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ビジネスチャットvsグループウェア！主な違いとそれぞれの機能・メリットも比較
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
業務効率化や情報共有の手段として、ビジネスチャットやグループウェアの導入を検討する企業が増えています。
しかし、それぞれの違いや特性を正しく理解しないまま導入すると、十分な効果を得られないこともあります。
本記事では、両者の違いや選び方、代表的な機能、メリットなどをわかりやすく解説します。
ビジネスチャットとグループウェアの違い
ビジネスチャットとグループウェアは、どちらも業務効率化や情報共有のためのツールですが、目的や機能に違いがあります。
導入前に押さえておきたい3つの違いを紹介します。
①目的：情報共有 or 業務効率化
ビジネスチャットは、情報共有の促進を主な目的としたツールです。
社員同士のやりとりを活性化させ、コミュニケーションのスピードを高めることで、業務全体の進行をスムーズにします。
たとえば、進行中の業務について即時に確認や相談ができるため、意思決定の迅速化やチーム内の連携強化に役立ちます。
一方、グループウェアは、業務プロセス全体の効率化を目的としたツールです。
スケジュールやタスク、ワークフローの管理機能など、日々の業務を構造化・標準化することで、組織としての生産性を向上させる仕組みです。
業務の流れが見える化することによって、各業務の担当や進捗もわかりやすくなります。
②機能：コミュニケーション or ワークフロー
ビジネスチャットには、コミュニケーションを円滑にする機能が豊富に備わっています。
リアルタイムでのチャットやスタンプ、ビデオ通話などの機能が充実しており、素早いやりとりを実現します。
一方、グループウェアは、業務フローの最適化に重点を置いたツールです。
スケジュール管理、ワークフローの申請・承認機能など、プロジェクトや組織で業務を進める際に必要な機能がそろっています。
③導入：簡単 or 複雑
ビジネスチャットは、比較的導入のしやすいツールであるといえます。
アカウントを作成するだけで、すぐに利用を開始できるツールが多く、初期設定も簡単です。
無料プランが用意されていることも多く、少人数から気軽に試せることが特徴です。
一方、グループウェアは導入が複雑で、ある程度の予算や準備期間が必要です。
既存のグループウェアをカスタマイズする場合や、新規に開発する場合などであれば、かなりの予算と期間を見込んでおく必要があります。
導入後の運用についても、各部署との調整や社内研修などが必要です。
ビジネスチャットとグループウェア、自社に適しているのはどちら？
自社にどちらのツールが適しているかを判断するには、「何を重視するか」を再確認しましょう。
それぞれのツールの強みを踏まえて選ぶと、導入後の効果が高まります。
ビジネスチャットは「迅速なやりとり」におすすめ
職場内のコミュニケーションをスピーディーにしたい場合は、ビジネスチャットが適しています。
リアルタイムでメッセージを送受信できるチャット機能に加えて、通知やスタンプ、ファイル共有、通話などの手段を使い分けることで、迅速かつ柔軟なやりとりが可能です。
メールではタイムラグが生まれやすい報告・連絡・相談も、ビジネスチャットなら即時対応がしやすくなり、チーム内の連携も強化されます。
グループウェアは「情報の一元管理・共有」におすすめ
社内情報の適切な管理を実現したいのであれば、グループウェアの導入が効果的です。
ドキュメント、スケジュール、アサイン状況など、業務に関わる情報を一箇所に集約し、全社的に活用できる環境を整えることができます。
申請・承認などもグループウェア上でおこなうことができるため、手続き関連の煩雑さも解消されるでしょう。
これだけは押さえたい！ビジネスチャットとグループウェアの便利機能一覧
ここでは、ビジネスチャット、グループウェアそれぞれの便利機能を紹介します。
ビジネスチャットの便利機能
- チャット（1対1・グループ）：リアルタイムでやりとりできる基本機能。メールよりもスピーディー。
- ファイル共有機能：画像や資料などをチャット上で送受信。検索や履歴管理もしやすい。
- 通知機能：メンションや未読数の表示で、見逃しを防止できる。
- スタンプ・リアクション機能：軽い返答や共感をすぐに伝えられ、心理的ハードルが下がる。
- ビデオ通話・音声通話機能：テキストで伝えにくい内容でも直接話して伝えられる。
ビジネスチャットには、すばやい情報伝達を支える機能が豊富にそろっており、コミュニケーションの質とスピードを高めてくれます。
グループウェアの便利機能
- スケジュール共有機能：カレンダーなどを用いて個人・チーム・全社の予定を一元管理できる。
- ワークフロー申請機能：稟議や休暇申請などをオンラインで完結でき、承認フローも可視化できる。
- 文書管理機能：マニュアル・報告書・議事録などを一箇所に集約し、検索性も高い。
- タスク管理機能：誰が何を担当しているかを明確にし、進捗も共有できる。
