電話のデメリット6選!仕事の電話が生産性に与える悪影響とは?

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電話は多くの企業で連絡手段として用いられており、欠かせないツールといえます。
電話以外の連絡手段も多くありますが、電話をメインに利用しているという企業は少なくはないでしょう。

一方で電話にはいくつものデメリットがあるため、敬遠されつつあります。
電話は優秀なコミュニケーションツールですが、デメリットを正しく認識することが必要です。

電話連絡にこだわるのではなく、デメリットを理解したうえでより適したツールも取り入れるなどを考えてみましょう。

電話のデメリット:作業が中断される

電話で話しているあいだは、基本的にほかのことがなにもできません。
横目でPCの画面を見るくらいならできるかもしれませんが、それ以上のことは難しいでしょう。

受け取った電話が自分宛ではなかったり、自分宛てであったとしても無駄話に発展してしまったときなどは、純粋に時間の無駄です。雑談で場を和ませて相手の気持ちを引きだすという場合もありますが、基本的には必要な情報を共有できればよいので、無駄な時間は極力減らして、早く本来の業務に戻るべきでしょう。

わざわざ作業の手を止めて電話をしたのに対して意味がない結果に終わってしまうのであれば、電話をしたという行為そのものが無駄になってしまったといえるでしょう。

電話のデメリット:伝達できる情報量が少なく正しく伝えにくい

電話だと声だけで情報を伝えなければなりませんので伝えられる情報には限りがあります。数値を声に出して読み上げたり、形や色を声で伝えたりしても、正確に伝わるとは限りません。

そのため、電話では複雑な情報を正確に伝えることは難しいといえるでしょう。

メールなどで図表などの資料をあらかじめ送っておき、電話で話しながらお互いがその情報を見るという方法をとることもできますが、見る場所が異なっていたり、意図や内容にずれが生まれてもお互いに気がつかないなどのリスクもあります。

また、複雑な文字列が並ぶ商品の型番や、商品の注文数などを伝える際に、間違いが生じる可能性も高いでしょう。

言い間違いや聞き間違いで、誤った方向や解釈で物事が進んで大きなミスやトラブルにつながってしまうかもしれません。このように、電話では情報を正確に伝えられない可能性が高いというデメリットがあるといえるでしょう。

電話のデメリット:記録を残せない

電話の致命的な欠陥は、証拠を残せないことです。

たとえば、取引先担当者の「この商談を進める」という確約を電話でとったとしても、証拠はありません。あとで担当者が、「そんなことはいってない」といわれてしまえば、それで終わりです。電話を録音するという方法もありますが、録音していいか相手に確認する必要もありますし、すべての電話を録音するのは大変なことです。

メールやチャットなら文章として証拠が残りますが、電話では録音をしない限り話した内容の証拠が残りません。そのため重要な物事を決定するときや、相手の確約をとる必要があるなら、電話は避けたほうがよいといえます。

また、記録が残らないということは記憶に頼ることになるので、こちら側も確認や振り返りをする際に間違いが起こりやすいというリスクもあります。情報の記録や確約という部分では電話のデメリットは大きいのではないでしょうか。

電話のデメリット:複数人とコミュニケーションがとれない

電話は、常に1対1のコミュニケーションになってしまいます。グループ同士のやり取りなど、複数人とのコミュニケーションには向きません。

電話会議システムを使えば、多対多のコミュニケーションは可能です。しかし電話会議をするためには、あらかじめ電話会議システムのセッティングをして参加者のアポイントをとる必要があり電話とは別物といってもいいでしょう。

気軽に電話をかけてコミュニケーションをとれるというメリットがある一方で、常に1対1のコミュニケーションになるというデメリットは残ります。そのため、たらい回しにされたり、何度も同じ内容の話をしなくてはいけないなど非効率なやり取りが増えてしまう可能性が高くなります。

電話のデメリット:相手の状況を把握しづらい

電話は声だけのコミュニケーションなので、相手の顔や状況は見えません。
そのため、声だけで相手の気持ちを推し量る必要があります。

電話が鳴ったから出ただけで、相手がしっかりと話を聞けたり、説明ができる状況ではないかもしれません。
また、相手もこちらの顔や状況が見えないのでどのようなスタンスで臨めばいいか迷ってしまうこともあるでしょう。

電話だと相手が機嫌を損ねていることに気づかない、こちらはとても忙しい状況なのに相手が察してくれない、などということがお互いに起きてしまう可能性が高いのです。

電話のデメリット:軽い結論しか出せない

電話は記録が残らないため重要な結論は出せませんし、1対1で決められることしか議題にあげられません。また、細かい情報を伝えることに向いていないので、電話だけのやり取りではビジネス上の重要な結論を出すことは難しいでしょう。

つまり電話では、重要な結論を出すまえの個別の交渉や打診、情報収集、直接会話したい場合などの状況下で使うという限定的な使い方しかできないともいえます。

電話だけに依存した状態でコミュニケーションや交渉事を進めるのは、最終的に会って直接話をすることありきでしか難しいかもしれません。

電話のデメリットへの対応策は?

電話にデメリットがあると感じるのであれば必要に応じて電話以外の手段を用いることを考えましょう。
電話には不向きなものをほかのツールや手段に置き換えていけばいいのです。

たとえばビジネスチャットを導入することで電話のデメリットの解決につながります。
ビジネスチャットは文章のやり取りはもちろん、電話のように通話も可能ですし、複数人とのやり取りにも向いており記録も残せます。

電話で済むことは電話で済まし、ビジネスチャットやほかの手段を併用し使い分けることで円滑な連絡や情報共有を進めることができるでしょう。

電話にデメリットを感じたらChatwork!

電話とほかのツールの使わけが電話のデメリットを解消するには必要です。

電話とは別に「Chatwork」を導入することで情報を記録に残しながらスピーディーに共有できます。
また、Web会議機能、ファイル管理機能、スケジュール管理機能、タスク管理機能もあるため、情報共有や業務管理にも活用できます。

電話対応に時間がとられている、電話によって業務遅延やミスが発生しているとお悩みの企業経営者や管理職の方は、ぜひChatworkの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。

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このお役立ち資料では業務を効率化したいが「何から手をつければ良いかわからない」という方向けに、業務効率化のタイプを分類し業務別の効率化モデルを紹介した資料です。

巻末には、おすすめの業務効率化ツール一覧も掲示しております。

  • 「業務効率化」とは何か
  • リスクを取らない社内思考
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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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