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社内情報共有を成功させる4つのルールとは？ツールの種類や導入事例も紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
上司や部下へ報告・連絡・相談する際に、「もっと効率的に情報共有できるようにしたい」「ツールで情報をまとめておけば手間を減らせるのでは？」と考える人も多いのではないでしょうか。
本記事では、社内の情報共有を成功させるためのルールを紹介しつつ、社内の情報共有を効率化するポイントや具体的な手順などを解説します。
おすすめの社内情報共有ツールや、情報共有ツールを導入した企業事例もあわせて紹介するのでぜひ参考にしてください。
社内の情報共有がなぜ重要なのか
はじめに、社内の情報共有が重要とされる理由について紹介します。
①業務効率・生産性を上げるため
社内の情報共有が重要とされる理由は、業務にかかる時間や手間を削減でき、業務効率や生産性の向上も期待できるためです。
たとえば、特定の社員のみ詳しい手順を知っている業務は、その人がいないと進まない状態になってしまいます。
手順やノウハウなどをマニュアル化して情報共有すれば、業務を属人化させることなく（業務の担当者に依存することなく）効率的に分担・実行できます。
②社員のモチベーション低下を防ぐため
きちんと情報共有がされないと、社員のモチベーション低下につながることも理由のひとつです。
たとえば、「担当者の伝達ミスで自分だけミーティングの連絡がなかった」という場合、悪意がなくても相手に不信感を与えてしまいます。
社員からの信頼を損なうと、企業全体の離職率に影響するおそれもあるので注意が必要です。
③迅速にトラブル対応や意思決定をおこなうため
社員同士で情報共有するという意識が欠けている場合、顧客からのクレームにつながったり、意思決定に遅れが生じたりするケースも少なくありません。
また、意思決定に時間がかかることで、競合他社よりアクションが遅れるリスクも考えられます。
社内で情報共有できるように環境を整えておけば、迅速にトラブルを解決でき、経営に関わる意思決定などもスムーズに遂行できます。
④社内にノウハウを蓄積するため
ビジネスにおける情報共有とは、各従業員がもつ情報を企業全体やチームで共有・蓄積することです。
プロジェクト単位のノウハウや売上へのアプローチ方法などを蓄積していくことができないと、長期的には会社の業績に悪影響をおよぼす可能性があります。
情報共有手段のひとつであるDXを推進し、データとして整理・蓄積することで、ノウハウの消失を防ぐことができます。
社内の効率的な情報共有がもたらすメリット
社内の情報共有を効率化すると、さまざまなメリットを享受できます。
①業務効率が向上する
まずメリットとして挙げられるのが、業務の効率化です。
作業の進め方やポイントなど、ベテラン社員が持つノウハウを蓄積しておけば、業務経験の浅い社員でも効率的に進めやすくなります。
また、従業員ひとりひとりの業務効率やクオリティを底上げすれば、企業全体の生産性向上につながることもメリットです。
②コミュニケーションが円滑になる
社内のコミュニケーションのハードルを下げられることもメリットです。
たとえば、関係性の薄い部署間でプロジェクトを推進する場合、メンバー共通のチャットグループを作ると報告・連絡・相談がしやすくなり、コミュニケーションを活発化できます。
近年では、情報共有をスムーズにおこなうことを目的に、Chatwork（チャットワーク）のようなビジネスチャットツールを導入する企業も増えています。
③人材育成・引き継ぎを効率化できる
人材育成や業務の引き継ぎにかかる時間を大幅に短縮できることもメリットです。
情報が整理されており、検索もしやすい状態にしておけば、引き継ぎに必要な資料やマニュアルなどをすぐに探せます。
マニュアルを作成して情報を共有すると、新入社員から同じような質問を繰り返されることが減り、新人対応で自分の業務が進まないといった無駄を削減することも可能です。
④セキュリティリスクが低減する
情報共有ツールにはいくつか種類がありますが、基本的にはファイルの共有機能が搭載されています。
ファイル共有機能を使うと、メールや郵送より安全に資料を送受信でき、セキュリティリスクを抑えられることがメリットです。
社内秘の文書や顧客データなどのやり取りにも使えるため、さまざまな情報を共有する際に活用できます。
⑤経営判断を迅速化できる
情報共有しやすい環境を整備すると、最新の情報を入手しやすくなり、経営に関わる意思決定を迅速化できることがメリットです。
たとえば、競合他社の動向やマーケティング手法などを報告してもらえば、他社と比べて優位性が高いかを判断でき、早い段階で戦略を修正することができます。
業務上のノウハウや市場調査の報告といった情報を共有することで、経営判断にかかる時間を短縮でき、市場の変化にもスピーディーに対応できます。
社内の情報共有を成功させるための4つのルール
社内の情報共有を成功させるためには、4つのルールを徹底することが重要です。
