分かりやすい議事録の取り方は？取る際のポイントを例文とともに紹介

期設定から基本の使い方までを徹底解説！

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目次

会議において、誰が何を発言したか、何が決まったかなどをわかりやすくまとめるものが議事録です。

議事録は業務上で作成機会の多い文書ですが、取り方・書き方に迷っている人も多いのではないでしょうか。

本記事では、議事録の基礎知識や目的、記載すべき要素などをわかりやすく解説します。

具体的な例文やわかりやすい議事録を作成するためのポイントもまとめているので、ぜひ参考にしてください。

議事録とは

議事録とは、会議における発言内容や決定事項などを記録・整理したものです。

参加者全員の認識を統一したり、後から会議の内容を確認したりするためにも、会議には欠かせない重要な文書です。

議事録の作成に明確なルールはないものの、よく用いられる形式として「要約形式」と「時系列形式」が挙げられます。

以下、それぞれの特徴を紹介します。

要約形式

要約形式とは、会議中のやりとりをすべて記録するのではなく、議論の要点や最終的な結論のみを簡潔にまとめるスタイルです。

要約形式の議事録では箇条書きが用いられるケースが多く、参加者や情報量が多い場合でも短時間で議論の全体像を把握できる点が特徴です。

また、記録作業の負担も軽減できるため、スピーディに議事録を作成したい際にも適したスタイルといえます。

時系列形式

時系列形式は、実際の時間の流れに沿って会議中の発言や進行内容を記録するスタイルです。

順を追って発言者と発言内容を記載するため、誰がどのような内容を発言したのか、議論がどのように展開されたかなどを詳細に把握できる点が特徴です。

また、あとから見返した際にも会議の流れや発言の順序が正確にわかり、議事録作成者の主観が入りにくい点もメリットです。

議事録を取る目的

続いて、議事録を取る主な目的を3つ解説します。

会議の内容を共有するため

議事録を取る大きな目的のひとつは、会議の内容を共有することにあります。

議事録を確認することで、会議に参加したメンバーの認識のずれや情報の抜け漏れ防止につながります。

また、議事録があれば、会議に参加していないメンバーや他部門の関係者に対しても、会議の内容や決定事項をスムーズに共有できます。

責任の所在を明らかにするため

議事録の作成には、責任の所在を明らかにする目的もあります。

会議内容を記録しておかないと、あとから「言った・言わない」といったトラブルになったり、施策の責任者が曖昧になったりしがちです。

会議で話し合われた内容を議事録として残しておくことで、トラブルや行き違いの多くを防止でき、組織内での信頼関係の維持にも役立ちます。

＞「言った・言わない」が起こるメカニズムに関する記事はこちら

タスクや課題を明らかにするため

会議の中で話し合われたタスクや課題を明らかにすることも、議事録を取る目的のひとつです。

議事録にタスクや課題を記録しておくことで、参加者全員の認識を統一できることに加え、「誰が・何を・いつまでに対応するのか」が明確になります。

また、議事録をタスク管理のベースとして、タスクの進捗確認や報告の場で活用することもできます。

口頭でのやり取りだけでは忘れがちな内容も、議事録によって可視化すれば実行しやすくなるでしょう。

議事録に必要な要素

議事録に明確なルールはないものの、会議の内容を正確かつ簡潔に伝えるためには、以下の8つの要素を記載する必要があります。

• 会議名・プロジェクトなどのタイトル
• 議事録作成者名
• 開催日時・場所
• 出席者・欠席者
• 議題
• 議論の概要
• 結論・決定事項
• 今後のタスクと担当者

上記の要素を網羅すれば、いつ誰が見ても会議の全体像や結果を明確に把握できるようになります。

なかでも、「今後のタスクと担当者」の項目は、その後の業務に直結するためとくに重要な要素です。

【例文あり】議事録の取り方の具体例

議事録の取り方の具体例を、例文の形で紹介します。

議事録を取る際のポイント

正確でわかりやすい議事録を取るためには、以下9つのポイントを押さえておきましょう。

• 事前に会議の情報をまとめておく
• 会議の目的を明確にする
• フォーマットは守る
• 決定事項と意見は分ける
• 発言者を記録する
• 5W1Hを意識する
• 図や写真も活用する
• 情報を聞き逃さないように注意する
• 録音や録画ツールを活用する

事前に会議の情報をまとめておく

議事録の精度を高めるためには、事前に会議の情報をまとめておくことが重要です。

あらかじめ会議の議題や流れがわかっていたほうが、当日の議事録作成が格段にスムーズになるためです。

会議中にすべての情報を記録しようとすると、内容の聞き逃しや取りこぼしが起こりやすくなりますが、事前にまとめておいた情報があれば、当日は会議の進行や発言に集中できるため、記録の正確性が大幅に向上します。

