テレワークを実施する前に定めておきたい社内ルールとは

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社会的にテレワークの普及が進んだことにより、自社でもテレワークを開始したという企業は多いと思います。通勤時間の削減など、メリットが多いテレワークですが、一方で社員の統制がきかなくなったと頭を悩ませる経営者の方も多いのではないでしょうか。

テレワークは、オフィスとはまったく異なる環境で業務をおこなうため、オフィス勤務が当たり前だったころには想定できなかったトラブルに直面する可能性があります。そのようなことが起きないよう、テレワークの実施前にはしっかりとしたルールを定めておきましょう。定めておきたい制度やルールについて解説します。

テレワークをはじめる前に定めておきたいルール

いわゆるルールには、会社が制度として正式に明文化しておくべきルールと、日々の業務を効率化する上で定めておくべきルールがあります。それぞれ見ていきましょう。

費用負担を定めるルール

テレワークを実施するために必要なものの費用負担に関するルールは、特に重要なものです。

オフィス勤務では、会社の負担で必要な機器や備品を用意することが一般的です。しかしテレワーク環境になると、どちらが負担するのか曖昧になるものがあります。
たとえば、Web会議を実施するために必要な、マイクやスピーカーなどといった周辺機器はその代表です。オフィス勤務では利用が想定されなかったものでも、業務に必要なものは会社が負担するよう定めておくべきでしょう。

また、自宅のネットワーク環境など、目に見えないが業務に必要なものも、あらかじめ会社が負担する制度をつくっておくとよいでしょう。

さらに、PCなどが故障した場合の費用の処理や、修理依頼のフローを定めておくことも必要です。業務を進めるために必要な機材の調達や費用の支払いが滞ることのないようにしておきましょう。

テレワークを実施する・しないのルール

テレワークは、初めから社員全員が実施できるというわけではありません。担当業務やその日の状況によって、テレワークができる人とできない人が発生する可能性があります。しかし、テレワークができる条件に明確な基準がない場合、テレワークをする従業員としない従業員との間で不公平感が生まれるでしょう。

反対に、出社できる条件を定めていない場合、災害など非常事態下でも「出社するのが当たり前」という誤った認識をもたらし、不必要な出社が増える結果となる可能性があります。テレワークをするルールとしないルール、そのどちらも定めておくようにしましょう。

勤怠管理のルール

次に、勤怠管理に関するルールです。当然ながら、テレワーク中も労働関係法令を遵守した働き方をすることが企業には求められています。そのためには、勤怠管理を正確におこなうためのルールづくりが必要です。

タイムカードでの勤怠管理はできないため、テレワークでも勤怠管理ができるような方法を採用しなければなりません。

最も一般的なのは、管理者に対してメールや電話、チャットで報告することです。複数の連絡ツールがある場合は、混乱を防ぐために統一する必要があります。報告先は、多数になると通常業務を圧迫しかねないため、できるかぎり絞っておくのが適当です。

また、管理者に報告をさせなくても、従業員が勤怠時間入力することで勤怠状況をクラウド上に記録できる勤怠管理ツールや、PCの稼働状況を管理できるシステムを導入するのも一つの方法です。

▶︎関連記事:テレワーク中の労務管理の課題と解決法

さらに、テレワーク環境は、仕事の途中に家庭の事情などで業務を中断する可能性が高い働き方という点も考慮しなければなりません。中抜けが発生した場合にはどう報告するかや、どのような場合を勤務時間外とみなすかなどを細かくルール化する必要があります。

業務管理のルール

出勤や退勤の状況が見える化できるようになったら、次は業務内容の管理をするためのルールを作りましょう。テレワークでは、従業員が仕事へ取り組んでいる姿を確認することができません。従業員の生産性を維持するためには、管理者が状況を把握し監督することが大切です。
日報や週報を取り入れるなどしましょう。タスク管理ツールやビジネスチャットなどで、業務そのものを見える化することも有効であるといえます。

評価方法のルール

最後に、評価方法についてもルールを明確化しておきましょう。業務への取組状況が見えづらいテレワーク環境では、評価者の評価軸が、オフィス環境と異なるものにならざるをえないでしょう。

それにも関わらず、従来定めていた評価方法のままでは、実態とずれが生じたり、公平な判断ができなくなる可能性があります。各部門の業務の実態や、見える化の状況に合わせて再度ルールを策定しておきましょう。

テレワーク時にルールを制定しておくメリット

このように、テレワークを実施するにあたりさまざまなルールを決めておくことは必須の準備です。一方で、ルールを制定することで得られるメリットもあります。

従業員の不安を解消できる

これまでテレワークをまったく実施してこなかった企業では、新しい働き方の導入に際し、どうすればよいのか分からないといった不安を感じる従業員が多くいるでしょう。

ルールを制定し周知する中で、従業員は、企業が考えるテレワークの課題や、それに対してどのような対策を講じようとしているのか理解することができるでしょう。そうすると従業員は、自らに期待されている振る舞いにも自覚的になります。結果として、従業員が感じている不安を軽減することにつながります。

不公平な評価が少なくなる

テレワーク環境では、オフィス環境以上に周りの環境がわかりづらくなるため、そもそも規律を保ちづらい環境です。そのことが相互の不信や不公平感を生みやすくしてしまいます。明確なルールづくりをしておけば、オープンでフェアな職場に近くことができます。

生産性の向上につながる

テレワーク下で適切なルールづくりをおこない、業務を見える化を進めると、管理者が業務管理をしやすくなるだけではなく、従業員同士の連携強化にもつながります。それは結果として、企業全体での生産性を向上させることになるでしょう。

テレワーク時は日ごろのコミュニケーションにもルールを

これまで述べたようなルールを日々遵守するために、必須なものがコミュニケーションです。テレワークに際しさまざまなルールを策定すると、必然的にオンラインで必要なコミュニケーション量は増えていくでしょう。

情報があふれてしまう状態を避けるためには、普段のコミュニケーションに対しても「誰に何を連絡するか」などといったルールづくりをしておくと理想的です。

一方、これまで一般的であった、メールや電話といったコミュニケーションツールでは、そういったルールの明確化や遵守が難しいという課題があります。

ビジネスチャットでは、グループチャットのメンバーをあらかじめしておくことで、「Aの内容はBのチャットルームで」などといったルールづくりが簡単にできます。テレワーク環境のコミュニケーション手段として、ぜひ検討してみてください。

▶︎お役立ち資料:ビジネスチャット完全ガイド

テレワークを実施するためにはまずルールづくりから

特にテレワーク未経験の従業員が多い会社では、テレワークを実施すると社内統制が取れなくなるという事例が少なくありません。

しかし適切なルールを制定することで、従業員の生産性向上とワークライフバランス向上を両立させることができます。

テレワークを導入する場合はぜひ、テレワークのルールづくりも重視してください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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