- リーダーを決める
- 情報を形式知と暗黙知に仕分けする
- 情報の取捨選択ルールを決める
- 関係部署間の情報共有をリアルタイムでおこなえるようにする
以下で、それぞれのルールについて紹介します。
ルール1：リーダーを決める
まずは、社内での情報共有を管理するリーダーを決めます。
担当となるリーダーは、各部門長（課長・部長など）の中から選ぶケースが一般的です。
他部門同士が連携しやすいように工夫すれば、企業全体の情報を集約・整理したうえで部門ごとに役立つ情報を伝達できます。
ルール2：情報を形式知と暗黙知に仕分けする
情報には種類があり、形式知・暗黙知の2種類に主に分かれます。
形式知は「言葉で表現できる知識」のこと、暗黙知は「言葉や数値では表現しにくい知識」のことです。
・形式知：マニュアル、分析データなどの言語化・数値化された知識
・暗黙知：個人の経験や感覚、直感にもとづく知識
形式知は簡単に共有できますが、暗黙知は言語化が難しいため、図解で情報を整理するなどの具体的な方法を決めておくとスムーズに共有できます。
ルール3：情報の取捨選択ルールを決める
役立つ情報を共有するためには、情報を取捨選択する際のルールを具体的に決めることが大切です。
取捨選択のルールは、情報が有益か・共有すべきかを決めるための基準になります。
たとえば、スケジュールや顧客の連絡先といった業務に必要な情報は共有する、機密性の高い情報は共有しない、といったルールを具体的に設定します。
ルールがあれば、社員は情報共有するかどうか迅速に判断できるようになります。
ルール4：関係部署間の情報共有をリアルタイムでおこなえるようにする
企業全体の情報共有を促進するためには、情報を横断的に伝達できるツールが必要です。
たとえば、ビジネスチャットツールを導入した場合、インターネットに接続できる環境であれば時間・場所を問わず利用できるため、情報共有がさらにスムーズになります。
リアルタイムで情報共有できる（タイムラグがなくなる）ため、情報伝達のミスやトラブルを防止することも可能です。
社内の情報共有を成功に導く5ステップ
社内の情報共有を成功に導くためには、以下のようなステップを意識することが大切です。
- 社内の現状を把握し、情報共有の目的を決める
- 共有すべき情報を洗い出す
- 情報共有する手段・ツールを決める
- 情報共有のルールを策定し、社内に周知する
- 繰り返し依頼・確認し、定着と改善を図る
以下で、それぞれの手順について紹介します。
STEP 1：社内の現状を把握し、情報共有の目的を決める
まずは、情報共有によって「どんな課題を解決したいか」という目的を明確にします。
たとえば、営業成績を上げることが目的の場合、営業のノウハウなどに関する情報は共有フォルダAに格納すると決めておけば、関連する情報が集まりやすくなります。
情報共有の目的は、1つに絞る必要はありません。
具体的に効果がわかる目的であれば、社員のモチベーション向上につながります。
STEP 2：共有すべき情報を洗い出す
次に、共有すべき情報を洗い出します。
積極的に共有すべき情報は、次のようなものです。
- スケジュールやタスクの進捗状況
- 郵送に関する連絡先や顧客情報
- 緊急の事項やトラブルへの対応マニュアル
共有すべきでない情報として、次のようなものが挙げられます。
- すでに共有されている情報
- 社員のプライバシーに関わる情報
- 機密性の高い文書、経営に関する情報
情報共有そのものが目的化してしまうと、情報過多で使いにくくなるため、必要な情報かどうかを事前に整理・明示しておくことが大切です。
STEP 3：情報共有する手段・ツールを決める
共有すべき情報を洗い出した後に、情報共有するためのツールを検討しましょう。
ツールを選ぶポイントとして、社内外からアクセスできるか・情報をスムーズに検索できるか・情報を更新しやすいかなどが挙げられます。
自社の規模や目的によっては、ビジネスチャットやタスク管理といった複数のツールを導入し、用途に応じて使い分けるケースもあります。
STEP 4：情報共有のルールを策定し、社内に周知する
使用するツールを決めたら、情報共有におけるルールを作ることが大切です。
テンプレートを用意し、情報共有という行為そのもののハードルを下げつつ、いつ・誰が・どのように情報共有するかといったルールを策定したうえで、社員にきちんと周知します。
STEP 5：繰り返し依頼・確認し、定着と改善を図る
ルールを決めたからといって、すぐに従業員間の情報共有が定着するわけではありません。
社員によっては、「ノウハウなどを共有してしまうと自分の専門性や価値が下がるのではないか」と危惧する場合があるためです。
そのため、少人数のチームや部署から少しずつ情報共有の手段やツールを導入し、検証・改善を繰り返すことが大切です。
スモールスタートで自社に合うスタイルや成功事例を作りつつ、情報共有しやすい環境になるように社内に浸透させていきましょう。
社内の情報共有を効率化するためのポイント
社内の情報共有を効率化したい場合、以下のようなポイントを押さえておきましょう。
①情報共有しやすい雰囲気を醸成する
