中小企業こそ必要?BCP対策とおすすめツールのご紹介

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自然災害が発生することの多い日本では、個人や自治体だけでなく企業においても対策が必要とされています。

また、災害以外にも企業の事業運営が止まってしまう要因は数多くあり、あらゆる事態を想定し対策を講じなければなりません。

この記事では、企業のリスク管理のひとつであるBCP対策とはなにか、同時に知っておくべきDR対策や、BCP対策に活用できるツールの選び方についても紹介します。

▶︎お役立ち資料:テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

「BCP対策」とは何か

BCPとは、Business Continuity Planの略称で、自然災害やテロ攻撃などの緊急時に、企業の資産損害を最小限にとどめ、事業を継続・復旧するための計画を示したものです。

突発的な緊急事態に対応できなければ、経営リスクは高まり、最悪の事態を招きかねません。
大企業では、策定されていることも多いようですが、中小企業においても、リスクマネジメントの観点から定めておくメリットは大きく、中小企業庁も策定を推奨しています。

ここでは、BCP対策とは具体的にどのようなものなのか、BCP対策として想定する必要がある緊急事態について見ていきましょう。

BCPとは「緊急時企業存続計画」または「事業継続計画」のこと

BCPは「緊急時企業存続計画」または「事業継続計画」とも呼ばれ、緊急事態が発生した際に、事業の停止や倒産などを回避し、事業を継続するために必要な計画のことをいいます。

つまり、あらゆる緊急時に備えて平常時からリスクと対策を想定し、企業経営の危機回避に役立てようというものです。

BCP対策ができている企業は、事業継続能力が高いと判断され、企業の対外的な信用度も高まります。そのため、BCP対策のチェックリストを公開している企業もあります。

考えられるリスク要因は自然災害や感染症の流行、情報漏洩など多数ある

BCP対策で計画を策定しておくべき「緊急時」は、さまざまなものが想定されます。

日本に多い自然災害に加え、感染症の流行やテロ攻撃などの外的要因もリスクとして考えておきましょう。これらは企業のリスク管理の中では発生頻度は低いものの、万が一発生した際の事業への影響は致命的となります。

また、内部関係者のミスや工作によるデータや機密の漏洩など、企業内で不祥事が発生することも考えられます。

企業は、このような要因から事業経営を継続できなくなる事態を回避するために、BCP対策を講じる必要があるのです。

また、BCP対策は策定だけで完了するものではなく、定期的に見直してつねに最新の対策となるようアップデートしなければなりません。

政府機関やさまざまな企業からガイドラインも出ているため、適切にリスクマネジメントをおこない、深刻な被害で事業継続できなくなってしまうことを防ぎましょう。

BCP対策をするならDR対策についても理解しておく

BCP対策をおこなうのであれば、DR対策についても理解しておくとさらに効果的に運用することができます。

ここでは、BCP対策と同時に把握しておきたいDR対策について紹介します。

BCP対策とDR対策の違い

DRとはDisaster Recoveryの略称で、緊急時に素早くデータやシステムの復旧をおこなうための体制のことです。

BCP対策が企業存続のための総合的な対策計画なのに対し、DRはデータ復旧に特化した対策のことを指します。

BCP対策が適切にできていても、DR対策の状況によっては復旧に遅れが生じ、事業継続に影響する可能性があります。

つまり、DR対策はBCP対策のひとつとしてとても重要なものであり、どちらか一方ができていればよいというものではありません。

緊急時に稼働させるシステムの構築などを含め、BCP対策を計画するにあたってDR対策についても包括的に検討することが重要です。

システムの保守などの担当者はDR対策についての理解を深めておきましょう。

DR対策の方法

DR対策は、RPO(目標復旧地点)とRTO(目標復旧時間)を基準として検討する方法があります。

RPOはどの地点を目標に復旧をおこなうかを決定することを指します。

RPOが0秒であれば、システムにトラブルが発生して停止した時点までの復旧を意味し、3日であればシステムが停止する3日前の状態に復旧するというものです。

また、RTOはシステムが停止してから復旧までに必要とする目標時間のことであり「◯日以内の復旧を目指す」という形で設定します。

BCP・DR対策は、企業によってまったく異なるものであり、事業の形に合った構築が求められます。

BCP対策で導入を検討すべきツール

BCP対策は、緊急時の被害想定や復旧シミュレーションなどの計画を立てることを指しますが、緊急時に活用できるツールの導入を進めることも重要です。

ここでは、BCP対策に必要なツールとはどのようなものなのか、緊急時に欠かせない機能について見ていきましょう。

従業員との連絡体制に必要なツール

災害などの緊急時には、第一に従業員の安否確認が必要になります。

メールの一斉送信や掲示板などの機能もありますが、その後の状況把握や指示もおこないやすい「ビジネスチャット」や「社内SNS」の活用がおすすめです。

メールや掲示板では、随時上がってくる損害状況の報告や復旧状況などを一元管理するのは難しい側面があるためです。

また、地震などの災害時に電話回線が混み合っていて使用できなくなった場合に備え、電話以外の連絡手段として用意しておくのもひとつの方法でしょう。

ビジネスチャットや社内SNSは通常業務にも活用でき、普段からコミュニケーションを取ってシステムに慣れておくことも可能です。

インターネットに繋がっていれば利用可能なほか、緊急時の連絡手段にも活用するのであれば、PCだけでなくスマートフォンでも使えるアプリがあるものを選択できるとよいでしょう。

データ保守ツール

BCP対策として重要なことのひとつが「データの保守」です。取引先とのやり取りや会社の機密に関わる内容など、バックアップが取れる仕組みを持ったツールの導入が重要になります。

クラウド型サーバーへの保管によって社内での緊急事態発生に備えるほか、クラウドサーバーへのサイバー攻撃などに備えてオンプレミス型のサーバー(企業が管理・所持するサーバー)と使い分けておきましょう。

基本的にリスク管理において重要になるのは「リスクの分散」をおこなうことです。よって、情報やデータを一箇所に保存することは非常に危険な行為となります。

そのため、データを保存するクラウドストレージなどを選ぶ際は、バックアップ体制やデータの複数データセンターへの分散・保存が可能かなども確認しておきましょう。

さまざまな状況に備えて対策をおこなうためには、事業への影響度を考慮したツールの使い分けなども重要になります。経営マニュアルとは別に現場での実践マニュアルを準備し、実際に緊急時を想定した訓練をおこなうなど、具体的に緊急時をイメージして行動する機会を作り、備えましょう。

東日本大震災をきっかけに在宅勤務の訓練を毎年実施し、災害などの不測の事態への備えを行われているGMOインターネットグループさまの事例もご参考ください。

▶︎GMOインターネットグループに聞く緊急時のテレワーク移行のポイント - なぜ約4000人が在宅勤務へスムーズに移行できたのか?-

まとめ

BCP対策ツールは緊急時のみ運用するものではなく、普段の業務中にも使用できるものを選ぶことで緊急時にもスムーズに稼働できます。

ツールの種類によっては、BCP対策として役立つものだけでなく、普段の業務効率化にも役立つ機能が豊富に搭載されています。

BCP対策としてのみ導入するのではなく、業務での活用が可能かを比較検討し、ランニングコストを抑えながらリスク管理に役立ててみてはいかがでしょうか。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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