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情報共有と情報連携の違いは？うまくいかない理由や解決法、便利ツールも紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスの現場では、情報をどのように伝達し、活用していくかが重要です。
「情報共有」と「情報連携」は似ているようで異なる役割をもち、業務効率やチームの信頼性にも大きな影響をおよぼします。
この記事では、情報共有と情報連携の意味や違い、メリットを整理しながら、うまくいかないときの原因や対処法を解説します。
情報共有と情報連携におすすめのツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
情報共有・情報連携の意味と重要性
企業の競争力を高めるには、情報共有と情報連携を適切におこなうことが欠かせません。
情報の行き違いや認識のズレを防ぎ、正確でスピーディーな意思決定を下すためには、必要な情報を関係者同士で共有し・連携して行動に移す仕組みが求められます。
情報共有は、単に「業務にかかわる情報を誰かと共有すること」、情報連携は「戦略的活用を前提とした情報を必要な人へ共有すること」を指します。
営業部を例に挙げると、顧客との商談日程を部署内でシェアすることは「情報共有」、成約のために過去データを分析した資料を担当者間でシェアすることは「情報連携」にあたります。
情報共有・情報連携を強化するメリット
つづいて、情報共有・情報連携が適切におこなわれることのメリットを紹介します。
業務効率化・生産性向上
情報共有・情報連携が適切におこなわれていると、業務のムダや重複を防げることがメリットです。
必要な情報が迅速に共有されることで、課題の早期発見・改善につながり、生産性向上が期待できます。
また、戦略にかかわる情報がスムーズに連携されれば、業績アップにつながります。
コミュニケーションの促進
適切な情報共有はメンバー間のコミュニケーションを活発にします。
相互理解が深まることで、信頼関係も築きやすくなるでしょう。
プロジェクト内で情報連携が活性化すると戦略的な会話が増え、建設的なコミュニケーションの促進につながります。
ナレッジ・ノウハウの蓄積
情報の共有・連携が活発におこなわれると、企業全体にナレッジ・ノウハウが蓄積されることもメリットです。
過去の事例や業務知識を共有し、必要な人が参照できるようにすれば、個人のスキルアップ向上にもつながり、やがて業績向上も期待できます。
人材育成の効率化
情報の共有・連携は人材育成の効率化にも役立ちます。
情報の共有・連携によってナレッジ・ノウハウが蓄積されれば、人材の教育や業務の引き継ぎがスムーズに実施できるためです。
情報やナレッジ・ノウハウを資料化しておけば、さらに効率的な人材育成が実現するでしょう。
意思決定の迅速化
必要な情報がスピーディに共有・連携されることで意思決定が迅速になり、企業の競争力向上につながります。
変化の激しい市場で、スピード感ある意思決定。
情報共有・情報連携がうまくいかない原因
次に、情報共有・情報連携がうまくいかない原因を紹介します。
対面コミュニケーションの変化
近年、リモートワークの普及によって、対面コミュニケーションが大きく変化しました。
相手の反応や微妙なニュアンスを直接感じ取りにくくなったことにより、以下のような課題が生じます。
・内容に関する誤解や認識のズレ
・情報共有のスピード低下
・気軽な会話（親睦会、ランチタイムなど）の減少
上記のような課題を把握し、非対面で実現できる仕組みを用意することが大切です。
情報の属人化
情報の属人化も、情報共有・情報連携を阻害する原因です。
そもそも共有・連携されるべき情報の存在が明るみにならないケースも多く、特定の人だけが情報を把握・活用している状態が続くと、以下のような問題が発生しやすくなります。
・担当者が不在になると業務が滞る
・経験や知識が共有されない
・教育や引き継ぎが困難となる
情報や業務を属人化させている本人に自覚がない場合もあるため、タスクや業務フローの棚卸し・可視化をおこなうなどし、組織全体で把握につとめましょう。
情報の散在
複数の連絡ツールを使っている場合などは、情報が各ツールに散在して共有・連携がうまくいかないケースもあります。
・重要な情報が埋もれて見つからない
・情報検索や整理に余計な工数がかかる
などの問題につながりやすいため、早期の対策が必要です。
情報共有・情報連携を成功させるポイント
ここでは、情報共有・情報連携を成功させるポイントを紹介します。
情報共有・情報連携の目的を明確にする
情報の共有や連携は、目的や範囲を明確にさせたうえでおこなう必要があります。
とくに情報共有は漠然と実施されてしまうケースもあるため、次のようなポイントを明確化し、周知しておきましょう。
・共有する情報の種類や範囲
・共有後のアクション
・共有のタイミング・頻度
情報共有・情報連携のルールを策定する
情報共有・情報連携を適切におこなうためには、ルールを策定することも重要です。
具体的なルールの例については以下の記事を参照してください。
情報の共有・連携に役立つツールの導入
情報共有・情報連携に役立つツールを導入することも効果的です。
複数のツールを使っている場合、情報の管理や連絡を一元化できるツールを検討することもおすすめです。
ツールを選ぶ際に押さえたいポイントは次の通りです。
・使いやすく、操作がしやすいこと
・ファイル、資料などの共有がしやすいこと
・全社的な情報共有と、部署的な情報連携がどちらもできること
情報共有・情報連携の促進におすすめのツールは？
情報の共有や連携におすすめのツールはビジネスチャットです。
メールのように宛先や件名、定型文、挨拶などを意識する必要がないため、必要な情報のみをスムーズに共有・連携できます。
さらに、ファイル共有機能やタスク管理機能を備えたビジネスチャットツールなら、情報の共有・連携後のアクションへつながりやすい点も強みです。
そのほか、ビジネスチャットを活用するメリットには以下のようなものがあります。
・リアルタイムかつ双方向のやり取りができる
・やり取りの履歴が残り、後から見返しやすい
・共有、連携したい範囲に応じてグループチャットを作れる
・情報の管理・共有が一元化できる
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適切な情報共有・情報連携は、企業の運営に欠かせない取り組みです。
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