電話会議のメリットと必要な準備とシステムの選び方

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新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の対策をきっかけとして、テレワークやリモートワークに移行する企業が増えています。東京都の調べによると、都内企業のテレワーク導入率は、3月時点の約2.6倍となる62.7%まで増加しました。[※1]

ウィズコロナ時代の遠隔会議ツールとして注目を集めているのが、安価に導入できる「電話会議システム」です。

本記事では、電話会議のメリットや、電話会議システムの導入に向けた準備について、わかりやすく解説します。

▶︎お役立ち資料:テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

電話会議とWeb会議の違いは電話回線かインターネット回線か

電話会議とWeb会議の違いは使用する回線にあります。Web会議では通信の際にインターネット回線を使いますが、電話会議では携帯電話回線や固定電話回線を使用します。この通信手段の違いが、電話会議とWeb会議の違いを生み出しています。

電話会議 Web会議
回線 電話回線 インターネット回線
コスト 通話した分だけ通話料金を支払う 月額料金制が多く、通信量にかかわらず固定料金を支払う
推奨参加人数 2人~6人 2人~20人
会議場所 電話ができる場所ならどこでもOK インターネット接続ができればどこでもOK
使用機器 固定電話、フィーチャーフォンやスマートフォン PC、カメラ、マイク

電話会議とWeb会議の主な違いをご紹介しましょう。

コスト(料金制度)の違い

電話回線を使用する場合、使った分だけ通話料金を支払う従量課金制が一般的です。一方、インターネット回線では通信量にかかわらず固定料金を支払う月額料金制が主流です。

使用機器の違い

電話会議はフィーチャーフォンやスマートフォンがあれば参加可能です。大半の電話にはマイクが付属しているため、PCや音声入力用のマイクつきイヤホンなどの設備投資も必要ありません。電話会議システムは、電話ができる場所ならどこでも利用でき、Web会議システムに劣らない利便性があります。

電話会議の3つのメリット

Web会議やテレビ会議ではなく、電話会議を選ぶメリットはなんでしょうか。以下では、電話会議システムを採用する3つのメリットを紹介します。

1. 設備投資がほとんど必要ない

上述のとおり、電話会議を導入するにあたって設備投資はほとんど必要ありません。電話会議に必要なのは、固定電話やスマートフォン、フィーチャーフォンだけです。

また、音声通話のみをおこなうため、映像を映すためのカメラも不要です。使い慣れた電話をそのまま使用できるため、ITへの理解度(=リテラシー)が低い方でも安心です。電話会議用に指定された電話番号に電話をかけるだけで、どなたでも電話会議に参加できます。

2. 安定性や信頼性が高い

電話回線というと、1対1で通話するイメージがありますが、電話会議では1対多の通信も可能です。参加者が専用の電話番号にダイヤルする「ローカルアクセスポイント方式」と、電話会議の主催者が参加者に電話をかける「コールミーバック方式」のいずれかで、複数人での同時通話が実現します。

安定性や信頼性という観点で見ると、インターネット回線は地域や時間帯によって混み合う可能性がありますが、電話回線は混雑しづらいという特徴があります。そのため電話会議の方が、会議中に途切れるリスクがより小さくなります。

3. 場所を選ばず利用できる

電話会議なら、場所を選ばず参加できるのも特徴です。フィーチャーフォンやスマートフォンは多くの国で普及しているため、海外拠点との遠隔会議も容易です。総務省の調べによると、世界各国の携帯電話普及率(2018年)は次のとおりです。[※2]

携帯電話普及率
中国 115.0%
香港 259.4%
韓国 129.7%
シンガポール 145.7%
マレーシア 134.5%
インド 86.9%
米国 123.7%
ブラジル 98.8%

海外の取引先とのビジネスを控えた企業や、国外に拠点や支店を構えている企業は、電話会議サービスの利用が便利です。国や地域を問わず、世界中どこでも簡単にコミュニケーションをとれるでしょう。