情報の内容には優劣をつけず、情報共有しやすい雰囲気を作ります。
情報に優劣をつけてしまうと、「Aさんと比べて価値ある情報ではないから共有しなくていいか」と社員が判断してしまい、情報共有しにくくなるためです。
また、必要な情報を探しやすくなる・業務を進めやすくなるなど、情報共有するメリットを提示し、自分事として捉えてもらえるように工夫することがポイントです。
②デジタル化・DX推進
情報のデジタル化は、DXを推進するための有効な手段です。
用紙を使ったアナログの文書管理や情報共有では、データ作成や情報伝達に時間と手間がかかり、業務効率が悪くなります。
情報をデータ化すると検索性が上がり、一人ひとりが持つ情報を企業全体で活用でき、社員共通の知的財産とすることができます。
③情報の一元管理を徹底する
デジタル化した情報を一元管理すれば、情報の共有・検索がよりスムーズになります。
情報が分散していたり、古い情報が更新されていなかったりすると必要な情報を探しづらく、無駄な作業や誤解が発生する原因になります。
一元管理して定期的にアップデートすれば、最新情報を入手しやすくなり、業務効率を高めることが可能です。
④シンプルで使いやすいツールを活用する
ツールの導入は、情報共有を効率化するうえで欠かせない要素です。
他部署や社外のクライアントなど、社内外の幅広いビジネスシーンで利用できるため、関わる人数が増えてもスムーズに情報共有できます。
ただし、情報共有ツールはそれぞれ利用できる機能が異なるため、自社に最適なものを選ぶ必要があります。
たとえば、社内での情報共有・コミュニケーションを円滑にしつつ、タスク管理機能などで業務効率化にもつなげたい場合、Chatworkがおすすめです。
おすすめのツールについては、次の見出しで詳しく紹介します。
社内情報共有ツールの種類
社内で使える情報共有ツールには、さまざまな種類があります。
- オンラインストレージ
- ビジネスチャット
- 社内wiki
- スケジュール・タスク管理ツール
- ドキュメント作成ツール
以下で、それぞれの種類や特徴を紹介します。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを保管できるサービスのことで、クラウドストレージとも呼ばれます。
インターネットの接続環境があれば利用でき、いつでも・どこでも業務に必要なファイルなどを共有することが可能です。
たとえば、Google Workspaceはさまざまな機能を搭載しており、スムーズに情報共有ができるストレージです。
Gmail、Google Drive、Google ドキュメント、Google スプレッドシートなど、ビジネスシーンでよく使われるツールが統合されており、業務効率化や情報共有に役立ちます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、ビジネスシーン向けのコミュニケーションツールのことです。
チャット形式で1対1の会話ができ、グループを作成すれば複数人でコミュニケーションを取ることもできます。
とくに、Chatworkの操作画面はシンプルでわかりやすく、初めてツールを導入する場合でも使いやすいことが特徴です。
タスク管理やファイル共有などの豊富な機能を搭載しており、プロジェクトの進捗状況の把握やスケジュール調整に活用することもできます。
社内wiki
社内wikiは、自社のあらゆる情報を集約し、共有するためのツールです。
通常のWikipediaと同じように、従業員であれば業務に有用な情報を投稿・編集することができます。
たとえば、Notionを利用すれば、ドキュメント作成・タスク管理などの共同作業を1つのツールでおこなえます。
情報を一元管理でき、ページやデータベースを柔軟にカスタマイズすることも可能です。
スケジュール・タスク管理ツール
スケジュール・タスク管理ツールとは、プロジェクトに関わる進捗・スケジュール・タスクなどを共有し、チームで協力して作業を進めるためのツールのことです。
たとえば、Backlogはガントチャートを作成でき、プロジェクトのスケジュールやタスクを視覚的に表示できます。
タスクの担当者や期限を明確にしたり、進捗を可視化できるため、その都度連絡を取り合わなくてもスケジュールなどを把握できることが特徴です。
ドキュメント作成ツール
ドキュメント作成ツールとは、文書や資料をデジタル化し、保管しておくためのツールです。
社内文書を一元管理でき、チャットツールのように情報が流れてしまうことがないため、長期間保管することもできます。
たとえば、Stockを使うと議事録やマニュアルなど、あらゆる情報をノートに蓄積して共有できます。
タスク管理やメッセージのやり取りもできるため、コミュニケーションツールとして利用することも可能です。
社内情報共有ツール（Chatwork）の導入事例3選
ここでは、実際にChatworkを導入した企業事例を紹介します。
情報の抜け漏れがなくなり、コミュニケーションの効率がアップ｜株式会社ファイアーキッズ
ヴィンテージ時計専門店「FIRE KIDS」は、デジタル化・DX推進の一環としてChatworkを導入しました。
