Zoom(ズーム)とは?Web会議ツールのZoomの機能と使い方

テレワーク
AWAY

目次

テレワークをはじめとした多様な働き方の実現や業務効率化の手段として、「Web会議」を導入する企業が増えています。

Web会議を可能にするのがWeb会議ツールですが、中でも「Zoom(ズーム)」はテレワークや遠隔地へのコミュニケーション手段として多くの企業で活用されています。

Web会議ツールが実現できることに加え、Chatworkとも連携可能なZoomの特徴や機能、導入にする際の料金プランや使い方を紹介します。

Web会議ツールで実現できること

そもそもWeb会議とは、一般的に「オンライン上で」「遠く離れている」「一人または複数の相手と」おこなう会議を指します。

同じ場所に集まって話し合いをする必要がなくなるため、移動時間やコストの削減につながります。

Web会議ツールは、利用することで音声通話またはビデオ通話ができるツールです。

カメラが内蔵されているPCやスマートフォンでは、ビデオ通話を使うことができます。

ビデオ通話では、参加者がお互いの表情やジェスチャーを見ながら会話することができるため、同じ場所で顔を合わせておこなう会議に近いコミュニケーションが実現します。

Web会議ツールは、PCやスマートフォンに加え、タブレットなど一般的に普及しているデバイスにインストールすることで、すぐに使い始めることができます。

Zoomでできること

Zoomは2020年5月時点で、日本におけるWeb会議システムの35%のシェアを占めるツールです。[※1]

Zoomでは、「ミーティング」または「ウェビナー」を開催することができます。

「ミーティング」ではいわゆる会議向け、「ウェビナー」はセミナーや研修向けの機能が利用できます。

たとえば「ミーティング」では、参加者は全員、オーディオをミュート/ミュート解除できる一方、「ウェビナー」では参加者を常にミュートの状態にしておくことが可能です。

また、Zoomのエンタープライズプランでは「ミーティング」に「参加者」として参加できる人数は最大1,000人である一方、「ウェビナー」では最大10,000人まで参加できます。[※2]

社内でWeb会議をおこなう場合は、Zoomを使用するのであれば「ミーティング」の利用が適しています。

Zoomの基本機能

Zoomの「ミーティング」モードでWeb会議をおこなう場合、どのような機能を使うことができるのでしょうか。

「ミーティング」で使える基本的なZoomの7つの機能について見ていきましょう。

1.ミーティングの開催・参加

Zoomの最も基本的な機能が、オンライン上での「ミーティングの開催や参加」です。

Zoomは、アプリケーションをPCやスマートフォンなどにインストールして利用しますが、アカウントを作成することで、主催者(ホスト)としてミーティングを開催することができます。

