議事録共有のマナーやポイントは？共有時に使える例文やツールも紹介

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

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本資料では、Chatworkをはじめて使う方に向けて、必ず確認しておきたいChatworkの基本機能や初期設定についてわかりやすく解説しています。
メッセージの送り方や返信の仕方、また、タスクを追加する方法やファイルを添付する方法など、知っておきたい基本機能を1冊にまとめました。
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目次

議事録を共有する際に、「ビジネスマナーや気をつけるべきことを把握しておきたい」「議事録を作成するポイントを知りたい」と考える人も多いのではないでしょうか。

本記事では、議事録を共有する目的や注意点を解説しつつ、議事録を共有する際のマナーやビジネスシーン別の例文などを紹介します。

議事録共有を効率化できるアプリ・ツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

議事録を共有する目的とは

議事録を共有する主な目的は、会議の決定事項や議論の経緯などを記録し、関係者へ伝えるためです。

会議後すぐに議事録を作成し、参加者や関係者と共有すれば、会議の決定事項や課題をスピーディーに把握してもらうことができます。

また、決定事項を証拠として残す役割もあり、出席者・欠席者双方に会議の内容を伝達することで、誤解や認識のズレを防ぐ効果も期待できます。

ビジネスチャットで議事録を共有すれば、メールで送信するよりスムーズに共有できるため、Chatwork（チャットワーク）のようなツールを導入するケースも少なくありません。

