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職場での情報共有を強化する7つのポイント！リスクと解決策、事例も紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
「情報共有したつもりが伝わっていなかった」「共有漏れで同じ作業を二重対応」こんな経験はありませんか？
職場で情報共有が滞ると、業務効率の悪化やトラブルの原因になるおそれがあります。
この記事では、情報共有不足が引き起こすリスクや職場の課題を明らかにし、今日から実践できる改善策を解説します。
情報共有が滞る職場の特徴
情報共有がうまくいかない職場には、いくつかの共通点があります。
ここでは、情報共有が滞る職場の特徴を紹介します。
1. 情報共有の重要性が周知されていない
情報共有の意義が社内で十分に理解されていないと、個々の判断で情報共有がおこなわれてしまいます。
たとえば、上司への報告はしても同僚や別部署には伝えていない、などといった状況は珍しくありません。
情報共有の重要性が周知されていない職場では、情報の断絶や連携ミスが起こりやすくなります。
2. 情報共有に関するルールが策定されていない
誰が・いつ・どのような情報を共有するのかといったルールが曖昧な場合も、スムーズな情報共有がおこなわれません。
たとえば、「会議の議事録は必要なときだけ共有する」「上司には都度相談しているが、記録には残さない」といった曖昧なルールでは、必要な情報が伝わらないリスクが高まります。
円滑な情報共有を実現するためには、明確なガイドラインやフォーマットを作成し、従業員が共通認識をもてるようにすることが重要です。
3. 情報量が多い、または共有手段が非効率
情報の量が多すぎたり、複数の情報共有手段（メール・紙・口頭など）が混在していると、混乱の原因になります。
また、情報共有手段がばらばらだと、記録性や検索性に乏しく、結果的に情報共有が機能しなくなることもあります。
このような課題を解決するには、情報を一元管理できるツールの導入が有効です。
たとえばChatworkのようなビジネスチャットツールを活用すれば、リアルタイムかつ整理された情報共有が可能になり、業務効率化にも大きく貢献します。
職場での情報共有不足が引き起こす重大リスク
情報共有が不十分な職場では、業務の進行や人間関係に深刻な影響を及ぼします。
放置すれば、生産性の低下や属人化、離職、さらには業務の停止といったリスクにつながることもあります。
ここでは、代表的なリスクを紹介します。
1. 生産性の低下と業務効率の悪化
情報がスムーズに共有されないと、必要な情報を探す手間が増えたり、同じ質問を繰り返したりして業務効率が悪化します。
さらに、他部署やチームメンバーとの認識にズレが生じやすく、業務のやり直しや手戻りが発生しやすくなります。
このような状況が続くと、仕事のスピードが落ち、組織全体のパフォーマンスも低下してしまいます。
情報共有の質と速度は、生産性に直結する重要な要素といえます。
2. 業務の属人化の懸念
情報が特定の人にしか共有されていない場合、業務のノウハウや判断基準が個人に依存する「属人化」が発生します。
属人化が進むと、担当者が休職・退職した際に業務が止まってしまったり、後任者が情報不足で対応に時間を要したりと、業務継続に大きな支障が出るおそれがあります。
そうしたリスクを避けるためには、情報を個人任せにせず、チーム全体で管理・共有できる仕組みを構築することが大切です。
3. 人間関係の悪化と離職率の上昇
「自分だけ情報を知らされていなかった」と感じると、従業員は疎外感や不信感を抱きやすくなります。
また、連絡の行き違いはチームの雰囲気を悪化させ、コミュニケーションの減少やミスの増加にもつながります。
さらに、情報の断絶が原因で仕事への納得感が得られず、「ここでは働きづらい」と感じる従業員が離職を検討するケースも少なくありません。
円滑な情報共有は、信頼関係を築き、働きやすい職場環境を整えるうえでも欠かせない要素です。
4. 業務の停滞・停止リスク
適切な情報共有がおこなわれていないと、業務の引き継ぎや緊急時の対応がうまくいかず、最悪の場合、業務が一時的に止まってしまう可能性もあります。
トラブル対応や意思決定の場面では、情報の遅延や欠落が大きな損失につながりかねません。
組織の対応力・柔軟性を高めるためにも、日頃から正確かつタイムリーな情報共有体制を整えておくことが重要です。
職場での情報共有を強化する7つの具体的な解決策
情報共有の課題は、適切な仕組みと意識づけによって改善できます。
ここでは、職場での情報共有を円滑に進めるために実践すべき7つの解決策をご紹介します。
1. 情報共有のルールを策定する
誰が・いつ・どのような情報を共有すべきかを明確にルール化することで、共有の漏れやムラを防げます。
たとえば、会議の議事録は必ず関係者全員に共有する、業務の進捗は毎週定例で報告するなどのように決めて、ルールを周知することがポイントです。
また、ルールは一度決めたら終わりではなく、定期的に見直しや改善をおこなうことで、実効性のある運用が可能になります。
2. 風通しの良いコミュニケーション環境を構築する
職場での上下関係や部署間の壁が強すぎると、情報が滞りやすくなります。
上司や先輩に質問・報告しづらいという空気感は、情報の伝達スピードを著しく低下させます。
オープンドアの文化やフラットなコミュニケーションを促す仕組みを整えることで、情報のやり取りが活性化し、組織全体の透明性も高まります。
