テレワーク中の電話はどうする?在宅勤務での電話取り次ぎの対処法

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テレワークは新しい働き方のひとつとして推奨されており、企業にもメリットがあるものですが、まだまだ導入が進まずに難航している部分もあります。

テレワークの導入が進まない要因のひとつとして、電話の取り次ぎ対応の難しさが挙げられます。

テレワーク中や在宅勤務での電話応対、電話取り次ぎの対処法について、解説していきます。

▶︎お役立ち資料:テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

テレワーク中の電話応対は大きな課題

テレワークでは、社員同士がお互いに別々の場所にいて、直接顔を合わせる機会が減るため、コミュニケーションを取りづらくなってしまいます。

そのため、テレワーク導入にあたって、コミュニケーション手段を充分に検討し準備をしておかなければなりません。

社内だけでのコミュニケーションであれば、ビジネスチャットの導入などで解決できますが、取引先など外部とのコミュニケーションが多いのであれば、準備はより必要になるかもしれません。

特に電話でのコミュニケーションはテレワークや在宅勤務では難しい問題です。

取引先などから代表電話に電話がかかってくると、担当者に取り次ぎをしなければなりませんが、テレワークだと取り次ぎをするのも難しくスムーズにはいかないでしょう。

架電をする場合でも、相手がテレワーク中であれば、電話がつながらないという問題も考えられ、テレワーク中であっても電話番をするために出社を余儀なくされるというケースもあるようです。

テレワークを本格的に導入し、業務効率化を進めるのであれば、外部からの電話への対処法を検討する必要があります。

テレワーク中の電話取り次ぎの対処法:携帯電話を利用

テレワークで在宅勤務をする社員に対して、仕事用のスマートフォンや携帯電話を支給することで、ある程度は解決できます。

取引先にもオフィスではなく担当者の携帯番号を伝えておくと、オフィスに電話がかかってくることがなく、自宅にいながら取引先からの問い合わせに対応できます。

取引先によっては、スマートフォンや携帯電話の番号を伝えていても、オフィスのほうに電話が来ることもありえるので、テレワーク中であるというアナウンスを設定する、代表電話に対しては転送電話サービスを利用するなどの対応も必要になるかもしれません。

転送電話サービスなら、オフィスへの電話をあらかじめ指定してある電話番号へ自動転送できるので、在宅でもオフィスにかかってきた電話に出られるため、電話番として出勤する必要がなくなります。

ただし、転送電話サービスはコストが必要になるので、普段かかってくる電話の件数などを考慮して導入するかどうか決めるといいでしょう。

テレワーク中の電話取り次ぎの対処法:クラウドPBXを利用

PBXというのは「Private Branch Exchange」の略で会社内の電話をコントロールする装置のことを指します。

PBXの装置と社内の電話がつながっており、内線電話や外線電話を制御する仕組みで、その装置は通常なら社内に設置されています。

これに対してクラウドPBXは、物理的な装置を設置する必要はなく、クラウド上にPBXの役割を果たすソフトウェアが設置されています。

インターネットを経由して、そのソフトウェアを使用することで、場所を選ばずPBXを利用できる仕組みです。

物理的な装置がないことから、導入にあたって工事などの必要がなく、メンテナンスなども必要ないため、導入や維持のコストも安く済みます。

また、管理をする際にも、画面上の操作のみでおこなえるので、保守業者などを呼ぶ必要がありません。

クラウドPBXならスマートフォンアプリやIP電話などを使用することができるので、専用の電話端末なども必要ありません。

社外から電話がかかってきた場合は、担当者に取り次ぐことも、内線電話で社内の人と通話することも可能なので、テレワークで在宅勤務をしている場合でも、オフィスにいるときと近い環境で電話によるコミュニケーションが取れます。

テレワーク中の電話取り次ぎの対処法:電話代行サービスの利用

取引先からの電話に対して社内の人が出るのではなく、電話代行サービスを利用して出てもらう方法もあります。

また、電話代行サービスは、テレワークを実施している企業以外にもおすすめできるサービスです。

オフィスで働いている人が電話対応をすることで、本来の業務の手を止めないといけないため効率が落ちたり、受電漏れなどをしてしまうこともあります。

電話代行サービスを利用していれば、電話応対から解放されるので本来の業務に集中できるのが大きなメリットです。

テレワーク導入を検討している場合においては、電話問題を解決するための有効な手段でしょう。

「Chatwork 電話代行 powered by fondesk」では、電話代行のオペレーターが受電後、チャットでお電話があった旨をお知らせし、折り返しの電話番号や用件などもチャットで伝達されます。

サービスの契約はオンライン完結なので、申込みをした当日から利用開始でき、設定の変更や受電履歴の確認などもマイページからの操作のみで可能です。

テレワーク中の電話取り次ぎの対処法:電話以外の手段の導入

取引先とのコミュニケーションは電話に依存しがちですが、電話以外のコミュニケーション手段も積極的に導入するのが望ましいでしょう。

電話以外の手段に置き換えや併用することで、電話対応の件数を減らし、電話対応にかかっていた時間を減らすことが可能です。

電話以外のコミュニケーション手段として、以下の3つが挙げられます。

  • ビジネスチャット
  • Web会議
  • 音声通話

例えば、ビジネスチャットを利用することで、簡単な確認事項や伝達事項などは電話をしなくても連絡可能です。

電話の代わりにWeb会議や音声通話などを利用することでも、業務効率が上がるでしょう。

テレワークの電話の課題にChatworkが効果的!

電話対応がネックとなり、中小企業ではテレワークがなかなかすすめられないケースが多いようです。

その場合は、転送電話サービスやクラウドPBX、電話代行サービスなどを利用することを検討してみてはいかがでしょうか。

また、普段から電話以外のコミュニケーション手段を使うことも大事です。

ビジネスチャットツールを利用すれば、テレワークはもちろんのこと、普段からスムーズで効率的なやり取りが可能になります。

Chatworkなら、チャット機能だけでなく、ビデオ/音声通話機能も備わっています。

グループチャット機能を使えば、お互いに離れた場所にいても、会議室にいるような感覚でコミュニケーションできるでしょう。

遠方の取引先との打ち合わせもChatworkでおこなうようにすれば、移動時間、移動コストの削減につながります。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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