会議の関係者でグループチャットを作成すれば、メンバー全員へ一度に議事録を共有できるため効率的です。

＞議事録作成のポイントに関する記事はこちら

議事録を共有する際に意識したい3つのポイント

議事録を共有する場合、次のようなポイントを意識することが大切です。

以下で、それぞれのポイントについて紹介します。

ポイント①視認性の高いレイアウトで見やすくする

議事録を作成する際は、内容が読みやすいように書き方を工夫することが大切です。

たとえば、議論の流れがわかるように時系列をまとめたり、重要な情報（決定事項・緊急度の高いタスクなど）に色付きマーカーを引いて目立たせたりする方法があります。

視認性の高いレイアウトにすると議事録を関係者間で迅速に共有でき、その後の業務をスムーズに進めることができます。

ポイント②要点を簡潔にまとめて読みやすくする

議事録を作成する際は、要点を簡潔にまとめることがポイントです。

たとえば、会議の決定事項や結論を冒頭に記載したり、箇条書きで情報を整理したりすれば、読み手の負担を減らすことができ、スムーズに要点を把握しやすくなります。

また、文章だけでは伝わりにくい内容（数値データ・製造工程など）を説明する際は、表やグラフ、図解などを入れる方法も効果的です。

ポイント③情報の正確性や質を担保する

議事録は、情報の正確性や質を担保することが重要です。

読みやすく情報をまとめるだけでなく、会議の内容を正確に記録するために、事実に反する内容がないか・誤解を生む表現がないかなどをチェックします。

誤った情報を記載すると、業務の遅延やトラブルの原因になることもあるので注意しましょう。

議事録を共有する際の注意点

議事録を共有する際は、次のような点に気をつけましょう。

議事録は当日中に共有する

議事録は、なるべく早い段階で共有することが望ましいとされています。

会議から時間が経つと記憶が曖昧になり、正確な記録が難しくなるためです。

とくに、緊急性の高いプロジェクトや、期日の短いタスクがある場合は、当日中に議事録を共有するようにしましょう。

会議の内容について記憶が鮮明な状態で確認できれば、参加者との認識のズレを早期に修正することができます。

誤字・脱字をチェックする

議事録は、会議の内容を正確に記録するという役割があるため、誤字・脱字のチェックが必要です。

誤字・脱字があると信頼性を損なってしまい、決定事項や参加者の発言内容が誤って伝わることで誤解や混乱を招く可能性があります。

議事録の作成者だけでなく、第三者（上司・同僚など）に確認を依頼すれば、客観的な視点でチェックしてもらえるでしょう。

宛先を再確認する

議事録には機密事項が含まれるケースもあるため、誤送信が発生すると情報漏洩のリスクや、訴訟トラブルに発展する可能性があります。

そのため、送信前にはCcやBccに誤った相手が含まれていないか、必要な相手が漏れていないかを確認することが大切です。

また、添付するファイルを間違えるケースもあるため、ファイルの種類や内容についても事前にチェックしておきましょう。

添付ファイルの容量に注意する

議事録を共有する際は、添付ファイルの容量に注意が必要です。

大容量のファイルの場合、送受信に失敗したり、開封に時間がかかったりすることで業務効率が低下する可能性があります。

ビジネスメールに議事録を添付する場合、ファイルの容量は2MB程度が目安です。

容量が大きい場合、ファイルを圧縮するか、メール以外の送付方法（ファイル転送サービスなど）を検討しましょう。

個人情報・機密情報の取り扱いに注意する

議事録に、センシティブな内容（従業員の個人情報・取引先に関する機密情報など）が含まれる場合、情報の取り扱いに十分に注意しましょう。

議事録を共有する際は、必要のない情報はなるべく記載せず、社外との情報共有では内容や共有する相手を限定するなど、プライバシーに配慮することが重要です。

アクセス制限や暗号化、二段階認証といったセキュリティ対策を施せば、不正アクセスや情報漏洩のリスクを抑えることができます。

議事録の共有を効率化するおすすめアプリ・ツール5選

議事録共有を効率化したい場合、次のようなアプリ・ツールを活用する方法がおすすめです。

以下では、ツールごとの用途や特徴について紹介します。

①Chatwork（チャットワーク）

Chatworkは、ビジネス向けのコミュニケーションツールです。

リアルタイムで情報共有できることが特徴で、チャット形式で気軽にやりとりできるため、議事録の作成・共有を効率化することができます。

過去の議事録はチャット内で日付順に整理されるため、過去の情報を探しやすく、ファイル共有やタスク管理など、進行管理に役立つ機能も搭載しています。

議事録の決定事項やタスクを明確にでき、プロジェクト全体の進捗管理にも活用できます。

②Microsot Word／Excel

Word（ワード）・Excel（エクセル）は、Microsoft社が提供するツールです。

文章作成ソフトのWordは、テキスト・画像・表などを自由に配置できるため、詳細な議事録を作成できます。

議事録のテンプレートを用意しており、内容を変更するだけでも簡単に議事録を作成することが可能です。

表計算ソフトのExcelは、項目ごとに情報を整理しやすく、見やすい議事録を作成できます。

グラフやチャートを追加することで、数値データなどを用いて視覚的に情報を伝えやすくなります。

③議事録作成アプリ・ツール

議事録作成アプリ・ツールとは、効率的に議事録を作成・共有するためのツールです。

会議で話し合った内容やインタビューなどの音声を読み込ませれば、自動で文字に起こしてくれます。

話の間を埋めるための不要な言葉（えー、あのー、など）を除去する機能もあり、手動で入力する手間が減ることで業務効率を大幅に向上できます。

議事録を共有するためには、ビジネスチャットやメールで送信する必要があるため、議事録を作成する工程を効率化したい場合に適しています。

④メールソフト

メール形式で議事録を共有することも可能です。

多くのメールソフトやメーラー（Gmail・Microsoft Outlookなど）は無料で利用できるため、一般的な連絡手段として多くの企業が利用しています。

メールの一斉送信機能を活用し、To・Bcc・Ccを設定して送信相手を選択すれば、関係者とスムーズに情報共有することができます。

ただし、一斉に送信はできるものの、届いたメールには個別に返信する必要があるため、フィードバックや質問の管理が煩雑になる点がデメリットです。

会議の参加者が多い場合は、他の共有方法に切り替えたほうが業務を効率化できるでしょう。

⑤グループウェア

グループウェアは、社内での情報共有やコミュニケーションを円滑にするためのツールです。

チャット機能やスケジュール管理機能を利用すれば、議事録の共有や意見交換を活発化することができます。

また、クラウド上でリアルタイムに議事録を編集・確認できるため、複数人での共同作業もスムーズに進めやすくなります。

ファイル共有機能などを活用することで一元管理できますが、議事録の保管先にアクセスする必要があり、閲覧する際に手間が生じる点がデメリットです。

＞ビジネスチャットとグループウェアの使い分けに関する記事はこちら

【シーン別】議事録を共有する際の例文

ここでは、議事録を共有する際の例文をいくつか紹介します。

実際のビジネスシーンで使えるため、フォーマットとしてご活用ください。

ビジネスチャットで議事録を共有するとき

ビジネスチャットはカジュアルに利用できるコミュニケーションツールであるため、宛先や件名、文末の挨拶文などを省略するケースが一般的です。

ビジネスメールで送信するとき

ビジネスメールで議事録を送信する際は、以下のようなフォーマットになります。

議事録の共有には「Chatwork」が便利

今回は、議事録を共有する目的や注意点、議事録共有の効率化に役立つアプリ・ツールなどを紹介しました。

議事録を共有する際は、ビジネスマナーを守りつつ、相手が読みやすいように書き方などを工夫することが大切です。

議事録のスムーズな共有にはChatworkが便利です。

金融機関が採用するレベルのセキュリティ対策が施されており、タスク・スケジュールなどを一元管理することもできるため、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。

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