ミーティングへの参加は、ホストから通知されるミーティングの参加URL、またはIDを使うことで可能になります。

ミーティングを開催するためにはアカウントの取得が必要ですが、参加には必要ありません。

Zoomのアプリケーションを事前にインストールさえしておけば、簡単に参加ができます。

2.録画・録音

ミーティングのホスト、またはホストから承認を受けた参加者は、ミーティングを録画・録音することができます。

また、録画・録音は、レコーディングボタンを押すことですぐに始められます。

さらに、有料プランであれば、Zoomのクラウド上に録画データを保存できることも特徴です。

録画したデータは保存・共有も簡単におこなえます。

たとえば、都合がつかず会議にリアルタイムで参加することができなかった人がいた場合、録画データを共有することで、あとから会議の内容を視聴することができます。

3.画面共有

ミーティングの実施中には、参加者の一人が画面を共有することができます。

PDFやパワーポイントなどの資料を画面上に共有しながら会議を進行できるため、紙ベースの資料を事前に参加者全員に配布する必要はありません。

また、画面上で使用できるホワイトボード機能を使うこともできます。

参加者が自由に文字や図などを書き込むこともできるので、活発な議論をおこなえるでしょう。

4.バーチャル背景

自宅でWeb会議に参加する際、部屋の中を見られたくないという場合には、「バーチャル背景機能」で好きな画像を背景に設定することができます。

バーチャル背景を使えば、自分の背後に映っている映像だけを画像で塗りつぶすことができます。

自宅からWeb会議に参加する場合で、部屋の様子を相手に見せたくないという場合でも、ビデオをオフにする必要はありません。

5.ブレイクアウトルーム

一般的に、Web会議ではひとりの声が全員に届きます。

そのため、一部の参加者のみで話し合うことはできません。

しかし、「ブレイクアウトルーム機能」を使えば、Web会議中にメンバーをいくつかのグループに分けることができます。

会議中にさらに少人数で話し合うときや、グループディスカッションの場などで活用できるでしょう。

6.リモート制御

参加者画面を遠隔で操作することができる「リモート制御機能」も特徴的です。

リモート操作機能を使うと、相手のPCを直接操作することができるようになります。

たとえば、テレワーク中の社員や遠方のクライアントにPCの操作を説明したい場合に、同じ画面を見ながら説明ができるため大変便利です。

7.コミュニケーションツールとの連携

Zoomはビジネスチャット「Chatwork」と連携させることができます。

連携を有効にすると、Chatworkから簡単にZoomのミーティングを開始・参加することができるようになります。

ZoomとChatworkの連携

Zoomミーティングを開始するとChatworkで作成しているグループチャットのメンバーに、招待リンクやミーティングID、パスワードを自動発行して投稿・通知されます。参加者に対して個別に連絡する必要がないため、ミーティング管理者の負担を軽減できます。

Zoom連携画面

ChatworkとZoomの連携の詳細は、ChatworkとZoom連携ガイドをご覧ください。

また、ビジネスチャットのChatworkとはどのようなものなのか、導入効果や成功事例をご確認ください。。

Zoomのプラン

Zoomには複数のプランがあり、それぞれで使える人数や料金設定が異なります。

プランの内容によって機能や料金に違いがあるため、以下の公式ページを参考に、事前に内容を確認しておきましょう。

▶︎参考:Zoomビデオ会議のプランと価格設定|Zoom

Zoomをお得に利用するには?

ChatworkはZoomと連携しているだけでなく、Zoomの有料プランを初年度20%OFFで現在販売しています。

ビジネスチャットとWeb会議ツールの両方を利用したいとお考えの方は、この機会にぜひ検討してみてください。詳しくは以下のページをご確認ください。

▶︎参考:Zoom初年度20%OFF!|Chatwork

ZoomとChatworkでコミュニケーションを効率化

Web会議は、遠隔地にいる社員同士のコミュニケーションに役立つだけではなく、外部の取引先や顧客とのコミュニケーション手段としても有効です。

適切なコミュニケーション手段を活用することで、コスト削減につながるうえに、社員の多様な働き方を実現します。

また、Zoomは会議を簡単に開始できる上に、ホワイトボードや遠隔操作など便利な機能もあります。

ChatworkもZoomのようなWeb会議機能が備わっており、Zoomと連携することでより効果的なコミュニケーション手段となるでしょう。

コミュニケーションの円滑化を考えているのであれば、Chatworkの導入をご検討ください。

[※1]出典: 株式会社MM総研 プレスリリース 2020年5月22日 https://www.m2ri.jp/release/detail.html?id=420

[※2]出典:Zoom公式ホームページ ミーティングとウェビナーの比較https://support.zoom.us/hc/ja/articles/115005474943

資料ダウンロードはこちら

はじめてのWeb会議

このお役立ち資料ではこれからWeb会議を利用しようとされる方向けに、操作手順をゼロから解説しています。

これを読むと、今まで一度もWeb会議をしたことがない方も、迷わずに利用できるようになります。

  • Web会議を利用するための準備
  • 登録方法と初期設定
  • チャットの基本操作
  • Chatwork Live の使い方
  • ChatworkとZoomの連携方法
  • Web会議のマナー&エチケット

などを解説します。貴社のテレワーク推進の一助になれば幸いです。

ダウンロード
Chatwork

Chatwork

Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

関連記事