テレワークの勤怠管理のポイントとツールを利用した勤怠管理方法

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テレワークでは、オフィス勤務に比べて従業員の就業状況を確認することが難しくなります。テレワークを取り入れたものの、勤怠管理に困っている企業も多いのではないでしょうか。

テレワーク中に勤怠管理をおこなう場合の、ツールを利用した勤怠管理の方法とツールの選び方を紹介します。

テレワーク中の勤怠管理における問題とは

労働者の労働時間や休日などは、労働基準法によって規定があります。使用者、つまり企業は労働基準法を遵守するために、労働時間を適切に管理しなくてはなりません。

2017年には厚生労働省によって、従業員の健康確保のために、みなし労働者や管理監督者含む、すべての従業員の勤怠管理を原則としておこなうことが義務付けられました。[※1]
ガイドラインには、使用者である企業自らが、客観的な方法で記録・確認するように定められています。

また、テレワーク中の勤怠管理については、総務省発行の「テレワーク導入手順書」でも触れられています。[※2] しかし、テレワーク中は以下のような点で、適切な勤怠管理が困難になることがあります。

勤務時間が正確に把握しにくい

テレワークにおける勤怠管理の課題として最もよくあげられるのが、勤務時間を把握しにくいという点です。

オフィス勤務であれば、出勤時間や退勤時間はオフィスへの入退室と連動して記録できる場合が多いです。しかしテレワーク中は、勤務中と勤務外の明確な区切りをつけることが難しいといえます。退勤したつもりだったが、実際は残業をしていたという場合も少なくないでしょう。

虚偽や申告漏れが発生する

テレワーク中は、労働時間は基本的に自己申告制となります。そのため、退勤処理をしても仕事を続けてしまう、あるいは休憩を長くとったにもかかわらず申告していないなど、虚偽の申請や申請漏れが発生する可能性が高くなります。

誤入力が発生する

さらに、メールやエクセルなどへの手入力により勤怠管理をしている場合、誤入力が発生しやすいという点も問題です。9時に勤務開始であったはずが、誤って8時と入力してしまった場合にも、管理者は気づくことが難しいかもしれません。

テレワークの勤怠管理のポイント

テレワークでの勤怠管理の課題を解決するためには、正確かつ漏れや誤りなどがおこりにくい方法で勤怠管理をおこなう方法を見つける必要があります。

離れた場所からでも出勤・退勤記録を取れるように、正確な勤怠報告のできるツールを活用することをおすすめします。

テレワークにおける勤怠管理ツールの選び方

数あるツールから自社に合ったツールを選択するにはどうすればよいのでしょうか。テレワークに最適な勤怠管理ツールの選ぶポイントを紹介します。

勤務時間の記録方法

勤怠管理を正確にとれることが重要である場合、始業時刻や終業時刻、休憩をどのように記録しているかが重要です。出勤や退勤を手動で登録するソフトウェアが知られていますが、PCの起動状況によって打刻するものもあります。

また、外出の多い従業員がいる場合は、スマートフォンから打刻できることも重要です。

ランニングコスト

導入するツールによっては、ランニングコストが高いものもあります。導入前には初期費用だけではなく、ランニングコストや人的費用などをシミュレーションし、費用対効果が得られるかを十分に検討しましょう。

サポート体制

サポート体制もコスト同様よく確認しておきたいポイントです。十分なサポートが得られないと、トラブルが発生した場合に混乱が発生してしまいます。

万一の場合にはどこまで解決をサポートしてもらえるかも確認しておきましょう。

使いやすさ

勤怠管理ツールは、基本的に全従業員が使用することになります。いくら多機能であっても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。

そのため、ミスが起こりにくい簡単な操作で、勤怠の報告や管理ができるツールを導入するのが望ましいでしょう。

既存のシステムと併用できるものであると、データの移行がしやすく手間も省けます。使用感については、はじめのうちは部署内など小規模な範囲で導入して、従業員に使い勝手を確認してもらうのがおすすめです。

テレワーク中の勤怠管理にはビジネスチャットもおすすめ

テレワークでは、勤怠管理をどうしていくかが課題のひとつです。メールやエクセルを使った管理方法もありますが、課題が多く知られているため、それらを解決するツールを利用した勤怠管理の方法がよいといえます。

一方、勤怠管理ツールの導入に踏み切ることが難しい場合、チャットを使ってメールに似た方法で勤怠管理をする方法もあります。

Chatworkなら、シンプルでわかりやすいデザインのグループチャットで、短いメッセージのやりとりを簡単におこなうことができます。

また、出退勤管理サービスkinconeやjinjer、Focus U タイムレコーダーとの連携により、Chatwork上でメッセージを投稿することで出退勤の打刻ができます。詳しくは下記をご覧ください。

サービス連携ガイド:kincone
サービス連携ガイド:jinjer勤怠
サービス連携ガイド:Focus U タイムレコーダー

このほかにも、ChatworkはGoogleスプレッドシートなど、他システムとの連携が可能です。すでに導入中のシステムとの組み合わせも含め、ぜひ導入を検討ください。

[※1]参考:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン-厚生労働省
[※2]参考:情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書-総務省

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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