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チームで情報共有をするための4つの手順とは？ビジネスチャットの活用事例も紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
業務上の情報共有において、実施漏れや認識のズレが生じると、生産性の低下やトラブルの原因を招いてしまうケースがあります。
この記事では、チームで情報共有を成功させるための4つの手順と、実際の活用事例をわかりやすく紹介します。
情報共有に課題を感じている方は、ぜひご覧ください。
チームで情報共有を行うメリットとは？
はじめに、チームで情報共有を行うことで得られるメリットを紹介します。
1. 業務効率・生産性の向上
情報共有が円滑になると、業務のムダや重複が減るため、作業スピードが向上します。
たとえば、業務資料の置き場所や、タスクの進捗状況がきちんと共有されていれば、検索・確認などの手間を削減できます。
また、チームメンバー全員が同じ情報をリアルタイムで把握できれば、判断ミスが減り、仕事の質そのものも向上します。
2. 業務の属人化防止
特定の業務を一部の人しか知らない状態（属人化）には、大きなリスクがあります。
属人化によって、業務の情報共有ができていないと、担当者の急な欠勤や退職によって業務に支障が生じる可能性が高いためです。
チームで情報を持ち合う体制をつくれば、誰かが抜けてもフォローが可能になり、業務の継続性と安定性が高まります。
3. コミュニケーションの活性化
情報共有の文化があるチームでは、自然と対話も増えていきます。
共有された情報をきっかけに意見交換が生まれやすくなり、建設的な議論や相互理解も促進されます。
また、情報の透明性が高まることで信頼関係も築きやすくなり、チームワークの向上にもつながります。
4. 業務進捗の把握と適切な役割分担
チームメンバーが各自の進捗を共有しておくことで、誰がどの業務をどこまで進めているのかが明確になります。
全体の進捗を見える化することで、リーダーはリソースの再配分や優先順位の調整がしやすくなり、メンバー間でのサポート体制も築きやすくなります。
結果として、無理のないスケジューリングや適切な役割分担につながります。
5. 情報・認識の更新と知識レベルの底上げ
定期的な情報共有は、メンバー同士の認識のズレを防ぎ、チーム全体の知識レベルを揃える効果もあります。
「誰かだけが知っている」状態をなくし、全員が同じ鮮度の情報を把握していれば、業務上の無駄な確認・すれ違いなどを防止できます。
また、情報を蓄積してナレッジ化することで、新規参画メンバーや新入社員の教育にも活用しやすくなります。
6. 迅速な意思決定と競争力強化
リアルタイムな情報共有により、チームとしての意思決定スピードが格段に上がります。
状況に応じた判断・対応が迅速にできるようになるため、顧客や市場への反応も早まり、結果として組織全体の競争力が高まります。
こうしたスピーディーな情報共有を実現するには、Chatworkのようなビジネスチャットツールの導入が効果的です。
チャット・タスク管理・ファイル共有などを1つのツールで実施できるため、情報を見逃すことなく、すばやい意思疎通が可能になります。
チームで情報共有ができていない場合のリスク
チーム内で適切な情報共有ができていないと、さまざまなリスクが生じます。
まず、業務の重複や抜け漏れが発生しやすくなり、無駄な作業や対応ミスにつながります。
また、誰が何をしているのか分からない状況では、適切なフォローや役割分担ができず、結果としてプロジェクト全体の進行が滞る原因になります。
さらに、情報が特定のメンバーに偏ってしまうと、業務の属人化が進み、急な休職や退職時に業務がストップするリスクも高まります。
認識のズレや連携不足から、チームの信頼関係が損なわれることもあるでしょう。
このようなリスクを防ぐためにも、日頃からチームで情報を共有する仕組みを整えておくことが重要です。
＞さらに詳しいリスクの内容、情報共有をしない人の心理を知りたい方はこちら
チームの情報共有を活性化させる4つの手順
情報共有の仕組みを整えるだけでは、うまく機能しないケースも少なくありません。
ここでは、チームでの情報共有を活性化させるために実践すべき手順を紹介します。
1. チームで情報共有する目的を定める
情報共有の目的が不明確だと、「何のために共有するのか分からない」という状態に陥り、メンバーの協力も得られません。
まずは、「情報共有によって何を達成したいのか」をチーム全体で明確にし、共通認識とすることが重要です。
たとえば、「業務の効率化」「ナレッジの蓄積」「ミスの削減」など、目的が具体的であるほど、メンバーの行動にも一貫性が生まれやすくなります。
2. 情報の開示や提供をする
情報共有を活性化させるには、リーダーや上司から率先して情報を開示する姿勢が不可欠です。
「必要なときにだけ共有する」のではなく、日頃から業務状況や考え方をオープンに伝えることが、チーム全体の情報共有意識を育てることにつながります。
また、メンバー同士も積極的に情報を提供し合える環境を整えることで、風通しの良いチーム文化が醸成されます。
3. 情報共有の効果があるか振り返る
情報共有は"やりっぱなし"にせず、効果が出ているかどうかを定期的に振り返ることが大切です。
「共有した情報は活用されたか」「メンバー間の認識にズレはなかったか」など、チェックすべきポイントをもとに改善を重ねましょう。
