Web会議ツール「Zoom(ズーム)」とは?主な機能と使い方を解説

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目次

テレワークをはじめとした多様な働き方実現のために、近年「Web会議」を導入する企業が増えています。

Web会議を可能にするのがWeb会議ツールですが、中でも「Zoom(ズーム)」はテレワーク中のコミュニケーション手段として多くの企業で活用されています。

今回の記事では、Web会議ツールが実現できることに加え、Zoomの特徴や、導入の際に気になる料金プランを紹介します。

▶︎お役立ち資料:はじめてのテレワーク

Web会議ツールでできること

そもそもWeb会議とは、一般的に「オンライン上で」「遠く離れている」「一人または複数の相手と」行う会議を指します。同じ場所に集まって話し合いをする必要がなくなるため、移動時間やコストの削減につながります。

Web会議ツールは、利用することで音声通話またはビデオ通話ができるツールです。カメラが内蔵されているPCやスマートフォンでは、ビデオ通話を使うことができます。ビデオ通話では、参加者がお互いの表情やジェスチャーを見ながら会話することができるため、同じ場所で顔を合わせて行う会議に近いコミュニケーションが実現します。

Web会議ツールは、PCやスマートフォンに加え、タブレットなど一般的に普及しているデバイスにインストールすることで、すぐに使い始めることができます。

Zoomでできること

Zoomは2020年5月時点で、日本におけるWeb会議システムの35%のシェアを占めるツールです。[※1]

Zoomでは、「ミーティング」または「ウェビナー」を開催することができます。「ミーティング」ではいわゆる会議向け、「ウェビナー」はセミナーや研修向けの機能が利用できます。たとえば「ミーティング」では、参加者は全員、オーディオをミュート/ミュート解除できる一方、「ウェビナー」では参加者を常にミュートの状態にしておくことが可能です。また、Zoomのエンタープライズプランでは「ミーティング」に「参加者」として参加できる人数は最大1,000人である一方、「ウェビナー」では最大10,000人まで参加できます。[※2]

社内でWeb会議を行う場合は、「ミーティング」の利用が適しています。

Zoomミーティングの基本機能

それでは、Zoomの「ミーティング」モードでWeb会議行う場合、どのような機能を使うことができるのでしょうか。ここからは、「ミーティング」で使える基本的な7つの機能について見ていきましょう。

1.ミーティングの開催・参加

Zoomの最も基本的な機能が、オンライン上での「ミーティングの開催や参加」です。
Zoomは、アプリケーションをPCやスマートフォンなどにインストールして利用しますが、アカウントを作成することで、主催者(ホスト)としてミーティングを開催することができます。

ミーティングへの参加は、ホストから通知されるミーティングの参加URL、またはIDを使うことで可能になります。またミーティングを開催するためにはアカウントの取得が必要ですが、参加には必要ありません。Zoomのアプリケーションを事前にインストールさえしておけば、簡単に参加ができるのです。

2.録画・録音

ミーティングのホスト、またはホストから承認を受けた参加者は、ミーティングを録画・録音することができます。また録画・録音は、レコーディングボタンを押すことですぐに始められます。

さらに、有料プランであれば、Zoomのクラウド上に録画データを保存できることも特徴です。

また録画したデータは保存・共有も簡単におこなえます。たとえば、都合がつかず会議にリアルタイムで参加することができなかった人がいた場合、録画データを共有することで、その人はあとから会議の内容を視聴することができます。

3.画面共有

ミーティングの実施中には、参加者の一人が画面を共有することができます。

PDFやパワーポイントなどの資料を画面上に共有しながら会議を進行できるため、紙ベースの資料を事前に参加者全員に配布する必要はありません。

また、画面上で使用できるホワイトボード機能を使うこともできます。参加者が自由に文字や図などを書き込むこともできるので、活発な議論をおこなえるでしょう。

4.バーチャル背景

自宅でWeb会議に参加する際、部屋の中を見られたくないという場合には、「バーチャル背景機能」で好きな画像を背景に設定することができます。

バーチャル背景を使えば、自分の背後に映っている映像だけを画像で塗りつぶすことができます。自宅からWeb会議に参加する場合で、部屋の様子を相手に見せたくないという場合でも、ビデオをオフにする必要はありません。

5.ブレイクアウトルーム

一般的に、Web会議ではひとりの声が全員に届きます。そのため、一部の参加者のみで話し合うことはできません。

しかし、「ブレイクアウトルーム機能」を使えば、Web会議中にメンバーをいくつかのグループに分けることができます。

会議中にさらに少人数で話し合うときや、グループディスカッションの場などで活用できるでしょう。

6.リモート制御

参加者画面を遠隔で操作することができる「リモート制御機能」も特徴的です。リモート操作機能を使うと、相手のPCを直接操作することができるようになります。

たとえば、テレワーク中の社員や遠方のクライアントにPCの操作を説明したい場合に、同じ画面を見ながら説明ができるため大変便利です。

7.コミュニケーションツールとの連携

最後に、Zoomはビジネスチャット「Chatwork」と連携させることができます。

連携を有効にすると、Chatworkから簡単にZoomのミーティングを開始・参加することができるようになります。

ZoomとChatworkの連携

Zoomミーティングを開始するとChatworkで作成しているグループチャットのメンバーに、招待リンクやミーティングID、パスワードを自動発行して投稿・通知されます。参加者に対して個別に連絡する必要がないため、ミーティング管理者の負担を軽減できます。

Zoom連携画面

連携の詳細は、以連携ガイドをご覧ください。

▶︎ChatworkとZoom連携ガイド

また、ビジネスチャットとはどのようなものなのか、導入効果や成功事例については以下のページで詳しく紹介しています。

▶︎関連記事:ビジネスチャットとは?ビジネスチャットの導入効果と成功事例をご紹介

Zoomの3つのプラン

Zoomにはプランがあり、それぞれに使える人数や料金設定が異なります。

ここからは、Zoomのプランと機能の違いや、Zoomをお得に始められるプランについて紹介します。

プランの内容によって機能や料金に違いがあるため、事前に確認しておきましょう。

プラン プロ ビジネス エンタープライズ
ライセンス数 5~9 10~49 50~99
グループ会議の時間制限 無制限 無制限 無制限
接続デバイス数 100 300 500
録画
(PC・クラウド)
クラウド
1GBまで
クラウド
1GBまで
クラウド
無制限
管理・ダッシュボード なし あり あり
シングルサインオン なし あり あり

▶︎参考:https://lp.chatwork.com/ja/store/campaigns/zoom.html

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Web会議の導入で新しい働き方を実現しましょう

Web会議は、遠隔地にいる社員同士のコミュニケーションに役立つだけではなく、外部の取引先や顧客とのコミュニケーション手段としても有効です。コスト削減につながるうえに、社員の多様な働き方を実現します。

特にZoomは、会議を簡単に開始できる上に、ホワイトボードや遠隔操作など便利な機能もあります。
ぜひ導入を検討ください。

Web会議のやり方については以下の記事でご紹介しています。ご参考ください。

▶︎関連記事:Web会議のやり方は?準備は?分かりやすく解説

[※1]出典: 株式会社MM総研 プレスリリース 2020年5月22日 https://www.m2ri.jp/release/detail.html?id=420

[※2]出典:Zoom公式ホームページ ミーティングとウェビナーの比較https://support.zoom.us/hc/ja/articles/115005474943-%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%A8%E3%82%A6%E3%82%A7%E3%83%93%E3%83%8A%E3%83%BC%E3%81%AE%E6%AF%94%E8%BC%83

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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