なお、会議日時や参加者など、事前にわかっている内容はあらかじめ議事録に入力しておけば、記録作業の負担をさらに軽減できるでしょう。

会議の目的を明確にする

議事録を取る際は、会議の目的を明確に把握しておくことが非常に重要です。

議事録作成者が会議の目的を理解していないと、何を記録すべきか、重点的に記録すべき内容などの判断基準がぶれてしまい、情報の焦点が定まらないためです。

たとえば、意思決定を主目的とした会議と、情報共有や周知が目的の会議とでは、議事録へ記録すべき内容や重視すべきポイントが大きく異なります。

事前に会議の目的を明確にしておき、適切な記録方式や記録すべき項目を検討しておきましょう。

フォーマットは守る

議事録のフォーマットが決まっている場合は、必ずそれに従いましょう。

組織やチームの状況に応じて、書きやすさや読みやすさ、記録の漏れなどが発生しないようにフォーマットが設定されているケースもあります。

フォーマットがないと毎回議事録の書き方が異なってしまい、どこに重要な情報が記載されているのかがわからなかったり、読み手にストレスを与えたりしてしまうためです。

議事録を作成する際は、使用すべきフォーマットの有無を事前に確認しましょう。

決定事項と意見は分ける

議事録を作成する際は、「会議で決定された事項」と「参加者の意見」を明確に区別して記載することが重要です。

一個人の意見をあたかも決定事項かのように記載してしまうと、認識のずれが発生したり、のちの業務やプロジェクトの進行に支障をきたしたりするおそれがあるためです。

あとから議事録を確認した際に、誰かが発言した意見なのか、参加者間で合意の取れた正式な決定事項なのかがはっきりわかるように記載しましょう。

発言者を記録する

議事録では、責任の所在を明らかにするために、「誰が発言した内容か」という点も記録しましょう。

とくに、意思決定に関わる重要な発言や、業務の役割分担など、参加者の間で認識を統一しなければならない情報をあとから確認・検証しやすくなります。

また、発言に至った経緯や背景、意図などもあわせて記載できると、さらに議事録の正確性が向上します。

5W1Hを意識する

議事録を作成する際は、常に5W1Hを意識しましょう。

5W1Hとは、Who（誰が）・What（何を）・When（いつ）・Where（どこで）・Why（なぜ）を意味する、情報を整理するためのフレームワークです。

5W1Hを意識して議事録を作成することで、必要な情報が網羅されたわかりやすい内容になります。

議事録が単なる発言や事実の羅列にならないようにするためにも、5W1Hを取り入れて記録することが効果的です。

図や写真も活用する

議事録には、必要に応じて図や写真も挿入しましょう。

文字だけでは伝わりにくい内容も、図や写真を活用すればよりわかりやすくなるためです。

たとえば、複雑な議論、数値の推移、特定の部位や場所を示す必要がある場合などが挙げられます。

議事録では正確性とわかりやすさがとくに重要であるため、無理に文字だけで完結させようとはせず、状況に応じて図や写真を併用して視覚的な補足を加えましょう。

情報を聞き逃さないように注意する

会議中は、情報を聞き逃さないよう細心の注意が必要です。

数字や用語などを間違って記載したり、重要な情報を書き漏らしたりすると、全社的な問題となるおそれもあるためです。

発言者の言葉に集中しつつ、重要な情報はきちんと書き留めておくようにしましょう。

不明な点や聞き取れなかった点はその場で（もしくはあとから）確認するなどして、漏れや誤記のないよう注意することが重要です。

録音や録画ツールを活用する

議事録の正確性を高めるためには、録音や録画ツールを活用するのもひとつの方法です。

音声や動画に残しておけば、リアルタイムでの記録が難しかった箇所についても、あとから内容を確認できるためです。

とくに専門性の高い会議や、長時間にわたるディスカッションでは、こうしたツールが大いに役立ちます。

ただし、録音や録画をおこなう場合は、責任者や参加者に事前に了承を得ておきましょう。

また、録音・録画がきちんとできるかどうか、事前にツールの性能・通信状況などを確認しておくことも重要です。

＞Web会議の議事録作成のコツに関する記事はこちら

コツをおさえて、わかりやすい議事録を作成しよう

議事録は、会議の記録としてだけでなく、情報共有や責任の明確化、業務の実効性を高めるなど、さまざまな役割を担っています。

形式や記載内容の選び方、注意すべきポイントを理解すれば、より読みやすく信頼性の高い議事録を作成できるでしょう。

議事録とあわせて、ビジネスチャットツール「Chatwork」の活用もおすすめです。

会議の内容をリアルタイムで共有できるほか、タスク管理やファイル添付も一元化できるため、会議終了後のフォローアップまでスムーズにおこなえます。

ぜひこの機会にChatworkの導入をご検討ください。

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