- 掲示板・社内ポータル：全社のお知らせや共有情報をトップ画面に掲示できる。
グループウェアには、組織全体の情報や業務フローを一元的に整理・運用するための機能がそろっており、情報資産の共有を重視する企業に向いています。
ビジネスチャットとグループウェアの特徴・メリットを比較
ここでは、ビジネスチャットとグループウェアそれぞれの特徴とメリット、得られる効果をまとめて紹介します。
ビジネスチャットの特徴・メリット3選
- 情報共有のスピード向上：チャット形式での即時コミュニケーションにより、報告・連絡・相談がリアルタイムでおこなえる。
- コミュニケーションの活性化：スタンプやリアクションなど、気軽なやりとりができる機能が多く、部署間の壁を越えた連携も生まれやすい。
- 業務の効率化：タスク管理や通話機能により、やりとりの抜け漏れや手戻りを減らし、業務スピードを向上できる。
ビジネスチャットは、社内のやりとりをスムーズにし、迅速な意思決定や対応を実現します。
結果として業務推進力が高まり、リモートワークなどの新しい働き方にも柔軟に対応できます。
＞ビジネスチャットのメリット・デメリットをさらに詳しく知りたい方はこちら
グループウェアの特徴・メリット3選
- 社内情報の一元管理が可能：ファイルや文書、スケジュール、申請履歴などをツール内に集約できるため、情報共有が効率的におこなえる。
- ペーパーレス・テレワーク対応：ワークフローの電子化やクラウド対応により、場所にとらわれない働き方を支援できる。
- 複数の業務機能をまとめて利用：スケジュール管理、掲示板、タスク配分などを1つのツールで完結できるため、ツールの分散による混乱を防げる。
グループウェアは、組織の運用を体系的に管理するのに適したツールです。
とくに中〜大規模の企業や、拠点間の連携が必要な職場において、情報の見える化・業務の標準化に大きく貢献します。
「Chatwork（チャットワーク）」でビジネスチャットとグループウェアの"いいとこ取り"
Chatworkは、ビジネスチャットとしてのスピード感と、グループウェア的な業務支援機能の両方を兼ね備えたツールです。
ここでは、Chatworkが選ばれる理由を3つの視点から紹介します。
グループチャットで社内外の人と連携できる
Chatworkでは、社内メンバーだけでなく、取引先や外部パートナーといった社外の関係者をグループチャットに招待して、リアルタイムでやりとりすることができます。
従来のようにメールでやりとりしながら情報共有は別のツールでおこなうといった煩雑な運用を避けることができ、すべてのやりとりをChatwork上に集約することが可能です。
やりとりが一元化されることで、情報伝達の抜け漏れや行き違いも防ぎやすくなり、社内外の連携がよりスムーズになります。
自分宛・相手宛にタスクを作成できる
Chatworkには、相手を指定してタスクを作成できる便利な機能が備わっています。
タスクはチャットグループ内のメンバーに割り当てることもでき、自分自身に割り当てることもできます。
タスクの宛先に指定された人へは、タスクの内容・期限とともに自動で通知が届くようになっているため、進捗管理もおこなえます。
この機能の利点は、依頼内容を「タスク」として可視化できることです。
「言った・言わない」といった曖昧なやりとりが減るだけでなく、抜け漏れや対応の遅れを防止にもつながります。
やりとりしたデータを「ファイル管理画面」で確認できる
Chatwork上で共有されたファイルは、チャットと紐づいた状態で自動的に「ファイル管理」画面にまとめられ、あとから簡単に見返すことができます。
ファイルは日付順やアップロード者、ファイル名で絞り込み検索もできるため、目的の資料を探し出すのに時間をかける必要がありません。
この機能があることで、チャットの履歴をさかのぼってファイルを探したり、ダウンロードし忘れた資料を再送依頼する手間がなくなります。
過去のやりとりとあわせてファイルが整理されることで、情報の所在が明確になり、後から業務を引き継ぐ場合や複数メンバーで同時に参照したいときにも非常に便利です。
ビジネスチャットかグループウェアか悩んだら「Chatwork（チャットワーク）」がおすすめ
ここまでご紹介したように、ビジネスチャットとグループウェアには、それぞれ異なる強みがあります。
前者はスピーディーな情報共有とコミュニケーションを得意とし、後者は業務の構造化と全体最適を支援するツールです。
しかし、自社でどちらを導入すべきか迷った場合、Chatworkのように両方の特徴をあわせ持つツールを選ぶという選択肢もあります。
Chatworkは、ビジネスチャットとしてのスムーズなやりとり機能に加え、タスク管理やファイル共有など、グループウェア的な機能も充実しています。
導入のしやすさと機能の豊富さを両立しており、「コミュニケーションも業務管理もひとつのツールでまとめたい」というニーズにぴったりです。
ビジネスチャットとグループウェアの導入を検討しているなら、まずはChatworkから始めてみることをおすすめします。
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