電話会議システムの導入に必要な3つの準備

電話会議システムを導入する際に必要となる3つのステップを紹介します。

1. デバイスを選定する

まずは、どのデバイスを使って電話会議をおこなうのか、具体的にイメージしましょう。

電話会議によく使われるデバイスとして、固定電話、スマートフォン、フィーチャーフォンなどが挙げられます。遠隔会議の目的に合わせてデバイスを選定しましょう。

たとえば、時間や場所にとらわれず電話会議を開きたい場合は、携帯性の高いモバイル機器(スマートフォン、フィーチャーフォン)が便利です。一方、会議室に従業員を集めて電話会議を開くなら、モバイル機器では不便です。マイクやスピーカーを内蔵した電話会議専用機の導入も検討しましょう。

2. 電話会議サービスを選ぶ

デバイスを選定したら、電話会議サービスを選びましょう。電話会議サービスを提供する事業者によって、サービスの強みや特徴が違います。

たとえば、通話料金やシステム利用料といったコスト面、通話中の音声品質、トラブルが発生した際のサポート体制といった違いがあります。電話会議をおこなう目的を事前に洗い出したうえで、自社に合うサービスを選びましょう。

3. 初期コストと運用コストの2つのコストを計算する

予算オーバーしないためには、事前に電話会議にかかるコストを見極めることが大切です。

分析が必要なコストは、次の2種類です。

■初期コスト(イニシャルコスト)

電話会議システムの契約料金や電話会議専用機などの設備投資費用

■運用コスト(ランニングコスト)

通話料金や会議利用料など

テレワークやリモートワークの予算と見比べ、予算内に収まるよう製品やサービスを選びましょう。

電話会議システムの2つの選び方

サービス事業者によって、電話会議システムの強みや特徴が違います。電話会議システムを選ぶ際は、次の2つのポイントに着目しましょう。

1. 通話料金のプランで選ぶ

電話会議中は参加者全員分の通話料金が発生します。コストパフォーマンスを重視するなら、サービス事業者の料金プランを比較しましょう。

サービス事業者によって料金プランが異なるため、事前に問い合わせが必要です。契約会社によっては、通話コストを大きく抑えられる可能性があります。

たとえば、指定キャリアでの国内通話に限り、通話料金が無料の電話会議サービスがあります。なるべく通話コストを抑えられるような料金プランを選びましょう。

2. サポート体制やアフターケアで選ぶ

電話会議システムのサポート体制が充実しているかどうかも大切です。もし電話会議中にトラブルが起きた際、24時間365日サポート対応を行ってくれるサービス事業者なら、すぐに問題を解決してくれます。

また、国内通話だけでなく、海外拠点との通話時のトラブルに対応してくれるかどうかもチェックしましょう。カスタマーサービスが日本語と英語の両方に対応していれば、海外からの参加者がいる場合も安心です。

まとめ

電話会議のメリットは、設備投資をほとんど必要としない点です。フィーチャーフォンやスマートフォンさえあれば、いつでもどこでも電話会議に参加できます。 新型コロナウイルス対策のため、テレワークやリモートワークを検討している企業は、電話会議システムの導入を検討してみましょう。

また、在宅勤務中、電話機の会社からの支給がない場合は、Web会議の利用が適切かもしれません。Web会議のやり方や準備についてもっと詳しく知りたい方は以下の記事をご参考ください。

▶︎Web会議のやり方は?準備は?分かりやすく解説

[注1]出典:東京都防災ホームページ:(第330報)テレワーク導入率緊急調査結果と事業継続緊急対策(テレワーク)助成金募集期間延長をお知らせします!~都内企業のテレワーク導入率が大幅に増加~
https://www.bousai.metro.tokyo.lg.jp/taisaku/saigai/1007261/1007864.html

[注2] 出典:総務省:携帯電話事情
https://www.soumu.go.jp/g-ict/item/mobile/index.html

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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