正確性を保つために、無断で情報が改変されないように、アクセス権や編集権限を適切に設定することも重要です。
Chatworkは、必要な情報を登録するだけで基本機能を無料で利用できるため、スモールスタートとしての試験運用にも適しています。
興味のある方は、まず試して使用感を確認してみてください。
掲示板ツールを使う際の注意点
掲示板ツールの導入当初は、従業員のITリテラシーによっては、システムに慣れるまでに時間がかかる場合があります。
企業は、パスワードの管理やアップデート対応が従業員の負担とならないよう、サポート体制を整備しておくことが重要です。
掲示板ツールでは、情報量が増えるにつれて重要な内容が埋もれてしまうリスクも想定されます。
ツールの管理者は、古い情報を適切にアーカイブし、フィルタリング機能なども活用して必要な情報をすぐに探し出せる仕組みを整える必要があります。
掲示板は一方向的な情報発信になりやすいという課題もあるため、コメント機能や閲覧確認機能を活用し、双方向のやり取りが活発になるような仕組みを用意することも大切です。
従業員からのフィードバックも定期的に収集し、現場の声を反映させることも求められます。
掲示板として使えるおすすめツールはChatwork
企業が掲示板ツールを選ぶときは、自社の導入目的や利用環境に合った機能が備わっているかが重要です。
操作性が直感的であるかどうかや、スマートフォンなどのデバイスからスムーズにアクセスできるかもチェックしましょう。
セキュリティ対策の堅牢性やサポート体制の充実度も、重要な選定ポイントです。
既存ツールとの連携や料金体系、無料トライアルの有無などを比較検討することで、自社に最適な掲示板ツールを見極めやすくなります。
Chatworkはビジネスチャットを掲示板として活用でき、情報共有やファイル共有、タスク管理、業務進捗管理などを一元化できます。
基本機能は情報を登録すれば無料で利用できるため、コストを抑えつつスモールスタートでツールを導入したい企業に最適です。
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