メールやLINEでのやり取り、メモ書きなどを用いた業務連絡を禁止し、日常的な伝言から重要な連絡事項まですべてChatwork上でおこない、一元管理を徹底したそうです。
その結果、売上が12倍に成長し、コミュニケーションの円滑化にも成功しました。
Chatworkは無料のトライアルでツールの使用感を確認でき、導入サポートも無料のため、ツールを導入するハードルが低いこともメリットとして挙げています。
日本人に最適！優れたUIで効率的な情報管理を実現｜株式会社スピカデザイン
Webデザインなどを請け負う「スピカデザイン」は、元から使っていたチャットツールではメンバー管理や検索の精度に課題があったことから、Chatworkを導入しました。
Chatworkは「まさにこのような機能が欲しかった」という機能を搭載しており、とくにチーム機能が役立っているそうです。
チーム機能を活用したことで、プロジェクトメンバーの入れ替え時などに、グループ管理の手間を削減でき、業務効率化に成功しました。
Chatworkでコミュニケーションの速度・精度が向上｜大日本印刷株式会社
世界有数の印刷会社・大日本印刷（DNP）は、迅速にコミュニケーションを取れるようにChatworkを導入しました。
絵文字を使えば感情面を手軽に補完できるため、コミュニケーションが円滑になり、プロジェクトの進捗管理にも役立っているそうです。
電話やメールでは「こんなこと聞いていいか」と躊躇するようなことでも、Chatworkなら気軽に聞くことができ、情報共有しやすい環境を整備することに成功しました。
自社に最適な社内情報共有ツールの選び方
社内情報共有ツールを導入する場合、以下のような手順で進めれば、自社に最適なツールを選ぶことができます。
社内情報共有ツール・選定の手順
①課題の洗い出し
まずは、情報共有における課題を洗い出し、その課題を解決できるツールを選びます。
【情報共有における課題の例】
・社内での報連相に時間がかかり、仕事がスムーズに進まない
・知識やスキルを有する従業員のみに負担がかかっている
課題を明確にすれば、どんな情報共有ツールが自社に合うかを判断できます。
②課題解決のためのツールの種類を絞り込む
課題を洗い出した後に、情報共有ツールの種類を絞ります。
情報共有ツールはそれぞれ搭載機能や特徴が異なるため、自社の課題を解決できるツールを選ぶことが大切です。
たとえば、オンラインストレージを利用する場合、部署ごとに資料を保管していることで発生する無駄な資料のやり取りなどを削減できます。
また、ビジネスチャットツールはメール・電話よりスムーズにやり取りができ、ファイル共有機能・タスク管理機能などを活用して業務効率を高められます。
③課題と自社の要件をもとにツールを比較・検討する
課題と自社の要件をもとに、実際のツールを具体的に比較・検討します。
具体的に比較すべきポイントは、次のとおりです。
| 料金 | コスト面が予算に見合うか |
|---|---|
| 実績 | 同業他社の導入実績があるか |
| 搭載機能 | 自社が求める機能があるか |
| セキュリティ | 十分なセキュリティ体制か |
| 対応デバイス | スマホやタブレットでも利用できるか |
| 利用規模 | 利用人数の制限や追加料金がないか |
| サポート | サポートの範囲や期間は十分か |
上記のようなポイントを確認し、自社の課題解決が期待できるツールを選びましょう。
④トライアルで試してみる
情報共有ツールの多くは、無料のトライアルで操作性を確認できます。 高機能であっても、社員に使われないようでは情報共有のクオリティや業務効率を高めることはできません。 無料のトライアルで実際に社員に使ってもらい、操作しやすかったものの中から導入するツールを決めましょう。
まずは無料ツールから試すのがおすすめ
無料ツールでも十分な機能を提供しているため、コストを抑えてツールを導入できます。 完全無料のツールや、利用制限のある無料プランを用意している場合があるため、まずは入り口として気軽にトライしてみるとよいでしょう。 無料版で十分であれば、そのまま利用することも可能です。 有料版を検討する場合、有料の追加機能が自分たちのニーズに合っているかを確認し、グレードアップするかどうか検討しましょう。Chatworkで社内情報共有の質を上げ、企業の成長に繋げよう
今回は、社内の情報共有を成功させるためのルールや効率化するコツ、おすすめの社内情報共有ツールなどを紹介しました。 社内の情報共有を効率化するためには、情報共有しやすい環境を整備することが重要です。 コミュニケーションをより円滑化するために、「Chatwork」のようなビジネスチャットツールを導入する事例もあります。 メールや電話よりスムーズに情報共有でき、タスク・スケジュールなどを一元管理して業務を効率化できるため、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。
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