3. 情報共有の重要性を全社に周知する
情報共有の価値を従業員全員が理解していなければ、いくら仕組みを整えても定着に至らないケースがあります。
「なぜ情報共有が必要なのか、どんなメリットがあるのか」という点を、研修や社内報、定例会などを通じて伝えていきましょう。
経営層や管理職が率先して情報を発信することで、組織全体に意識が浸透しやすくなります。
4. 情報共有のための時間的余裕を創出する
忙しくて情報共有の時間が取れないという職場は少なくありません。
そのため、業務プロセスを見直し、無駄な作業を削減し、タスクを可視化するなどしてチーム内で負荷を分散させ、余裕を生み出せるようにしましょう。
時間的・心理的な余裕が生まれれば、自然と情報共有意識が高まり、コミュニケーションの質も向上していくことが期待できます。
5. 情報共有へのリアクション・フィードバックを徹底する
情報を共有しても、反応がないと「意味がなかったのでは」と感じ、次第に共有自体が減っていきます。
「ありがとう」「参考になった」といった簡単な一言やリアクション、建設的なフィードバックをおこなうことで、情報発信のモチベーションが保たれます。
情報共有は、チーム全体で育てていくものだという認識をもちましょう。
6. 情報の一元管理とデジタル化を進める
業務上の情報が分散していると、共有や活用がしにくくなります。
たとえば、紙媒体で保持している情報は共有しにくく、個人のみが保有している情報は活用しにくい状況にあるといえます。
そこで重要なのが、電子化した情報をクラウド上に集約し、誰でもアクセスできる状態にすることです。
バージョン管理や検索性の向上によって、情報の活用価値も大きく高まります。
7. 情報共有に適したツールを導入する
チャットやタスク管理、ファイル共有などの機能を備えたITツールを活用すれば、情報共有は一気に効率化されます。
とくに、Chatworkのようなビジネスチャットは、リアルタイムでのやり取りやタスクの可視化が可能で、共有された情報の取りこぼしを防げます。
自社に合ったツールを導入し、運用ルールを明確にすることで、組織全体の情報共有力を底上げできます。
職場の情報共有ツール選定のポイントとは
情報共有を効率化するには、自社の業務に合ったツールを選ぶことが重要です。
ツール選定の際は、次のようなポイントを押さえておきましょう。
・現場の業務フローに無理なく組み込めるかを確認する
・操作が直感的で、ITに不慣れな従業員でも使いやすいかをチェックする
・セキュリティやアクセス管理の強さを重視する
・他ツールとの連携性も選定基準に含める
これらのポイントを総合的に満たすツールとしておすすめなのがChatworkです。
チャット、タスク管理、ファイル共有などの機能を備え、業務をスムーズに進めながら安全な情報共有を実現します。
職場の情報共有を効率化した事例3選
ここでは、Chatworkを導入して情報共有を改善し、成果を上げた3社の事例を紹介します。
情報のやりとりがスムーズに！対面のMTG時間も3割削減｜株式会社アトラスホールディングス
株式会社アトラスホールディングスは、チーム間の連携が取りづらく、業務連絡や進捗共有に多くの時間を割いている点が課題でした。
また、全体会議の頻度が多く、従業員への負担が増していました。
そこでChatworkを導入し、報告・連絡・資料共有をチャット上で完結できる体制を構築したところ、対面ミーティングの時間が約3割削減され、情報の確認や伝達がスピーディーになりました。
社内のコミュニケーションも活性化し、生産性向上につながっています。
コミュニケーション活性化と情報共有で売上アップ！｜神奈川石油株式会社
神奈川石油株式会社は、口頭や電話中心のやりとりにより情報が伝わらず、部署間の連携不足や共有ミスが頻発していました。
そこでChatworkを導入し、部署ごとのグループチャットを活用して情報の可視化とリアルタイム共有を推進します。
その結果、従業員が誰が何をしているかを把握できる環境が整い、連携がスムーズになりました。
さらに、営業活動のスピードが向上し、売上アップという明確な成果に直結しています。
部署間の情報共有・伝達を実現し社内の知見をフル活用｜フェイスラボ株式会社
フェイスラボ株式会社は、部署ごとに業務が分断され、社内の知見や情報が共有されず非効率な状況が続いていました。
そこで、Chatworkを導入し、部署横断のグループチャットを活用することにしました。
業務の進行状況やナレッジの共有体制を構築したことにより、情報の検索性や蓄積性が高まり、社内のコミュニケーション活性化が実現します。
重複作業の削減やノウハウの活用も進み、組織全体で成果を出せる環境が整う結果となりました。
Chatworkで職場の情報共有をスムーズに！
職場の情報共有は、単なる伝達ではなく、業務効率や信頼関係を支える重要な要素です。
共有がうまくいかないと、生産性の低下や属人化、ミスの増加、人間関係の悪化といったリスクを招きます。
まずはできることから対策を講じることで、チーム全体の連携力と業務の質は大きく向上します。
とはいえ、「何から始めるべきかわからない」「共有ツールの選定に迷っている」という方も多いはず。
そんな方には、チャット・タスク管理・ファイル共有を一元化できるChatworkの導入がおすすめです。
やり取りの見える化によって、伝達ミスや共有漏れを防ぎ、組織全体の情報共有をスムーズにしてくれます。
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