共有方法や頻度、使うツールがチームに合っていない場合は、柔軟に見直すことも必要です。
定期的な振り返りが、情報共有の質を高めていきます。
4. 情報共有を継続的に実施する
情報共有は一度実施して終わりではなく、継続することで効果を発揮します。
定例ミーティングで情報共有時間を確保したり、チャットツール・ナレッジベースを活用したりなど、日常業務へ自然に組み込むことが重要です。
共有を「特別なこと」とせず、日々の習慣として定着させることで、情報伝達のスピードや正確性も向上します。
ビジネスチャットツールがチームの情報共有に最適な理由とは？
情報共有をスムーズにおこなうには、ツール選びも重要なポイントです。
なかでもビジネスチャットツールは、リアルタイム性や利便性の高さから、社内外の情報共有手段として広く活用されています。
ここでは、チームの情報共有にビジネスチャットが最適な理由を紹介します。
リアルタイム性の高さ
ビジネスチャット最大の魅力のひとつが、リアルタイムでの情報伝達が可能な点です。
チャットでの情報共有は緊急時の対応や素早い意思決定にも役立ち、タイムロスの削減に直結します。
とくに複数人でのやり取りが多いプロジェクトでは、リアルタイムな連携が重宝されます。
手軽なコミュニケーション性
ビジネスチャットは、業務連絡のハードルを下げ、カジュアルかつ効率的なやり取りを実現します。
定型文や挨拶を省略しても支障が出にくいため、ちょっとした報告や確認も気軽に発信できます。
従来のメールに比べて"伝えるまでの手間"が大きく削減され、コミュニケーションの頻度と質がともに向上します。
情報の可視化と蓄積ができる
チャット上のやり取りはすべて時系列で記録され、必要なときにすぐ遡って確認できるため、検索性に優れています。
重要な発言やファイルもピン留めや検索機能で簡単に呼び出せ、口頭や電話では残せなかったやり取りも履歴として蓄積されます。
これにより、「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、過去のやり取りを資料化・ナレッジ化して活用することも可能です。
堅牢なセキュリティ
情報共有にはセキュリティ対策も欠かせません。
ビジネスチャットツールには、暗号化通信・アクセス権限管理・ログ保存など、安心して使える機能が数多く備わっています。
とくにChatworkは、国内利用者数No.1のビジネスチャットとして、金融機関や医療機関でも導入されるほどの高いセキュリティレベルを誇っています。
ファイル共有やタスク管理も一体化しており、安全かつ効率的に情報共有を進めたい企業にとっておすすめできるツールです。
ビジネスチャットでチームの情報共有を効率化した事例3選
実際にビジネスチャットを導入した企業では、「情報共有のスピードが上がった」「業務効率が大幅に改善された」といった成果が続々と報告されています。
ここでは、Chatworkを導入した3つの企業の事例を紹介します。
情報共有の効率化で月130時間以上の業務効率化に成功｜社会医療法人 財団新和会
看護師や医師など、職種や部門をまたいだ情報連携が必要とされる医療現場では、これまで電話や紙の連絡に頼っていたため、確認や伝達に時間がかかっていました。
そこでChatworkを導入し、チャットによるリアルタイムの連絡体制を構築しました。
部門ごとにグループを作ることで、情報が整理され、必要な人に必要な情報が届く仕組みを整えたところ、月130時間以上の業務時間を削減でき、スタッフの負担も軽減に成功します。
よりスムーズで質の高い医療サービスの提供にもつながりました。
情報共有の方法をグループチャットに変え、さまざまなメリットが｜ピクスタ株式会社
メールによる情報共有に限界を感じていたピクスタ株式会社では、情報の見落としや確認漏れが課題となっていました。
そこで、社内コミュニケーションの中心をChatworkのグループチャットに移行します。
プロジェクトや部門ごとにチャットルームを分けることで、情報の整理がしやすくなり、誰でも必要な情報にすぐアクセスできる体制が整いました。
やりとりのスピードが上がったことで、情報共有のハードルが下がり、社員同士のつながりや協力体制も自然と強化されました。
多様なITリテラシーのメンバー間でも情報共有のスピードが向上｜川崎フロンターレ
プロサッカークラブ・川崎フロンターレでは、クラブスタッフのITリテラシーに差があることから、全員が使いやすく、情報を公平に共有できるツールを探していました。
Chatworkを導入したことで、ITに不慣れなスタッフでもすぐに使いこなせるようになりました。
チームごとにチャットグループを設け、情報の流れを明確化した結果、部門間の連携も円滑になり、情報伝達のスピードが飛躍的に向上しました。
Chatworkでチームの情報共有をもっとスムーズに
チームでの情報共有は、業務の効率化だけでなく、属人化の防止や意思決定のスピード向上など、組織力を高める重要な要素です。
「目的を明確にする」「共有を習慣化する」「適切なツールを活用する」という観点から見ると、Chatworkは情報のリアルタイム共有・タスク管理・ファイル共有など、必要な機能を備えたビジネスチャットツールといえます。
チームの情報共有を強化したいとお考えなら、まずはChatworkの導入から検討してみるのも1つの方法です。
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